Wann ein Eigenbeleg reicht
Betriebsausgaben weisen Sie im Allgemeinen mit schriftlichen Belegen nach — Rechnungen, Geschäftspapiere, Schriften und Urkunden. Auf Verlangen legen Sie sie dem Finanzamt zur Einsicht und Prüfung vor (USP; § 138 Abs. 2 BAO). Der Grundsatz lautet: keine Buchung ohne Beleg.
Den Beleg selbst zu schreiben, ist die Ausnahme. Laut Unternehmensserviceportal wird ein Eigenbeleg in der Regel nur dann anerkannt, wenn es nach der Natur der Ausgabe keinen fremden Beleg gibt. Die Beispiele dort: Trinkgelder und der Altwarenhandel, der von Privatpersonen einkauft.
Kein solcher Fall ist eine Rechnung, die verloren gegangen ist: Den fremden Beleg gibt es — beim Aussteller. Fordern Sie eine Kopie an, wie auf der Seite Beleg fehlt: Was tun? beschrieben. Auch wer bar oder mit Karte bei einem Unternehmen bezahlt, bekommt einen fremden Beleg: Unternehmen müssen über Barzahlungen einen Beleg erteilen, und Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte gelten dabei als Barzahlung (§ 132a Abs. 1 BAO).
0 €Vorsteuer aus einem Eigenbeleg · ein selbst geschriebener Beleg ist keine Rechnung nach § 11 UStG, § 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG
BeispielAnkauf von privat
Beispiel
Eine Altwarenhändlerin kauft am 14. März von einer Privatperson zwei gebrauchte Sessel und zahlt dafür 60,00 € bar. Eine Rechnung bekommt sie nicht — die Verkäuferin ist kein Unternehmen.
Noch am selben Tag füllt die Händlerin die Vorlage aus: 14.03., 60,00 €, Grund „Ankauf zum Wiederverkauf“, Ware „2 Sessel, Holz, gebraucht“, Name und Adresse der Verkäuferin, kein fremder Beleg, weil privat gekauft. Die 60,00 € trägt sie als Barausgabe ins Kassabuch ein und legt den Eigenbeleg dazu. Vorsteuer zieht sie keine ab: Es gibt keine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer.
So gehen Sie vor
- Zuerst den fremden Beleg suchen. Rechnung im Postfach oder im Kundenkonto beim Anbieter, Kassabon, Kopie beim Aussteller. Gibt es einen fremden Beleg, ersetzt ihn ein Eigenbeleg in der Regel nicht.
- Den Eigenbeleg gleich nach der Zahlung ausfüllen. Mit der Vorlage weiter unten — solange Sie Betrag, Anlass und Empfänger noch genau wissen. Für jede Zahlung ein eigener Eigenbeleg.
- Den Empfänger so genau wie möglich nennen. Name und Adresse, soweit Sie sie kennen. Das Finanzamt kann verlangen, dass Sie die Empfänger abgesetzter Beträge genau bezeichnen; verweigern Sie die Angaben, wird die Ausgabe nicht anerkannt (§ 162 BAO).
- Festhalten, warum es keinen fremden Beleg gibt. Ein kurzer Satz genügt, etwa „Trinkgeld“ oder „von privat gekauft“. Er zeigt, warum hier ausnahmsweise ein Eigenbeleg steht.
- Ablegen wie jeden anderen Beleg. Geordnet, sodass jede Eintragung überprüfbar bleibt (§ 131 Abs. 1 Z 5 BAO); eine Barzahlung auch ins Kassabuch. Aufbewahren sieben Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das er sich bezieht (§ 132 Abs. 1 BAO). Mit den übrigen Belegen geht er an Ihre Steuerberatung. Kassabuch richtig führen
VorlageKostenlos, ohne Anmeldung
Eigenbeleg-Vorlage für Excel und PDF
Version 1.1 · Stand 24.10.2026
Wenn — dann
| Wenn | dann |
|---|---|
| Sie geben ein Trinkgeld | Dafür gibt es keinen fremden Beleg — Eigenbeleg (USP) |
| Sie kaufen als Altwarenhandel von einer Privatperson | Eigenbeleg mit Name und Adresse der verkaufenden Person, soweit möglich (USP; § 162 BAO) |
| Sie zahlen bar oder mit Karte bei einem Unternehmen | Das Unternehmen muss Ihnen einen Beleg erteilen (§ 132a Abs. 1 BAO) — nehmen Sie ihn mit; einen Eigenbeleg brauchen Sie dafür nicht |
| Eine Rechnung ist verloren gegangen | Kopie beim Aussteller anfordern (Beleg fehlt: Was tun?) |
| Ein Beleg über Provisionen, Subhonorare oder Aushilfen zeigt nicht genau, wer das Geld bekommen hat | Das Finanzamt kann Namen und Adressen verlangen; verweigern Sie die Angaben, wird die Ausgabe nicht anerkannt — auch wenn sie bezahlt und betrieblich veranlasst war (USP; § 162 BAO) |
| Sie möchten aus einem Einkauf im Inland die Vorsteuer abziehen | Mit einer Rechnung nach § 11 UStG eines anderen Unternehmers, nicht mit einem Eigenbeleg (§ 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG) — siehe Rechnungsmerkmale |
Das ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung. Ob ein Eigenbeleg in Ihrem Fall reicht, klärt Ihre Steuerberatung.
