01
Dreißig Abos, dreißig Absender.
Design-Tools, Hosting, Werbekonten — jede Rechnung kommt anders, manche nur im Kundenportal des Anbieters.
Wir holen sie aus dem Postfach und aus Lieferantenportalen und legen sie zur Kartenzahlung.
Branchen · Agenturen & Beratung
Buchhaltung für Agenturen: Sie verkaufen Zeit, die Belege dazu holen wir.
In Agenturen und Beratungen kommen die Belege für die Buchhaltung von vielen kleinen Absendern: Software-Abos, Werbekonten, Honorarnoten, Spesen bei Terminen. Aistax holt Rechnungen aus dem Postfach und aus Anbieterportalen, findet zu jeder Kartenzahlung den Beleg und zeigt Ihnen live, welche Ihrer Rechnungen noch offen sind. Ihre Steuerberatung bekommt alles vollständig.
Woher die Belege einer Agentur kommen
- Postfach und PortaleAbo-Rechnungen und Honorarnoten
- Rechnungsprogramm und CRMIhre Ausgangsrechnungen
- Bank und FirmenkarteLesezugriff — Kartenzahlungen und Eingänge
- Belege unterwegsSpesen per Foto im Chat
- ZeiterfassungArbeitszeiten für die Personalverrechnung
- AblageVerträge und Angebote aus Google Drive oder OneDrive
Aistax
laufend verarbeitet — sobald etwas eingeht
Ihre Steuerberatung
laufend, vollständig, im Format ihres Programms
Wir holen Daten aus …
- HubSpotCRM
- PipedriveCRM
- sevDeskRechnungsprogramm
- BillomatRechnungsprogramm
- Zoho InvoiceRechnungsprogramm
- ClockodoZeiterfassung
- timrZeiterfassung
- PersonioPersonal
- Revolut BusinessBank und Firmenkarte
- Microsoft 365Postfach
01Der Alltag in der Agentur
Was in Agenturen aufhält. Und was wir dort tun.
02
Die Honorarnote kommt als Foto. Oder gar nicht.
Wer frei mitarbeitet, schickt Rechnungen per Mail, als Link oder erst nach der dritten Erinnerung.
Wir prüfen jede Honorarnote auf Pflichtangaben und Betrag. Fehlt eine, fordern wir sie direkt an und sagen Ihnen im Chat, was noch offen ist.
03
Spesen von Terminen bei Ihrer Kundschaft.
Bahnticket, Hotel, Mittagessen — bezahlt mit der Firmenkarte oder privat.
Zu jeder Kartenzahlung holen wir den Beleg; privat Bezahltes kommt per Foto in den Chat und geht geordnet an Ihre Steuerberatung.
04
Die Rechnung ist raus, das Geld noch nicht da.
Wer viele Projekte gleichzeitig abrechnet, verliert schnell den Überblick, wer schon bezahlt hat.
Wir ordnen jeden Zahlungseingang seiner Rechnung zu; offene Forderungen sehen Sie live. Auf Wunsch erinnern wir Ihre Kundschaft in Ihrem Namen.
02Ablauf · 5 Schritte
Eine Abo-Rechnung, von der Abbuchung bis zur Übergabe.
- Am Tag der ZahlungDie Karte wird belastet.Wir sehen die Zahlung über den Lesezugriff auf Konto und Firmenkarte.
- Gleich danachDer Beleg wird gesucht.Im Postfach, im Anbieterportal — erst wenn er nirgends ist, fragen wir Sie im Chat.
- Sobald er da istGeprüft.Pflichtangaben, Betrag, Währung, UID über VIES, Doppelte.
- Im selben SchrittZugeordnet.Beleg und Kartenzahlung gehören ab jetzt zusammen.
- LaufendÜbergeben.Ihre Steuerberatung bekommt ihn im Format ihres Programms — mit allen anderen Belegen des Monats.
Ihr KI-Agentonline · rund um die Uhr
Beispiel
BeispielIhr Überblick
- Umsatz Märzlaut Rechnungsprogramm
- 34.500 €
- Offene Forderungenwer Ihnen schuldet
- 21.800 €
- Offene Rechnungenwem Sie schulden
- 2.940 €
03Was es kostet
Rechnungsprogramm, Firmenkarten, Zeiterfassung: alles im Tarif.
Mit angebundenem Rechnungsprogramm suchen wir fehlende Abo-Rechnungen selbst. Auf Wunsch erinnern wir Ihre Kundschaft an offene Rechnungen — in Ihrem Namen; auch das ist im Tarif enthalten.
662,50 €
netto im Monat bei 115 Belegen · Beispiel · statt einer Teilzeitkraft: rund 3.000 € im Monat*
Im Tarif enthalten — das zählt hier
- Anbindung aller Systeme: Kassa, Online-Shop, PayPal, Stripe, Klarna, CRM, Rechnungsprogramm und weitere
- Fehlende Belege suchen und beim Lieferanten anfordern
- Zahlungserinnerungen und Mahnungen an Ihre Kundschaft — in Ihrem Namen
BeispielBeispielrechnung
Eine Agentur, 5 Mitarbeitende.
Rund 90 Eingangsbelege — Abos und Honorarnoten eingeschlossen — und 25 Ausgangsrechnungen im Monat; angebunden sind Rechnungsprogramm, Firmenkarten und Zeiterfassung.
- Belege im Monat
- 115
- Mitarbeitende
- 5
- Weitere Systeme
- 3
| Grundpreis | 490 € im Monat |
|---|---|
| 115 Belege × 1,50 € | 172,50 € im Monat |
| Im Monat gesamt | 662,50 € im Monat |
| Einrichtung, einmalig | 1.240 € |
* inklusive Lohnnebenkosten und 14 Gehältern; Teilzeit mit 20–25 Wochenstunden. Grundlage: Gehaltsangaben in Stellenanzeigen für diese Tätigkeit auf karriere.at, Stand Oktober 2026.
04Fragen
Was Agenturen uns fragen.
Wir haben Dutzende Abos. Müssen wir die Rechnungen selbst herunterladen?
Nein. Wir holen sie aus dem Postfach und — mit Ihrem Zugang — aus den Portalen der Anbieter. Sie fragen wir nur nach dem, was nirgends zu finden ist.
Wer prüft, ob eine Honorarnote vollständig ist?
Wir: Pflichtangaben, Betrag, Doppelte. Fehlt etwas, sagen wir genau, was.
Können Sie unsere Kundschaft ans Zahlen erinnern?
Auf Wunsch ja — freundlich und in Ihrem Namen. Die offenen Rechnungen sehen Sie außerdem live.
Sehen wir, wie viel Umsatz wir im Monat hatten?
Ja, live: Umsatz, offene Forderungen und offene Rechnungen. Oder Sie fragen im Chat: „Wie viel Umsatz hatten wir im März?“
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