Was die Personalverrechnung jeden Monat braucht
- Arbeitszeiten.Stunden, Überstunden, Nacht- und Feiertagsarbeit — alles, was nach Kollektivvertrag oder Dienstvertrag extra bezahlt wird, muss erkennbar sein.
- Abwesenheiten.Urlaub, Krankenstand mit Beginn und Ende, Pflegefreistellung, Zeitausgleich.
- Änderungen.Neue Wochenstunden, eine Gehaltserhöhung, eine Prämie, ein Dienstauto, das auch privat genutzt wird, eine Karenz.
- Eintritte und Austritte.Neue Mitarbeitende vor dem ersten Arbeitstag — angemeldet wird vor Arbeitsbeginn. Bei einem Austritt: letzter Arbeitstag, Art der Beendigung, offener Urlaub.
Was Aistax dafür tut.
- Arbeitszeiten holen.Ist Ihre Zeiterfassung angebunden, kommen Stunden und Abwesenheiten von dort. Ohne Zeiterfassung genügt der Stundenzettel als Foto oder PDF im Chat.
- Lücken finden.Ein Krankenstand ohne Ende, fehlende Stunden, eine Prämie ohne Betrag: Wir fragen gezielt nach — im Chat, bei der Person, die es weiß.
- Übergeben.Die Daten des Monats gehen vollständig an Ihre Personalverrechnung, in der Form, die sie braucht. Gerechnet wird dort.
- Belege dazu.Reisekosten, Spesen und Firmenkarten Ihrer Mitarbeitenden: zu jeder Zahlung der Beleg.
Woher die Lohndaten kommen
- ZeiterfassungStunden, Urlaube, Krankenstände
- ChatEintritte, Austritte, Änderungen — ein Satz genügt
- DokumenteDienstverträge, Personalblätter, Post von der ÖGK
- BankLohnzahlungen und Abgaben, abgeglichen mit dem Konto
Wenn — dann: Termine der Lohnverrechnung und was dafür da sein muss
| Wenn | dann |
|---|---|
| Jemand fängt neu an | Ihre Personalverrechnung meldet die Person bei der ÖGK an — vor Arbeitsbeginn (§ 33 ASVG). Dafür braucht sie die Angaben aus dem Personalblatt unten vor dem ersten Arbeitstag. Den Dienstzettel bekommt die neue Person unverzüglich nach Beginn (§ 2 AVRAG), das Lohnkonto ist spätestens ab dem 15. des Folgemonats zu führen (§ 76 EStG). |
| Jemand hört auf | Abmeldung bei der ÖGK binnen sieben Tagen nach dem Ende der Pflichtversicherung (§ 33 ASVG). Für die Endabrechnung braucht die Personalverrechnung den letzten Arbeitstag, die Art der Beendigung und den offenen Urlaub. |
| Der Monat ist zu Ende | Alle Mitarbeitenden bekommen spätestens mit der Lohnzahlung eine Abrechnung (§ 78 Abs. 5 EStG). Bis zum 15. des Folgemonats gehen Lohnsteuer, DB und DZ an das Finanzamt, die Kommunalsteuer an die Gemeinde und die Beitragsgrundlagenmeldung an die ÖGK. Dafür braucht die Personalverrechnung die Stunden und Abwesenheiten des Monats — Aistax übergibt sie, sobald der Monat abgeschlossen ist. |
| Die Sozialversicherungsbeiträge sind zu zahlen | Fällig am letzten Tag des Beitragsmonats (§ 58 ASVG). Eingehen müssen sie binnen 15 Tagen danach, sonst fallen Verzugszinsen an (§ 59 ASVG). Die Zahlung geben Sie selbst frei; auf Wunsch bereiten wir sie vor — als Datei oder QR-Code. |
| Jemand verdient höchstens 551,10 € im Monat (Wert 2026) | Geringfügig beschäftigt (§ 5 Abs. 2 ASVG): nur unfallversichert, aber trotzdem vor Arbeitsbeginn anzumelden (§ 33 Abs. 2 ASVG). Übersteigen die Entgelte aller geringfügig Beschäftigten zusammen das Eineinhalbfache der Grenze, fällt für den Betrieb zusätzlich 19,4 % Dienstgeberabgabe an (§ 1 DAG). |
| Das Jahr ist vorbei | Lohnzettel (L16) elektronisch bis Ende Februar an das Finanzamt (§ 84 EStG), Kommunalsteuererklärung bis Ende März an die Gemeinde (§ 11 KommStG). Beides erstellt Ihre Personalverrechnung aus den Lohndaten des ganzen Jahres. |
Personalblatt: was vor dem ersten Arbeitstag da sein muss.
Angemeldet wird vor Arbeitsbeginn — deshalb braucht Ihre Personalverrechnung diese Angaben vorher. Erklärungen zu Familienbonus Plus, Alleinverdiener- oder Alleinerzieherabsetzbetrag und Pendlerpauschale gibt die neue Person auf dem amtlichen Formular ab; sie kommen zum Lohnkonto (§ 129 und § 16 EStG).
Personalblatt zum Herunterladen
Für jede neue Mitarbeiterin und jeden neuen Mitarbeiter — ausgefüllt an Ihre Personalverrechnung oder als Foto in den Chat.
Zur Person
Zum Dienstverhältnis
Wenn zutreffend
Später, beim Austritt
Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.
Ein Monat Lohnverrechnung — wer macht was.
Vom Stundenzettel bis zur Meldung
- Daten laufen ein — Aistax. Stunden und Abwesenheiten aus der Zeiterfassung, Änderungen als Satz im Chat.
- Lücken schließen — Aistax. Was fehlt oder nicht zusammenpasst, fragen wir gezielt nach.
