Ab wann die Registrierkassenpflicht gilt
Jeder Betrieb muss seine Bareinnahmen einzeln erfassen. Mit einer elektronischen Registrierkasse, einem Kassensystem oder einem anderen elektronischen Aufzeichnungssystem ist das Pflicht, sobald beide Grenzen erreicht sind (§ 131b Abs. 1 BAO):
- Jahresumsatz ab 15.000 € je Betrieb und
- Barumsätze über 7.500 € im Jahr.
Als Barzahlung gilt nicht nur Bargeld: auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte und vergleichbare elektronische Zahlungsformen, Barschecks und Gutscheine oder Bons, die Sie selbst ausgegeben haben und an Geldes statt annehmen (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO).
15.000 €Jahresumsatz je Betrieb, davon mehr als 7.500 € Barumsätze — dann ist die Registrierkasse Pflicht · § 131b Abs. 1 Z 2 BAO
Die Pflicht beginnt nicht sofort: Sie gilt ab dem Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie die Grenzen erstmals überschritten haben (§ 131b Abs. 3 BAO). Der Voranmeldungszeitraum ist der Kalendermonat oder das Kalendervierteljahr Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung.
Umgekehrt fällt die Pflicht mit Beginn des nächsten Kalenderjahres weg, wenn Sie die Grenzen in einem Folgejahr nicht überschreiten und absehbar ist, dass das so bleibt. Die Pflicht zum Einzelaufzeichnen und zum Beleg bleibt trotzdem.
BeispielEin Friseursalon, Voranmeldung monatlich
Beispiel
Ein neu eröffneter Friseursalon kommt im März 2026 auf 15.200 € Umsatz seit Jahresbeginn, davon 9.800 € bar und mit Karte. Beide Grenzen sind im März überschritten. Der Voranmeldungszeitraum März endet am 31. März; der viertfolgende Monat ist der Juli. Ab 1. Juli 2026 muss der Salon jeden Barumsatz in einer Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung erfassen. Kassenbelege gibt er schon ab dem ersten Haarschnitt. Wer vierteljährlich anmeldet und die Grenzen im April überschreitet, braucht die Kassa ab 1. Oktober.
Belegerteilungspflicht: ein Beleg bei jeder Barzahlung
Die Belegerteilungspflicht gilt für jedes Unternehmen ab dem ersten Barumsatz — unabhängig davon, ob Sie eine Registrierkasse brauchen (§ 132a Abs. 1 BAO). Ohne Kassenpflicht genügt ein händisch geschriebener Beleg, etwa aus einem Kassenblock mit fortlaufender Nummer. Eine Untergrenze für kleine Beträge gibt es nicht.
Auf jeden Beleg gehören mindestens (§ 132a Abs. 3 BAO):
- eine eindeutige Bezeichnung Ihres Unternehmens
- eine fortlaufende Nummer, die den Geschäftsfall einmalig bezeichnet
- der Tag der Ausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
- der Betrag der Barzahlung
Kommt der Beleg aus der Registrierkasse, stehen zusätzlich darauf: die Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit, der Betrag getrennt nach Steuersätzen und der maschinenlesbare Code, meist als QR-Code (§ 11 RKSV).
Von jedem Beleg bewahren Sie eine Durchschrift oder eine elektronische Zweitschrift sieben Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 132a Abs. 6 BAO). Ihre Kundschaft muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräume mitnehmen (§ 132a Abs. 5 BAO); die Pflicht des Unternehmens ist erfüllt, wenn es den Beleg anbietet.
Seit 1. Oktober 2026: der elektronische Kassenbeleg
Unternehmen mit Registrierkasse dürfen den Kassenbeleg seit 1. Oktober 2026 einfacher elektronisch geben: per E-Mail, in einer App oder direkt vor Ort auf einem Bildschirm zum digitalen Mitnehmen. Laut Gesetz ist der elektronische Beleg jedenfalls verfügbar, wenn Ihre Kundschaft ihn beim Bezahlen vor Ort mit dem eigenen Gerät auslesen kann (§ 132a Abs. 1 BAO).
Drei Dinge bleiben gleich:
- Die Belegerteilungspflicht selbst gilt weiter — unabhängig von der Höhe des Betrags.
