01Das Problem
Was ein fehlender Beleg kostet
- Vorsteuer: Abziehen dürfen Sie die Umsatzsteuer, die ein anderer Unternehmer in einer Rechnung gesondert ausweist (§ 12 Abs. 1 Z 1 UStG). Kontoauszug und Eigenbeleg sind keine solche Rechnung — ohne Rechnung keine Vorsteuer.
- Betriebsausgabe: Das Finanzamt kann verlangen, dass Sie den Empfänger einer Zahlung genau benennen. Tun Sie das nicht, wird die Ausgabe nicht anerkannt (§ 162 BAO). Ist ein voller Beweis nicht zumutbar, genügt es, die Ausgabe glaubhaft zu machen (§ 138 Abs. 1 BAO) — mit Kontoauszug, Bestellung, Lieferschein, Schriftverkehr.
BeispielRechenbeispiel
Beispiel
Eine Kartenzahlung an einen Online-Händler über 238,80 €, darin 20 % Umsatzsteuer: 199,00 € netto, 39,80 € Steuer. Die Rechnung ist nicht auffindbar.
| Mit Rechnungskopie | Ohne Rechnung | |
|---|---|---|
| Vorsteuer vom Finanzamt | 39,80 € | 0,00 € |
| Was die Ausgabe Sie kostet | 199,00 € | 238,80 € |
39,80 €Eine E-Mail an den Händler ist also 39,80 € wert.
Anders beim Trinkgeld von 10 € an einen Zusteller: Dafür stellt niemand eine Rechnung aus — hier ist der Eigenbeleg der richtige Weg. Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel.
02Was Sie tun können
Was Sie heute tun
- Herausfinden, wofür bezahlt wurde. Auf dem Kontoauszug stehen Datum, Betrag, Empfänger und meist ein Verwendungszweck. Damit finden Sie Bestellung, Vertrag oder E-Mail.
- Im eigenen Postfach und im Kundenkonto suchen. Viele Rechnungen kommen per E-Mail oder liegen im Kundenkonto des Anbieters zum Herunterladen bereit: Online-Shop, Telefon, Software, Tankkarte.
- Den Aussteller um eine Kopie bitten. Eine kurze E-Mail mit Datum, Betrag und Kundennummer genügt. Achten Sie darauf, dass die Rechnung auf Ihren Firmennamen lautet — und bei mehr als 10.000 € auch Ihre UID-Nummer enthält.
- Nur wenn es keinen fremden Beleg geben kann: Eigenbeleg. Darauf gehören: Datum, Betrag, Grund der Zahlung, die Ware (Menge, Bezeichnung) oder die Leistung (Art, Umfang) und der Empfänger — so genau wie möglich.
- Ihrer Steuerberatung Bescheid geben. Welche Zahlung offen ist und was Sie schon unternommen haben. So wird sie weder doppelt noch gar nicht erfasst.
Wenn — dann
| Wenn | dann |
|---|---|
| Die Rechnung liegt beim Lieferanten oder im Kundenkonto | Kopie anfordern oder herunterladen — die Vorsteuer bleibt Ihnen |
| Die Rechnung ist da, aber unvollständig (es fehlen z. B. Name, Steuerbetrag oder UID) | Beim Aussteller eine berichtigte Rechnung anfordern |
| Der Lieferant antwortet nicht oder existiert nicht mehr | Zahlung mit Kontoauszug, Bestellung und Schriftverkehr belegen; ohne Rechnung keine Vorsteuer |
| Es kann keinen fremden Beleg geben (z. B. Trinkgeld) | Eigenbeleg: Datum, Betrag, Grund, Leistung, Empfänger |
| Geld ist eingegangen, Sie haben noch keine Rechnung geschrieben | Rechnung ausstellen — an Unternehmer spätestens sechs Monate nach der Leistung (§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG) |
03Wie Aistax das löst
So findet Aistax fehlende Belege
Belege und Zahlungen landen an vielen Orten: am Bankkonto, im Rechnungspostfach, in der Kassa, im Shop, in den Kundenkonten bei Lieferanten. Aistax ist an diese Quellen angebunden und ordnet jeder Zahlung ihren Beleg zu, sobald sie am Konto ist. Eine Zahlung ohne Beleg fällt sofort auf — nicht erst am Monatsende.
Dann suchen wir zuerst selbst: im Rechnungspostfach und in den Lieferantenportalen. Eine fehlende Rechnung fordern wir auch direkt beim Lieferanten an. Sie fragen wir nur nach dem, was nirgends zu finden ist — gezielt, im Chat:
Ein Foto in den Chat genügt. Ihre Steuerberatung bekommt den Beleg zusammen mit der Zahlung.
Häufige Fragen
Reicht der Kontoauszug als Beleg?
Er zeigt, dass bezahlt wurde — aber nicht, wofür. Für die Vorsteuer braucht es eine Rechnung mit den Angaben nach § 11 UStG. Als Nachweis der Zahlung ist der Kontoauszug trotzdem wichtig, am besten zusammen mit Bestellung oder Vertrag.
Darf ich statt des Papierbelegs ein Foto aufbewahren?
Ja, wenn das Foto bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vollständig und unverändert lesbar bleibt (§ 132 Abs. 2 BAO). Kassabons auf Thermopapier verblassen — ein frühes Foto ist oft die bessere Kopie.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Sieben Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen (§ 132 Abs. 1 BAO). Länger, solange sie für ein laufendes Abgabenverfahren von Bedeutung sind.
Was muss auf einem Eigenbeleg stehen?
Datum, Betrag und Grund der Zahlung, Menge und Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung — und wer das Geld bekommen hat, so konkret wie möglich. Anerkannt wird er nur, wenn kein fremder Beleg zu bekommen ist.
Quellen
- § 11 Umsatzsteuergesetz 1994 (Rechnungen) RIS
- § 12 Umsatzsteuergesetz 1994 (Vorsteuerabzug) RIS
- § 132 Bundesabgabenordnung (Aufbewahrung) RIS
- § 138 Bundesabgabenordnung (Nachweis, Glaubhaftmachung) RIS
- § 162 Bundesabgabenordnung (Empfängerbenennung) RIS
- Belegnachweis (Eigenbeleg, Empfängerbenennung) USP
Geprüft am 08.10.2026.