Eigenbeleg oder Quittung?
Eine Quittung ist kein Eigenbeleg. Sie bestätigt schriftlich, dass bezahlt wurde, und kommt von der Seite, die das Geld bekommen hat: Darin stehen die Namen von Schuldner und Gläubiger, Ort, Zeit und Gegenstand der bezahlten Schuld, unterschrieben vom Gläubiger. Wer zahlt, darf eine Quittung immer verlangen (§ 1426 ABGB). Den Eigenbeleg dagegen schreiben Sie selbst — für Zahlungen, über die Sie keinen Beleg der anderen Seite bekommen.
Das erledigt Aistax für Sie
Häufige Fragen
Wann wird ein Eigenbeleg anerkannt?
In der Regel nur, wenn es nach der Natur der Ausgabe keinen fremden Beleg gibt — etwa bei Trinkgeldern oder wenn ein Altwarenhandel von Privatpersonen einkauft (USP „Belegnachweis“). Gibt es eine Rechnung oder einen Kassabon, gehört dieser Beleg zur Zahlung.
Was muss auf einem Eigenbeleg stehen?
Datum, Betrag und Grund der Zahlung, Art und Menge der gelieferten Ware oder der erhaltenen Leistung; wer das Geld bekommen hat, so konkret wie möglich (USP „Belegnachweis“). Die Vorlage auf dieser Seite hat dafür je ein Feld und eines für den Grund, warum es keinen fremden Beleg gibt.
Kann ich aus einem Eigenbeleg die Vorsteuer abziehen?
Nein. Vorsteuer aus einem Einkauf im Inland setzt eine Rechnung (§ 11 UStG) eines anderen Unternehmers voraus (§ 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG). Ein selbst geschriebener Eigenbeleg ist keine solche Rechnung, daraus gibt es keine Vorsteuer.
Die Rechnung ist weg — darf ich einen Eigenbeleg schreiben?
Zuerst eine Kopie beim Aussteller anfordern: Den fremden Beleg gibt es ja. Kann Ihnen ein Beweis nach den Umständen nicht zugemutet werden, genügt es, die Ausgabe glaubhaft zu machen (§ 138 Abs. 1 BAO). Wie Sie das in Ihrem Fall belegen, klärt Ihre Steuerberatung.
Gibt es die Eigenbeleg-Vorlage ohne Anmeldung?
Ja — weiter oben auf dieser Seite als Excel-Liste und als PDF-Formular zum Ausfüllen, kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse.
Quellen
- USP „Belegnachweis“, Stand 1. Jänner 2025 (keine Buchung ohne Beleg; Eigenbeleg nur ohne erhältlichen Fremdbeleg — Trinkgeld, Altwaren von privat; Datum, Betrag, Grund, Art und Menge, Empfänger; Empfängerbenennung) BMF / USP
- § 162 Bundesabgabenordnung (Empfänger abgesetzter Beträge genau bezeichnen; bei Verweigerung keine Anerkennung) RIS
- § 138 Bundesabgabenordnung (Glaubhaftmachung, wenn ein Beweis nicht zumutbar ist; Unterlagen auf Verlangen vorlegen) RIS
- § 132a Bundesabgabenordnung (Belegerteilungspflicht bei Barzahlung; Bankomat- und Kreditkarte gelten als Barzahlung) RIS
- § 131 Bundesabgabenordnung (Belege geordnet aufbewahren, Abs. 1 Z 5) RIS
- § 132 Bundesabgabenordnung (Aufbewahrung sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres) RIS
- § 11 Umsatzsteuergesetz 1994 (Rechnung) RIS
- § 12 Umsatzsteuergesetz 1994 (Vorsteuer aus Lieferungen und Leistungen im Inland: Rechnung nach § 11 eines anderen Unternehmers, Abs. 1 Z 1 lit. a) RIS
- § 1426 ABGB (Quittung: Recht des Zahlers, Inhalt) RIS
Geprüft am 24.10.2026.