- Ihre Kundschaft und die Organe der Abgabenbehörde können immer einen Papierbeleg verlangen, laut Unternehmensserviceportal auch nachträglich bis Geschäftsschluss desselben Tages.
- Der Beleg kommt aus der Registrierkasse, mit allen Angaben von oben.
So nehmen Sie die Registrierkasse in Betrieb
- Eine Kassa mit Sicherheitseinrichtung wählen. Jede Registrierkasse braucht ein Datenerfassungsprotokoll, einen Drucker oder eine Vorrichtung für elektronische Belege und eine Verbindung zu einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit; eine Einheit kann mehrere Kassen bedienen (§ 5 RKSV).
- Den Startbeleg erstellen. Der erste Barumsatz mit Betrag null legt die Kassenidentifikationsnummer im Datenerfassungsprotokoll ab (§ 6 Abs. 1 RKSV).
- Binnen einer Woche in FinanzOnline registrieren. Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit und Kassa melden Sie selbst oder Ihre Steuerberatung über FinanzOnline — spätestens eine Woche nach der Inbetriebnahme (§ 6 Abs. 3, § 16 RKSV).
- Den Startbeleg prüfen. Gleich nach der Registrierung prüfen Sie, ob Signatur und verschlüsselter Umsatzzähler richtig erstellt werden. Das Ergebnis protokollieren Sie und bewahren es mit dem Startbeleg auf (§ 6 Abs. 4 RKSV).
- Laufend sichern, zum Jahresende prüfen. Zu jedem Monatsende entsteht ein Monatsbeleg. Das Datenerfassungsprotokoll sichern Sie mindestens vierteljährlich unveränderbar auf einem externen Medium. Den Jahresbeleg drucken Sie aus, prüfen ihn und bewahren ihn auf (§§ 7, 8 RKSV).
Ausnahmen und Erleichterungen
Wo eine vereinfachte Losungsermittlung erlaubt ist, besteht weder Registrierkassen- noch Belegerteilungspflicht (§ 1 Abs. 4 Barumsatzverordnung 2015). Erlaubt ist sie für (§ 131 Abs. 4 BAO, §§ 2–4 BarUV 2015):
- Umsätze im Freien — von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen und Plätzen, nicht in fest umschlossenen Räumen — bis 45.000 € im Kalenderjahr (seit 1. Jänner 2026; davor 30.000 €)
- Umsätze in Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten bis 45.000 € im Jahr
- Buschenschanken, die an höchstens 14 Tagen im Jahr geöffnet sind, bis 45.000 €
- Kantinen gemeinnütziger Vereine, an höchstens 52 Tagen im Jahr, bis 45.000 €
- bestimmte Umsätze begünstigter Körperschaften, etwa kleine Feuerwehrfeste
- Automaten, die nach dem 31. Dezember 2015 in Betrieb gingen, bis 20 € je Einzelumsatz
Im Freien, in Hütten, Buschenschanken, Kantinen und bei begünstigten Körperschaften wird die Tageslosung dann per Kassasturz ermittelt: aus End- und Anfangsbestand zurückgerechnet, nachvollziehbar dokumentiert, für jede Kassa gesondert und spätestens zu Beginn des nächsten Arbeitstages (§ 1 Abs. 2, Abs. 3 BarUV 2015).
Zwei Sonderregeln betreffen nur die Kassa, nicht den Beleg:
- Onlineshops: Umsätze, die über eine Online-Plattform vereinbart und nicht bar direkt an Sie bezahlt werden, sind von der Registrierkassenpflicht ausgenommen (§ 6 BarUV 2015). Belege stellen Sie trotzdem aus.
- Arbeit außerhalb der Betriebsstätte, etwa bei mobilen Friseur- oder Massageleistungen: Sie dürfen den Barumsatz nach der Rückkehr ohne unnötigen Aufschub in die Kassa eingeben, wenn Sie vor Ort einen Beleg geben und eine Durchschrift aufbewahren (§ 7 Abs. 1 BarUV 2015). Für Taxi- und Mietwagenfahrten gilt das nicht (§ 7 Abs. 2 BarUV 2015).
