AGB

Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge mit AVALIX GmbH („Aistax“, „wir“) über die Aufbereitung von Belegen und Daten. Unsere Leistungen richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 1 KSchG; Verträge mit Verbraucherinnen und Verbrauchern schließen wir nicht.

Es gilt folgende Reihenfolge: der Vertrag samt Angebot, die Leistungsbeschreibung laut Preisversion, diese AGB. Geschäftsbedingungen der Auftraggeberin oder des Auftraggebers gelten nur, wenn wir ihnen in Textform zustimmen.

Gegenstand: Aufbereitung von Belegen und Daten

Aistax erbringt keine Buchhaltungs-, Lohnverrechnungs- oder Steuerberatungsleistungen. Wir bereiten Belege und Daten vor — Buchung, Lohnverrechnung und steuerliche Vertretung bleiben bei Ihrer Steuerberatung.

Unsere Leistung:

• Belege und Daten aus den vereinbarten Quellen laufend einsammeln;
• Belege prüfen: Pflichtangaben, UID-Nummer, Beträge, doppelte Belege;
• Zahlungen den Rechnungen zuordnen und Zahlungsdienste mit dem Bankkonto abgleichen;
• fehlende Belege suchen und gezielt bei Ihnen nachfragen;
• alles laufend an Ihre Steuerberatung übergeben, im Format ihres Programms;
• auf Wunsch Ausgangsrechnungen in Ihrem Namen schreiben — auf Grundlage Ihrer Angaben und nach Ihrer Freigabe;
• Arbeitszeiten und Lohndaten für die Personalverrechnung vorbereiten — die Abrechnung selbst macht Ihre Steuerberatung oder Lohnverrechnung;
• Ihre Zahlen laufend zeigen: Umsatz, offene Forderungen, offene Rechnungen.

Nicht Gegenstand des Vertrags sind insbesondere: Buchen und Kontieren, Umsatzsteuervoranmeldungen und Zusammenfassende Meldungen, Steuererklärungen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Jahresabschluss, steuerliche Beratung und Vertretung vor Behörden. Fristen gegenüber Behörden übernehmen wir nicht; dafür sind Sie und Ihre Steuerberatung zuständig.

Unsere Prüfung der Belege dient der Vollständigkeit und Ordnung der Unterlagen. Sie ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beurteilung durch Ihre Steuerberatung.

Zugänge und Lesezugriff

Sie geben uns Zugang zu den vereinbarten Quellen, zum Beispiel Bankkonto und Firmenkarten, Rechnungspostfach, Rechnungsprogramm, CRM, Kassa, Online-Shop, Zahlungsdienste, Zeiterfassung. Welche Quellen angebunden werden, steht im Vertrag.

Auf Bankkonten greifen wir nur lesend zu, über einen zugelassenen Kontoinformationsdienst. Überweisen können wir nichts. Die Freigabe erteilen Sie bei Ihrer Bank und können sie dort jederzeit beenden.

Auch bei den übrigen Quellen verwenden wir nur die Rechte, die wir für die vereinbarte Leistung brauchen. Zugangsdaten bewahren wir verschlüsselt auf. Beenden Sie einen Zugang, holen wir dort nichts mehr; Belege aus dieser Quelle senden Sie uns dann selbst.

Mitwirkung

Was in keiner angebundenen Quelle steht, fragen wir gezielt bei Ihnen an — zum Beispiel einen Kassabon als Foto im Chat oder die Erklärung zu einer unklaren Zahlung. Sie beantworten solche Anfragen vollständig und wahrheitsgemäß, in der Regel binnen fünf Werktagen.

Sie informieren uns über Änderungen, die für die Aufbereitung wichtig sind — etwa ein neues Bankkonto, ein neues System oder eine neue Steuerberatung.

Wir dürfen uns auf Ihre Angaben und auf die Daten aus Ihren Systemen verlassen. Wir prüfen sie im Rahmen der vereinbarten Leistung auf Vollständigkeit und Plausibilität, nicht auf ihre inhaltliche oder steuerliche Richtigkeit.

Zahlungen vorbereiten

Auf Wunsch bereiten wir Zahlungen an Ihre Lieferfirmen vor, als Datei (SEPA) oder als QR-Code zum Bezahlen. Jede Zahlung geben Sie selbst in Ihrem Online-Banking frei. Ohne Ihre Freigabe wird nichts bezahlt; wir haben keinen Zugang, über den wir Zahlungen auslösen könnten.

Vor der Freigabe prüfen Sie Empfänger, Betrag und Fälligkeit. Mit der Freigabe übernehmen Sie die Zahlung als Ihre eigene.

Zahlungserinnerungen in Ihrem Namen

Auf Wunsch erinnern wir Ihre Kundschaft an offene Rechnungen — in Ihrem Namen und nach den Regeln, die Sie mit uns festlegen (Zeitpunkt, Text, Ansprechperson). Erinnerungen gehen erst, wenn Sie diese Regeln bestätigt haben.

Wir verrechnen Ihrer Kundschaft keine Mahnspesen, ziehen keine Forderungen ein und leiten keine rechtlichen Schritte ein. Zahlungen gehen direkt an Sie.

