So führen Sie das Kassabuch
- Mit dem Anfangsbestand beginnen. Zählen Sie das Bargeld in der Kassa und tragen Sie den Betrag als Anfangsbestand ein. Ab dem zweiten Monat ist das der Endbestand des Vormonats.
- Jeden Geschäftsfall am selben Tag einzeln eintragen. Datum, Beleg-Nummer, kurzer Text und Betrag — Einnahmen und Ausgaben in die jeweilige Spalte, in zeitlicher Reihenfolge (§ 131 Abs. 1 Z 2 BAO). Eine Sammelzeile für mehrere Verkäufe genügt nicht.
- Zu jeder Zeile einen Beleg ablegen. Kassabon, Rechnung oder Einzahlungsbeleg der Bank: Schreiben Sie die Beleg-Nummer aus dem Kassabuch darauf und legen Sie die Belege geordnet ab, damit jede Eintragung überprüfbar bleibt (§ 131 Abs. 1 Z 5 BAO).
- Nichts überschreiben, nichts frei lassen. Keine leeren Zeilen dazwischen, nichts radieren, nichts unleserlich machen — auch nicht durch Durchstreichen (§ 131 Abs. 1 Z 6 lit. a BAO). Am einfachsten gleichen Sie einen Fehler mit einer neuen Zeile aus, die ihn im Text benennt.
- Am Monatsende abschließen. Einnahmen und Ausgaben zusammenzählen, den Endbestand ermitteln, das Bargeld zählen und mit dem Endbestand vergleichen. Den abgeschlossenen Monat nicht mehr ändern und mit den Belegen an Ihre Steuerberatung geben.
Was ins Kassabuch gehört
- Bareinnahmen: jeder Verkauf und jede Leistung, die bar bezahlt wird — einzeln, nicht als Tagessumme.
- Barausgaben: Einkäufe, Porto, kleine Reparaturen, alles, was aus der Kassa bezahlt wird.
- Geld zwischen Kassa und Bank: Bareinzahlungen auf das Geschäftskonto und Abhebungen für die Kassa.
- Privateinlagen und Privatentnahmen: Geld, das Sie privat in die Kassa legen oder herausnehmen.
Die letzten beiden Gruppen sind weder Betriebseinnahmen noch Betriebsausgaben — in das Einnahmen-Ausgaben-Journal gehören sie nicht (WKO). Ins Kassabuch gehören sie trotzdem, sonst stimmt der Kassastand nicht mit dem Bargeld überein. Bezeichnen Sie sie im Text eindeutig, etwa „Einzahlung Bank“ oder „Privatentnahme“.
Das Kassabuch erfasst nur Bargeld. Zahlungen per Überweisung stehen auf dem Kontoauszug; die lückenlose Sammlung der Kontoauszüge samt Belegen gilt als Aufzeichnung der Bankeinnahmen und Bankausgaben (WKO).
BeispielEin Monat in der Kassa
Beispiel
Ein kleiner Betrieb ohne Registrierkasse, Anfangsbestand am 1. März: 150,00 €.
| Datum | Beleg | Text | Einnahmen | Ausgaben | Kassastand |
|---|---|---|---|---|---|
| 03.03. | K-01 | Barverkauf an eine Kundin | 45,00 € | 195,00 € | |
| 04.03. | K-02 | Briefmarken | 12,40 € | 182,60 € | |
| 06.03. | K-03 | Einzahlung Bank | 100,00 € | 82,60 € | |
| 20.03. | K-04 | Privateinlage | 50,00 € | 132,60 € |
Am 31. März zählt die Inhaberin 132,60 € in der Kassa: keine Differenz. Der Endbestand von 132,60 € ist der Anfangsbestand für April. Die Bareinzahlung K-03 findet Ihre Steuerberatung auch auf dem Kontoauszug.
VorlageKostenlos, ohne Anmeldung
Kassabuch-Vorlage für Excel
Ein Blatt pro Monat: Anfangsbestand, laufende Nummer, Datum, Beleg-Nr., Text, Einnahmen, Ausgaben, USt-Satz und Kassastand, der sich selbst rechnet. Unten Summen, Endbestand und das gezählte Bargeld zum Vergleich. Ein zweites Blatt fasst die Regeln von dieser Seite zusammen.
Version 1.0 · Stand 21.10.2026
Wenn — dann
| Wenn | dann |
|---|---|
| Sie führen Bücher (doppelte Buchhaltung) | Bareingänge und Barausgänge täglich einzeln festhalten (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO) |
| Sie machen eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung | Alle Bargeschäfte einzeln festhalten (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. c BAO) — laut WKO täglich, im Kassabuch |
| Ihr Jahresumsatz je Betrieb erreicht 15.000 € und die Barumsätze übersteigen 7.500 € | Bareinnahmen einzeln mit Registrierkasse oder Kassensystem erfassen (§ 131b Abs. 1 BAO) — mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden (§ 131b Abs. 3 BAO) |
| Ihre Kundschaft zahlt mit Bankomat- oder Kreditkarte | Das zählt bei der Registrierkassenpflicht als Barumsatz (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO) — ins Kassabuch kommt aber nur das Bargeld |
| Sie verkaufen im Freien, etwa von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Plätzen, bis 45.000 € netto im Jahr | Ausnahme „Kalte-Hände-Regelung“: Die Tageslosung darf durch Rückrechnung aus Anfangs- und Endbestand ermittelt werden; Bestände, Bareingänge und Barausgänge täglich schriftlich festhalten (WKO; § 131 Abs. 4 Z 1 BAO). Ob die Ausnahme passt, klärt Ihre Steuerberatung |
| Zu einer Zeile fehlt der Beleg | Kopie beim Aussteller anfordern — Eigenbeleg nur im Ausnahmefall (Beleg fehlt: Was tun?) |
| Gezähltes Bargeld und Kassastand weichen ab | Zuerst eine vergessene Zeile oder eine vertauschte Spalte suchen. Bleibt eine Differenz, eine eigene Zeile mit Text eintragen und Ihrer Steuerberatung melden — nie den Bestand überschreiben |
Kassabuch und Registrierkasse
Das Kassabuch ersetzt keine Registrierkasse. Sind die Grenzen des § 131b BAO überschritten, erfasst die Registrierkasse jede Bareinnahme einzeln und schützt die Aufzeichnung mit einer technischen Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation (§ 131b Abs. 2 BAO). Barausgaben, Einzahlungen auf die Bank und Privatentnahmen halten Sie weiter einzeln fest — etwa in einem Kassabuch neben der Kassa.
