Buchhaltung GmbH: Welche Belege braucht eine GmbH?

Noch nicht gegründet? GmbH gründen

Warum bei einer GmbH jeder Beleg zählt

5 MonateBilanz, unabhängig vom Umsatz.Eine GmbH ist immer rechnungslegungspflichtig. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang sind in den ersten fünf Monaten des neuen Geschäftsjahres aufzustellen — aus den Belegen des ganzen Jahres.
9 MonateOffenlegung im Firmenbuch.Spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag muss der Jahresabschluss beim Firmenbuchgericht eingereicht sein. Wird das versäumt, verhängt das Gericht Zwangsstrafen — gegen die Geschäftsführung und gegen die GmbH selbst.
100.000 €Umsatzsteuer: Monat oder Quartal.Die UVA ist bis zum 15. des zweitfolgenden Monats fällig — vierteljährlich, wenn der Vorjahresumsatz höchstens 100.000 € war, sonst monatlich. Ihre Steuerberatung braucht dafür alle Rechnungen des Zeitraums.
am 15.Mit Mitarbeitenden: der 15.Lohnsteuer, DB, DZ, Kommunalsteuer und die Beitragsgrundlagenmeldung an die ÖGK — jeweils bis zum 15. des Folgemonats. Dafür braucht die Personalverrechnung die Arbeitszeiten des Vormonats.

Woher die Belege einer GmbH kommen

BeispielBeispielrechnung

Eine GmbH mit 8 Mitarbeitenden.

250 Belege und 80 eigene Rechnungen im Monat. Angebunden werden außer Bank und Rechnungspostfach das Rechnungsprogramm, die Zeiterfassung und die Firmenkarten. Die Einrichtung zahlen Sie einmalig je nach Systemen, danach einen Grundpreis im Monat und einen Preis je Beleg. Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen Sie direkt weiter.

Belege im Monat: 330
Mitarbeitende: 8
Monatspreis, netto: 985 €

Mit Ihren Zahlen rechnen

Welche Belege eine GmbH braucht — und wer sie holt.

Was Ihre Steuerberatung für Buchhaltung, UVA und Jahresabschluss braucht. Fast alles davon liegt schon in einem System — dort holen wir es ab.

Beleg	Woher	Wer ihn holt
Eingangsrechnungen	Rechnungspostfach, Lieferantenportale, Papier	Aistax — aus dem Postfach und aus Lieferantenportalen
Ausgangsrechnungen	Rechnungsprogramm, Shop, Kassa	Aistax — aus dem angebundenen System
Kontoauszüge	Geschäftskonto	Aistax — mit Lesezugriff
Kassabelege	Registrierkasse	Aistax — die Tagesabschlüsse aus der Kassa
Kartenzahlungen und Zahlungsanbieter	Firmenkarten, PayPal, Stripe, Klarna	Aistax — zu jeder Zahlung der Beleg
Lohndaten	Zeiterfassung, Eintritte und Austritte	Aistax — Arbeitszeiten aus der Zeiterfassung, der Rest im Chat
Verträge	Miete, Leasing, Kredite, Versicherungen	Sie — einmal zum Start, als PDF in den Chat
Belege der Geschäftsführung	Reisen, Bewirtung, privat bezahlte Ausgaben	Sie — als Foto in den Chat
Post von Finanzamt, ÖGK und Gemeinde	Brief, Databox in FinanzOnline	Sie — als Foto oder PDF in den Chat

Das Jahr einer GmbH — und was dafür da sein muss.

Meldungen und Jahresabschluss erstellt und übermittelt Ihre Steuerberatung. Aistax liefert die Belege dafür laufend, sobald sie da sind — nicht erst kurz vor dem Termin.

Jeden Monat bis zum 15.Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag (DB), Zuschlag zum DB (DZ) und Kommunalsteuer für den Vormonat; monatliche Beitragsgrundlagenmeldung an die ÖGKWas dafür da sein muss: Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Eintritte und Austritte des Vormonats
Bis zum 15. des zweitfolgenden MonatsUVA — monatlich, bei höchstens 100.000 € Vorjahresumsatz vierteljährlichWas dafür da sein muss: alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen des Zeitraums, die Kontoauszüge
Ende FebruarLohnzettel (L16) für alle Mitarbeitenden des VorjahresWas dafür da sein muss: die Lohndaten des ganzen Jahres
Ende MärzKommunalsteuer-Jahreserklärung an die GemeindeWas dafür da sein muss: die Lohnsummen des Vorjahres
5 Monate nach dem Bilanzstichtag (bei 31. Dezember: 31. Mai)Aufstellung des Jahresabschlusses: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, AnhangWas dafür da sein muss: alle Belege des Geschäftsjahres und die Unterlagen zum Stichtag
9 Monate nach dem Bilanzstichtag (bei 31. Dezember: 30. September)Offenlegung des Jahresabschlusses beim FirmenbuchgerichtWas dafür da sein muss: der aufgestellte Jahresabschluss

So kommen die Belege Ihrer GmbH zur Steuerberatung

Einsammeln. Kontoumsätze, Rechnungen aus dem Postfach, Ausgangsrechnungen, Kassa und Firmenkarten kommen über die Anbindungen — laufend, nicht am Monatsende.
Prüfen. Stimmen Pflichtangaben, UID-Nummer und Betrag? Ist die Rechnung doppelt? Das sehen wir bei jedem Beleg, sobald er da ist.
Abgleichen. Jede Zahlung bekommt ihre Rechnung, jede Rechnung ihre Zahlung. PayPal, Stripe und Klarna gleichen wir mit der Bank ab.
Nachfordern. Fehlt eine Rechnung, suchen wir zuerst selbst — im Postfach und in den Lieferantenportalen. Finden wir sie nicht, fragen wir Sie gezielt im Chat, mit Betrag und Datum der Zahlung.
Übergeben. Ihre Steuerberatung bekommt alles vollständig, im Format ihres Programms. Gebucht wird dort.

