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Microsoft 365 Business und Ihre Steuerberatung: Rechnungen direkt aus Outlook.
Ihre Firma nutzt Microsoft 365 Business, und die Rechnungen landen in Outlook — oft in einem gemeinsamen Postfach wie office@ oder rechnung@. Wir holen sie dort samt Anhang ab, prüfen sie und übergeben alles vollständig an Ihre Steuerberatung. Outlook bleibt Ihr Postfach.
Angaben zu Microsoft 365: learn.microsoft.com, geprüft am 18.10.2026 · Quellen
SteckbriefDokumente
Microsoft 365 / Outlook
Outlook und Exchange Online für Firmen
- Was wir holen
- Rechnungen aus Outlook und gemeinsamen Postfächern
- Anbindung
- Schnittstelle (API) Microsoft Graph, nur lesend
- Wie oft
- Laufend
- Ihr Aufwand
- Einmal im Admin Center freigeben
- Einrichtung
- ab 490 € einmalig, je weiteres System 250 €
Wir holen Daten aus Microsoft 365 — ohne Partnerschaft mit dem Hersteller.
01Export und Schnittstelle
Export aus Microsoft 365
Was wir aus Microsoft 365 holen
- Rechnungen aus Ihrem Postfach oder einem gemeinsamen Postfach. Microsoft Graph erreicht beide — das persönliche Postfach in Exchange Online und das freigegebene, das mehrere im Team nutzen.
- Anhänge, die nur ein Verweis sind. Wer in Outlook eine Datei aus OneDrive anhängt, verschickt oft einen Link statt der Datei. Wir holen das Dokument hinter dem Link, soweit es freigegeben ist.
- Den Ordner, den eine Outlook-Regel füllt — etwa „Eingangsrechnungen“, wenn eine Regel alles mit „Rechnung“ im Betreff dorthin verschiebt. Auch Mails mit einer Kategorie wie „Buchhaltung“ finden wir.
Schnittstelle · Integration
So binden wir Microsoft 365 an
- Wer bei Ihnen Microsoft 365 verwaltet, gibt unsere Anwendung einmal frei — mit der Leseberechtigung Mail.Read. Senden kann sie damit nicht.
- Damit wir nicht jedes Postfach der Firma sehen, beschränkt Exchange Online die Freigabe auf die Postfächer, die Sie nennen, zum Beispiel nur auf das gemeinsame Postfach für Rechnungen.
- Ab dann holen wir neue Rechnungen laufend selbst. Niemand muss Anhänge speichern oder Mails weiterleiten.
- Wenn sonst nichts geht: Eine Outlook-Regel leitet Rechnungen an eine Adresse weiter, die wir lesen.
02Prüfen und abgleichen
Postfach, Ordner, Verweis. Kein Postfach bleibt außen vor.
In Outlook verteilt sich die Post auf Ordner, Kategorien und gemeinsame Postfächer. Für Ihre Steuerberatung muss am Ende jede Rechnung genau einmal vorliegen.
- Was im Archiv liegt, fehlt. Mails im In-Place-Archiv erreicht Microsoft Graph nicht. Verschiebt eine Archivierung alte Rechnungen dorthin, zeigen wir Ihnen, welcher Zeitraum fehlt, und holen ihn auf einem anderen Weg.
- Viele Hände, ein Postfach. In einem gemeinsamen Postfach arbeiten bis zu 25 Personen, und löschen kann dort jede. Wir holen jede Rechnung früh ab, bevor sie jemand wegräumt.
- Ein Link ist noch keine Rechnung. Steckt im Anhang nur ein Verweis auf OneDrive, prüfen wir das Dokument dahinter wie jede andere Rechnung. Fehlt die Freigabe, fragen wir nach.
03Übergabe
Import in BMD, RZL, DATEV. Ohne dass Sie exportieren.
Ihre Steuerberatung bekommt die Rechnungen aus Outlook geprüft und vollständig, jede mit ihrem Original — für den Import in BMD, RZL, DATEV oder das Programm, das sie verwendet.
- Ihr Outlook-PostfachMicrosoft 365Rechnungen, Anhänge, OneDrive-Verweise
- AistaxHolen, prüfen, abgleichenPflichtangaben und UID geprüft, Lücken aus dem Archiv gemeldet
- Ihre SteuerberatungBMD, RZL, DATEVIm Format ihres Programms. Buchen, UVA und Jahresabschluss bleiben bei ihr.
04Fragen
Fragen zu Microsoft 365
Brauche ich für ein Rechnungspostfach eine eigene Lizenz?
Ein gemeinsames Postfach braucht bis 50 GB keine eigene Lizenz. Es setzt aber einen Microsoft-365-Plan mit E-Mail voraus: Microsoft 365 Business Standard enthält E-Mail, Microsoft 365 Apps for business nicht.
Was braucht meine Steuerberatung aus Microsoft 365?
Jede Eingangsrechnung, die in Outlook ankommt, mit dem Original — auch die, deren Datei nur als OneDrive-Link mitkommt. Wir liefern sie laufend und geprüft, im Format ihres Programms.
Sehen Sie alle Postfächer meiner Firma?
Nein, wenn die Freigabe beschränkt ist. Exchange Online lässt den Lesezugriff einer Anwendung auf einzelne Postfächer begrenzen. Wir empfehlen genau das: nur das Postfach, in dem die Rechnungen ankommen.
Können Sie über Outlook Mails senden oder Zahlungen auslösen?
Nein. Wir lesen nur. Mails, Termine und Überweisungen bleiben bei Ihnen.
Weiterführende Seiten
Oft zusammen mit Microsoft 365
Branchen und Wissen
Quellen
learn.microsoft.com/en-us/graph/outlook-mail-concept-overview — Outlook mail API overview (Microsoft Graph): primary and shared mailboxes, no in-place archive; Inbox rules; categories
geprüft 18.10.2026learn.microsoft.com/en-us/graph/api/resources/referenceattachment?view=graph-rest-1.0 — referenceAttachment resource type: link to a file on OneDrive for work or school attached to a message
geprüft 18.10.2026learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/email/about-shared-mailboxes?view=o365-worldwide — About shared mailboxes in Microsoft 365: use cases, 50 GB without licence, max 25 users, deletion, plans with e-mail
geprüft 18.10.2026learn.microsoft.com/en-us/exchange/permissions-exo/application-rbac — RBAC for Applications in Exchange Online: Application Mail.Read, resource scope to specific mailboxes, required roles
geprüft 18.10.2026
Der Name Microsoft 365 ist eine Marke des Herstellers. Wir nennen ihn nur, um zu zeigen, aus welchem System wir Daten holen — ohne Partnerschaft mit dem Hersteller. Etwas ist nicht mehr aktuell? Schreiben Sie uns an office@aistax.at — wir korrigieren es.
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