Preis, Belege und Reaktionszeiten

Der Monatspreis besteht aus einem Grundpreis und einem Preis je Beleg laut Preisversion. Als Beleg zählt jede erhaltene oder geschriebene Rechnung und jeder sonstige Beleg (zum Beispiel Kassabon, Tankbeleg); Zeilen von Kontoauszügen zählen nicht. Ab dem Volumen oder der Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, für die die Preisversion ein persönliches Angebot vorsieht, gilt das Angebot.

Der KI-Agent im Chat antwortet sofort. Die Ansprechperson antwortet innerhalb der Reaktionszeit laut Preisversion, an Werktagen von Montag bis Freitag während der Erreichbarkeitszeiten laut Preisversion; gesetzliche Feiertage in Wien zählen nicht als Werktage. Reaktionszeiten in Arbeitsstunden zählen nur innerhalb dieser Erreichbarkeitszeiten.

Einrichtung

Für die Einrichtung — Anbindung der Quellen, Abstimmung des Formats mit Ihrer Steuerberatung, Erfassung Ihrer Abläufe — verrechnen wir einmalig das Einrichtungsentgelt laut Angebot. Es richtet sich nach der Zahl der angebundenen Systeme laut Preisversion; für ein System, für das wir eine eigene Anbindung bauen, wird der Aufwand geschätzt; den Preis nennen wir vorher. Das Einrichtungsentgelt wird mit Auftragserteilung fällig und vor Beginn der Einrichtung bezahlt; bei Vertragsende wird es nicht erstattet.

Preise und Zahlung

Es gilt der Monatspreis laut Angebot: Grundpreis und Preis je Beleg, ohne Stundenabrechnung. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer.

Den Grundpreis verrechnen wir monatlich im Voraus, den Preis für die Belege des Monats im Nachhinein mit der nächsten Rechnung. Rechnungen sind binnen 14 Tagen ohne Abzug fällig, per Überweisung oder SEPA-Lastschrift.

Preisänderungen teilen wir mindestens zwei Monate vorher in Textform mit. Sie können den Vertrag in diesem Fall zum Tag des Inkrafttretens der neuen Preise kündigen.

Laufzeit und Kündigung

Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Beide Seiten können ihn mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Kalendermonats kündigen, sofern das Angebot nichts anderes vorsieht. Die Kündigung bedarf der Textform.

Aus wichtigem Grund kann jede Seite ohne Frist kündigen, etwa bei Zahlungsverzug von mehr als zwei Monatsentgelten oder wenn die Mitwirkung trotz Erinnerung dauerhaft ausbleibt.

Daten und Prozessbeschreibung bei Vertragsende

Endet der Vertrag, stellen wir Ihnen binnen 30 Tagen zur Verfügung:

• die aufbereiteten Belege als PDF und die Daten als CSV- oder Excel-Datei sowie im Format des Programms Ihrer Steuerberatung;
• eine Beschreibung Ihrer Abläufe, wie wir sie bei der Arbeit kennengelernt haben — etwa Lieferfirmen, Ausnahmen, wer welche Zahlungen freigibt.

Danach löschen wir Ihre Daten binnen 30 Tagen nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, soweit uns keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung trifft.

Haftung

Wir haften nach den gesetzlichen Bestimmungen, für leichte Fahrlässigkeit jedoch nicht. Das gilt nicht für Personenschäden.

Entsteht Ihnen durch einen Fehler von uns ein Nachteil, gleichen wir ihn durch eine Gutschrift aus, die wir mit Ihren nächsten Zahlungen an uns verrechnen. Weitergehende gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.

Ansprüche gegen uns sind binnen sechs Monaten ab Kenntnis von Schaden und Schädiger gerichtlich geltend zu machen, spätestens aber binnen drei Jahren nach dem schädigenden Ereignis.

Datenschutz und Vertraulichkeit

Wir behandeln alle Unterlagen und Informationen aus Ihrem Unternehmen vertraulich. Unsere Mitarbeitenden sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Die Daten aus Ihren Systemen verarbeiten wir in Ihrem Auftrag; dafür schließen wir mit Ihnen eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, die Teil des Vertrags ist. Wie wir Daten verarbeiten, steht in unserer Datenschutzerklärung.

Schlussbestimmungen

Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss der Verweisungsnormen und des UN-Kaufrechts. Erfüllungsort ist Wien.

Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist das sachlich zuständige Gericht in Wien.

Änderungen dieser AGB teilen wir mindestens vier Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mit. Widersprechen Sie nicht bis dahin in Textform, gelten die Änderungen als vereinbart; auf diese Folge weisen wir in der Mitteilung hin. Widersprechen Sie, können beide Seiten den Vertrag zum Inkrafttreten der Änderung kündigen.

Ist eine Bestimmung unwirksam, bleiben die übrigen wirksam; an ihre Stelle tritt eine wirksame Regelung, die ihrem Zweck am nächsten kommt.

Rechtsverbindlich ist die deutsche Fassung. Übersetzungen dienen nur der Information.

Stand: 27. Oktober 2026