So bereiten Sie die Unterlagen vor
- Alle Geschäftskonten und Karten auflisten. Bankkonten, Kreditkarten, Zahlungsanbieter wie PayPal oder Stripe. Jede Zahlung darauf braucht später ihren Beleg.
- Eine E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen. An diese Adresse schicken Lieferanten ihre Rechnungen. Dann liegen sie an einem Ort und nicht in fünf Postfächern.
- Barbelege sofort fotografieren. Kassabons auf Thermopapier verblassen. Ein Foto am selben Tag ist die bessere Kopie.
- Zu unklaren Zahlungen eine kurze Notiz schreiben. Ein Satz genügt: wofür, für welches Projekt, privat oder betrieblich.
- Post vom Amt nicht liegen lassen. Bescheide und Vorschreibungen von Finanzamt, ÖGK und SVS enthalten Fristen. Leiten Sie sie gleich an Ihre Steuerberatung weiter.
Jeden Monat
| Unterlage | Wofür | Woher sie kommt |
|---|---|---|
| Ausgangsrechnungen | Umsatz, Umsatzsteuer | Rechnungsprogramm, Shop, Kassa |
| Eingangsrechnungen | Kosten, Vorsteuer | E-Mail, Kundenkonten bei Lieferanten, Papier |
| Kontoauszüge aller Geschäftskonten, Kreditkartenabrechnungen | Abgleich: Jede Zahlung braucht ihre Rechnung | Bank |
| Kassa: Tagesabschlüsse oder Kassabuch | Bareinnahmen und Barausgaben, täglich erfasst | Registrierkasse |
| Abrechnungen von Zahlungsanbietern und Plattformen | Auszahlungen, Gebühren | Konto beim Anbieter |
| Belege zu Barausgaben | Kosten | Kassabon, Quittung |
| Post von Finanzamt, ÖGK, SVS und Gemeinde | Vorschreibungen, Bescheide, Fristen | Brief, Databox in FinanzOnline |
Mit Mitarbeitenden zusätzlich
- Eintritte — vor dem ersten Arbeitstag, denn die Anmeldung bei der ÖGK muss vor Arbeitsantritt erfolgen (§ 33 Abs. 1 ASVG).
- Austritte — mit Datum und Grund; abmelden müssen Sie binnen sieben Tagen.
- Jeden Monat: Arbeitszeiten und Überstunden, Krankenstände, Urlaube, Änderungen bei Gehalt, Stunden oder Sachbezügen wie dem Firmenauto.
Aus diesen Daten entstehen Lohnabrechnung und Lohnabgaben; die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung geht bei Selbstabrechnung bis zum 15. des Folgemonats an die ÖGK (§ 34 Abs. 2 ASVG).
Einmal, zum Start
- Firmenbuchauszug oder Gewerbeberechtigung, Gesellschaftsvertrag
- Steuernummer, UID-Nummer, Dienstgeberkontonummer bei der ÖGK
- letzter Jahresabschluss oder letzte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Saldenliste, Anlagenverzeichnis
- laufende Verträge: Miete, Leasing, Kredite, Versicherungen
- offene Posten: unbezahlte Rechnungen an Ihre Kundschaft und von Lieferanten
Zum Jahresende
- Wer bilanziert (etwa eine GmbH): Inventar zum Schluss des Geschäftsjahres — Warenlager, Vermögen, Schulden (§ 191 UGB).
- Stände von Krediten und Darlehen zum Stichtag
- Anzahlungen, offene Posten, begonnene Aufträge
- Angaben zur privaten Nutzung, etwa von Auto oder Telefon
Was auf einer Rechnung stehen muss
Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Menge und Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung, Tag oder Zeitraum der Leistung, Entgelt und Steuersatz, Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Nummer und die UID-Nummer des Ausstellers. Übersteigt der Betrag 10.000 €, auch die UID-Nummer des Empfängers. Bis 400 € genügen weniger Angaben (Kleinbetragsrechnung; § 11 UStG).