- Übergabe — Aistax. Die Lohndaten des Monats gehen vollständig an Ihre Personalverrechnung.
- Abrechnung und Meldungen — Ihre Personalverrechnung. Brutto, Abzüge, Netto, Lohnabgaben, Beitragsgrundlagenmeldung: Gerechnet und gemeldet wird dort.
- Zahlung — Sie. Löhne und Abgaben geben Sie in Ihrem Online-Banking frei. Auf Wunsch bereiten wir die Zahlungen vor.
Für Betriebe in Wien gibt es die Lohnverrechnung auch über unsere Partnerkanzlei, mit eigenem Vertrag — mit der Wiener Dienstgeberabgabe und der Kommunalsteuer an die Stadt: Personalverrechnung Wien.
Was Betriebe zur Lohnverrechnung fragen.
Macht Aistax die Lohnverrechnung?
Nein. Abrechnen, An- und Abmelden, Lohnabgaben melden und Lohnzettel übermitteln: Das macht Ihre Steuerberatung oder Ihre Personalverrechnung. Aistax bereitet die Daten dafür vor — vollständig, jeden Monat.
Wir wollen die Lohnverrechnung auslagern. Hilft Aistax dabei?
Die Abrechnung selbst lagern Sie an Ihre Steuerberatung oder ein Personalverrechnungsbüro aus. Aistax liefert ihr die Daten — so muss bei Ihnen niemand mehr Listen zusammenstellen. Noch keine Steuerberatung? Wir stellen den Kontakt zu einer Partnerkanzlei her.
Bis wann braucht die Personalverrechnung die Daten?
Das legt Ihre Personalverrechnung fest. Den Termin stimmen wir beim Start mit ihr ab und übergeben die Daten des Monats davor.
Wir haben keine Zeiterfassung, nur Stundenzettel auf Papier.
Dann schicken Sie den Stundenzettel als Foto oder PDF in den Chat. Wir übernehmen die Stunden und fragen nach, wenn etwas nicht lesbar ist oder fehlt.
Was kostet das bei Aistax?
Arbeitszeiten und Lohndaten für die Personalverrechnung sind im Tarif enthalten: 490 € im Monat + 1,50 € je Beleg. Die Einrichtung hängt von Ihren Systemen ab — beides zeigt der Rechner auf der Preisseite. Die Lohnverrechnung selbst verrechnet Ihre Steuerberatung oder Personalverrechnung.
Was kostet eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter im Monat?
Bruttolohn plus Lohnnebenkosten: Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung, DB, DZ, Kommunalsteuer und Mitarbeitervorsorge. Mit den Sätzen des Jahres rechnet es der Lohnnebenkosten- und Arbeitgeberkosten-Rechner aus.
Quellen
- § 33 ASVG — An- und Abmeldung der Pflichtversicherten RIS (Bundeskanzleramt) · geprüft am 08.10.2026
- § 34 ASVG — monatliche Beitragsgrundlagenmeldung bis zum 15. des Folgemonats RIS (Bundeskanzleramt) · geprüft am 08.10.2026
- § 58 ASVG — Fälligkeit der Beiträge RIS (Bundeskanzleramt) · geprüft am 08.10.2026
- § 59 ASVG — Verzugszinsen nach 15 Tagen RIS (Bundeskanzleramt) · geprüft am 08.10.2026
- § 5 ASVG — Geringfügigkeit RIS (Bundeskanzleramt) · geprüft am 08.10.2026
- Höchstbeitragsgrundlagen, Beitragssätze, Geringfügigkeitsgrenzen 2026 WKO · geprüft am 08.10.2026
- § 1 Dienstgeberabgabegesetz — 19,4 % über dem Eineinhalbfachen der Geringfügigkeitsgrenze RIS (Bundeskanzleramt) · geprüft am 08.10.2026
- § 79 EStG 1988 — Abfuhr der Lohnsteuer bis zum 15. des Folgemonats RIS (Bundeskanzleramt) · geprüft am 08.10.2026
- § 43 FLAG 1967 — Dienstgeberbeitrag bis zum 15. des Folgemonats RIS (Bundeskanzleramt) · geprüft am 08.10.2026
- Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ) — bis spätestens 15. des nächstfolgenden Kalendermonats abzuführen (§§ 122, 129 WKG) WKO · geprüft am 08.10.2026
- § 11 KommStG 1993 — Kommunalsteuer monatlich bis zum 15., Erklärung bis Ende März RIS (Bundeskanzleramt) · geprüft am 08.10.2026
- § 76 EStG 1988 — Lohnkonto RIS (Bundeskanzleramt) · geprüft am 08.10.2026
- § 78 EStG 1988 — Abrechnung bei jeder Lohnzahlung (Abs. 5) RIS (Bundeskanzleramt) · geprüft am 08.10.2026
- § 84 EStG 1988 — Lohnzettel elektronisch bis Ende Februar RIS (Bundeskanzleramt) · geprüft am 08.10.2026
- § 2 AVRAG — Dienstzettel RIS (Bundeskanzleramt) · geprüft am 08.10.2026
- § 129 EStG 1988 — Erklärung für Familienbonus Plus, Alleinverdiener- und Alleinerzieherabsetzbetrag beim Arbeitgeber (amtliches Formular, zum Lohnkonto) RIS (Bundeskanzleramt) · geprüft am 12.10.2026
- § 16 EStG 1988 — Pendlerpauschale: Erklärung beim Arbeitgeber, zum Lohnkonto (Abs. 1 Z 6) RIS (Bundeskanzleramt) · geprüft am 12.10.2026
Stand: 08.10.2026