Was die Geschäftsführung einer GmbH fragt

Übernimmt Aistax die Buchhaltung unserer GmbH?

Nein. Gebucht, gemeldet und bilanziert wird bei Ihrer Steuerberatung — auch UVA, Lohnverrechnung und Jahresabschluss Ihrer GmbH. Aistax sorgt dafür, dass dort jeder Beleg ankommt: eingesammelt, geprüft und der richtigen Zahlung zugeordnet.

Was sagt unsere Steuerberatung dazu?

Sie erhält die Belege laufend und in der Form, die ihr Programm einliest. Wann sie was braucht, klären wir auf Wunsch direkt mit ihr.

Muss eine GmbH auch ohne Umsatz bilanzieren?

Ja. Bei der GmbH hängt die Pflicht an der Rechtsform, nicht am Umsatz (§ 189 UGB). Auch in einem Jahr ohne Umsatz braucht Ihre Steuerberatung deshalb die Kontoauszüge und alle Belege — und der Jahresabschluss muss ins Firmenbuch.

Was braucht die Steuerberatung für den Jahresabschluss zusätzlich?

Neben den Belegen des Jahres Unterlagen zum Stichtag: Kontostände, offene Forderungen und offene Rechnungen, Kredite — und, wenn Sie ein Lager haben, das Inventar (§ 191 UGB). Was davon in Ihren Systemen liegt, stellen wir zusammen; was nur Sie wissen, fragen wir im Chat ab.

Wir haben Mitarbeitende. Was macht Aistax bei der Lohnverrechnung?

Abgerechnet wird bei Ihrer Steuerberatung oder Personalverrechnung. Aistax bereitet die Daten dafür vor: Arbeitszeiten aus der Zeiterfassung, Urlaube, Krankenstände, Eintritte und Austritte — vollständig und vor der Abrechnung. Wie das im Einzelnen läuft, steht unter „Lohndaten richtig vorbereiten“.

Was kostet Aistax für eine GmbH?

Den Monatspreis bestimmt die Zahl Ihrer Belege, nicht die Rechtsform: 490 € im Monat + 1,50 € je Beleg, ohne Stundenabrechnung. Für eine GmbH gilt derselbe Tarif wie für ein Einzelunternehmen. Einmalig zahlen Sie die Einrichtung: ab 490 € mit Bank und Rechnungspostfach, dazu 250 € je weiterem System. Die Systeme ändern also nur die Einrichtung, nicht den Monatspreis. Ihren Preis zeigt der Rechner auf der Preisseite.

Quellen

§ 189 UGB — Rechnungslegungspflicht von Kapitalgesellschaften Bundeskanzleramt – RIS · geprüft am 08.10.2026
§ 191 UGB — Inventar zum Schluss des Geschäftsjahres Bundeskanzleramt – RIS · geprüft am 08.10.2026
§ 222 UGB — Aufstellung des Jahresabschlusses binnen fünf Monaten Bundeskanzleramt – RIS · geprüft am 08.10.2026
§ 277 UGB — Offenlegung beim Firmenbuchgericht binnen neun Monaten Bundeskanzleramt – RIS · geprüft am 08.10.2026
§ 283 UGB — Zwangsstrafen gegen Geschäftsführung und Gesellschaft bei verspäteter Offenlegung Bundeskanzleramt – RIS · geprüft am 08.10.2026
§ 11 UStG 1994 — Rechnungen (Pflichtangaben) Bundeskanzleramt – RIS · geprüft am 08.10.2026
§ 21 UStG 1994 — Umsatzsteuervoranmeldung Bundeskanzleramt – RIS · geprüft am 08.10.2026
Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuerjahreserklärung Wirtschaftskammer Österreich (WKO) · geprüft am 08.10.2026
§ 79 EStG 1988 — Abfuhr der Lohnsteuer bis zum 15. des Folgemonats Bundeskanzleramt – RIS · geprüft am 08.10.2026
§ 43 FLAG 1967 — Fälligkeit des Dienstgeberbeitrags Bundeskanzleramt – RIS · geprüft am 08.10.2026
§ 122 WKG 1998 — Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ) Bundeskanzleramt – RIS · geprüft am 08.10.2026
§ 11 KommStG 1993 — Kommunalsteuer: Fälligkeit und Jahreserklärung Bundeskanzleramt – RIS · geprüft am 08.10.2026
§ 34 ASVG — Monatliche Beitragsgrundlagenmeldung bis zum 15. des Folgemonats Bundeskanzleramt – RIS · geprüft am 08.10.2026
§ 84 EStG 1988 — Lohnzettel (L16) bis Ende Februar Bundeskanzleramt – RIS · geprüft am 08.10.2026

Stand: 08.10.2026

Buchhaltung der GmbH: Welche Belege braucht sie?

Rechner: Kosten der Buchhaltung