BeispielEin Lokal als GmbH
Beispiel
Ein Lokal, als GmbH geführt, mit sechs Mitarbeitenden, einem Geschäftskonto, einer Registrierkasse und Zustellung über eine Plattform. Jeden Monat braucht Ihre Steuerberatung: den Kontoauszug, die Tagesabschlüsse der Kassa, die Lieferantenrechnungen, die Abrechnungen der Plattform und die Arbeitszeiten samt Krankenständen.
Wenn — dann
| Wenn | dann |
|---|---|
| Sie bilanzieren | Zusätzlich das Inventar zum Bilanzstichtag (§ 191 UGB) |
| Sie beschäftigen Mitarbeitende | Lohndaten jeden Monat; Eintritte vor Arbeitsantritt melden |
| Sie nehmen Bargeld ein | Bareingänge und Barausgänge täglich festhalten (§ 131 Abs. 1 BAO) |
| Sie liefern oder leisten an Unternehmer in der EU | UID-Nummern Ihrer Kundschaft, Zusammenfassende Meldung |
| Ein Beleg fehlt | Kopie beim Aussteller anfordern — Eigenbeleg nur im Ausnahmefall (Beleg fehlt: Was tun?) |
Wie lange aufbewahren
7 Jahreab dem Ende des Kalenderjahres · § 132 Abs. 1 BAO
Bücher, Aufzeichnungen und Belege sieben Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres (§ 132 Abs. 1 BAO). Elektronisch aufbewahren ist erlaubt, wenn die Unterlagen bis zum Ende der Frist vollständig und unverändert lesbar bleiben (§ 132 Abs. 2 BAO).
Checkliste zum Herunterladen
Alle Unterlagen von oben auf einer Seite — zum Abhaken oder zum Weitergeben im Team.
Jeden Monat
Mit Mitarbeitenden zusätzlich
Einmal, zum Start
Zum Jahresende
Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.
Das erledigt Aistax für Sie
Häufige Fragen
Muss ich Belege auf Papier abgeben?
Nein. Belege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, solange sie vollständig und unverändert lesbar bleiben (§ 132 Abs. 2 BAO). Ein Foto des Kassabons genügt.
Bis wann müssen die Belege eines Monats erfasst sein?
Laufende Geschäftsfälle gelten als zeitgerecht erfasst, wenn das spätestens einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des Kalendermonats geschieht; Bareingänge und Barausgänge sollen täglich festgehalten werden (§ 131 Abs. 1 BAO). Die UVA ist bis zum 15. des zweitfolgenden Monats fällig.
Brauche ich für kleine Beträge eine Rechnung?
Ja, aber bis 400 € reicht eine Kleinbetragsrechnung: Name und Anschrift des Ausstellers, Menge und Bezeichnung, Tag der Leistung, Betrag samt Steuer in einer Summe, Steuersatz und Ausstellungsdatum (§ 11 Abs. 6 UStG).
Gibt es die Liste zum Ausdrucken?
Ja — weiter oben auf dieser Seite als PDF, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse.
Quellen
- § 131 Bundesabgabenordnung (Führung von Büchern und Aufzeichnungen) RIS
- § 131b Bundesabgabenordnung (Registrierkassenpflicht) RIS
- § 132 Bundesabgabenordnung (Aufbewahrung) RIS
- § 11 Umsatzsteuergesetz 1994 (Rechnungen) RIS
- § 21 Umsatzsteuergesetz 1994 (Voranmeldung und Vorauszahlung) RIS
- § 33 ASVG (An- und Abmeldung der Pflichtversicherten) RIS
- § 34 ASVG (Monatliche Beitragsgrundlagenmeldung) RIS
- § 191 Unternehmensgesetzbuch (Inventar) RIS
- Art. 21 UStG 1994, Anhang Binnenmarktregelung (Zusammenfassende Meldung) RIS
Geprüft am 08.10.2026.