Wie lange aufbewahren
7 Jahreab dem Ende des Kalenderjahres · § 132 Abs. 1 BAO
Kassabuch und Belege bewahren Sie sieben Jahre auf, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, für das eingetragen wurde — länger, solange sie für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO). Belege dürfen auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn sie bis zum Ablauf der Frist vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu wiedergegeben werden können; liegen sie nur digital vor, entfällt „urschriftgetreu“ (§ 132 Abs. 2 BAO). Ein gebundenes Kassabuch wird Seite für Seite fortlaufend nummeriert; lose Blätter, etwa ausgedruckte Monatsblätter, halten Sie in einem laufend geführten Verzeichnis fest (§ 131 Abs. 1 Z 4 BAO).
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Häufige Fragen
Muss ich ein Kassabuch führen?
Das Gesetz verlangt, Bargeschäfte einzeln festzuhalten: wer Bücher führt, Bareingänge und Barausgänge täglich, wer eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung macht, alle Bargeschäfte (§ 131 Abs. 1 Z 2 BAO). Das Kassabuch ist der übliche Weg dafür. Wer gar kein Bargeld annimmt und nichts bar bezahlt, hat nichts einzutragen.
Kassabuch in Excel, als App oder auf Papier?
Alle drei Wege sind möglich, wenn die Eintragungen vollständig, in zeitlicher Reihenfolge und nachvollziehbar sind. Elektronisch geführt, soll der ursprüngliche Inhalt einer Eintragung ersichtlich bleiben (§ 131 Abs. 1 Z 6 lit. b BAO). Programme, die Änderungen protokollieren, machen das sichtbar; bei Excel helfen Korrekturzeilen statt Überschreiben und ein PDF je abgeschlossenem Monat. Was für Ihren Betrieb passt, klärt Ihre Steuerberatung.
Ersetzt ein Kassabuch die Registrierkasse?
Nein. Ab einem Jahresumsatz von 15.000 € je Betrieb, wenn die Barumsätze 7.500 € im Jahr übersteigen, müssen Bareinnahmen mit einer Registrierkasse oder einem anderen elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst werden; Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte zählen dabei als Barumsätze (§ 131b Abs. 1 BAO).
Was passiert, wenn das Kassabuch nicht stimmt?
Bücher und Aufzeichnungen, die den Vorschriften entsprechen, gelten als ordnungsgemäß geführt und werden der Besteuerung zugrunde gelegt (§ 163 Abs. 1 BAO). Sind sie sachlich unrichtig oder haben sie formelle Mängel, die ihre Richtigkeit in Zweifel ziehen, schätzt das Finanzamt die Grundlagen (§ 184 Abs. 3 BAO).
Gibt es die Kassabuch-Vorlage ohne Anmeldung?
Ja — weiter oben auf dieser Seite als Excel-Datei, kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse.
Quellen
- § 131 Bundesabgabenordnung (Führung von Büchern und Aufzeichnungen: Bargeschäfte einzeln, Bareingänge und Barausgänge täglich, Belege geordnet, keine Lücken und Änderungen, Datenträger, Erleichterungen bis 45.000 €) RIS
- § 131b Bundesabgabenordnung (Registrierkassenpflicht: 15.000 € Jahresumsatz, 7.500 € Barumsätze, Karte zählt als Barzahlung, Beginn der Pflicht, Sicherheitseinrichtung) RIS
- § 132 Bundesabgabenordnung (Aufbewahrung sieben Jahre, Aufbewahrung auf Datenträgern) RIS
- § 126 Bundesabgabenordnung (Aufzeichnung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) RIS
- § 163 Bundesabgabenordnung (Vermutung ordnungsmäßiger Führung) RIS
- § 184 Bundesabgabenordnung (Schätzung bei unrichtigen oder mangelhaften Aufzeichnungen) RIS
- Broschüre „Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung“, Mai 2026 (Bareinnahmen und -ausgaben täglich im Kassabuch; Privateinlagen und Geld zwischen Bank und Kassa nicht im Journal; Kontoauszüge als Aufzeichnung; Kalte-Hände-Regelung bis 45.000 € netto, Rückrechnung) WKO
- WKO „Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht: Aufzeichnungspflichten“, Stand 01.01.2026 (Einzelaufzeichnung, Kassasturz nur ausnahmsweise, Grenzen netto) WKO
Geprüft am 22.10.2026.