Wenn — dann
| Wenn | dann |
|---|---|
| Jahresumsatz ab 15.000 € je Betrieb, davon mehr als 7.500 € bar oder mit Karte | Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung (§ 131b BAO) |
| Sie überschreiten beide Grenzen zum ersten Mal | Kassa ab Beginn des viertfolgenden Monats nach dem Voranmeldungszeitraum (§ 131b Abs. 3 BAO) |
| Umsatz unter den Grenzen, aber mit Barzahlungen | Bei jeder Barzahlung ein Beleg, etwa aus dem Kassenblock mit fortlaufender Nummer (§ 132a BAO) |
| Ihre Kundschaft zahlt im Onlineshop, nie bar an Sie | Keine Registrierkasse für diese Umsätze, Belege trotzdem (§ 6 BarUV 2015) |
| Sie verkaufen im Freien, bis 45.000 € im Jahr | Kassasturz statt Registrierkasse, keine Belegerteilungspflicht (§ 131 Abs. 4 BAO, §§ 1, 2 BarUV 2015) |
| Die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit fällt aus | Auf einer anderen Kassa erfassen; geht das nicht, Belege mit dem Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ (§ 17 Abs. 4 RKSV) |
| Die Registrierkasse fällt aus | Auf anderen Kassen erfassen, sonst händisch mit Zweitschriften und nach der Reparatur nacherfassen (§ 17 Abs. 5 RKSV) |
| Ein Ausfall dauert nicht nur vorübergehend, oder Sie nehmen die Kassa außer Betrieb | Ohne unnötigen Aufschub über FinanzOnline melden (§ 17 Abs. 1 RKSV) |
Was ein Verstoß kostet
Wer trotz Registrierkassenpflicht keine Registrierkasse verwendet oder keine Sicherheitseinrichtung hat, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit. Die Geldstrafe beträgt bis zu 5.000 € (§ 51 Abs. 1 lit. c und Abs. 2 FinStrG). Dasselbe Strafmaß gilt, wenn vorsätzlich keine Belege ausgestellt oder aufbewahrt werden (§ 51 Abs. 1 lit. d FinStrG).
Welche Kassa Ihr Betrieb verwendet, spielt für die Pflichten keine Rolle. Wie wir die Daten verbreiteter Registrierkassen abholen, steht unter Kassa; was in der Gastronomie und im Handel an Belegen zusammenkommt, auf den Branchenseiten.
Das erledigt Aistax für Sie
Häufige Fragen
Ab welchem Umsatz brauche ich eine Registrierkasse?
Ab einem Jahresumsatz von 15.000 € je Betrieb, wenn die Barumsätze dieses Betriebs 7.500 € im Jahr überschreiten — beide Grenzen müssen erreicht sein (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Die Pflicht beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach dem Voranmeldungszeitraum, in dem Sie die Grenzen erstmals überschreiten.
Zählt eine Kartenzahlung als Barumsatz?
Ja. Als Barzahlung gelten auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte und vergleichbare elektronische Zahlungsformen, dazu Barschecks und selbst ausgegebene Gutscheine (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO). Ein Betrieb, der fast nur Kartenzahlungen hat, erreicht die 7.500 € also genauso.
Muss ich einen Beleg geben, wenn ich keine Registrierkasse brauche?
Ja. Die Belegerteilungspflicht gilt ab dem ersten Barumsatz, auch unter den Umsatzgrenzen (§ 132a BAO). Dann genügt ein händischer Beleg, etwa aus einem Kassenblock mit fortlaufender Nummer. Die Durchschrift bewahren Sie sieben Jahre auf.
Darf ich den Kassenbon nur noch digital geben?
Seit 1. Oktober 2026 dürfen Unternehmen mit Registrierkasse den Beleg per E-Mail, App oder zum Auslesen am Bildschirm geben. Ihre Kundschaft und die Abgabenbehörde können aber immer einen Papierbeleg verlangen (§ 132a Abs. 1 BAO). Die Pflicht, einen Beleg zu geben, gilt weiter — auch bei kleinen Beträgen.
Was passiert, wenn ich keine Registrierkasse verwende?
Besteht die Registrierkassenpflicht und verwenden Sie keine Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung, ist das eine Finanzordnungswidrigkeit mit einer Geldstrafe bis zu 5.000 € (§ 51 FinStrG).
Quellen
- § 131b BAO (Registrierkassenpflicht): Grenzen 15.000 € Jahresumsatz und 7.500 € Barumsätze, Karte und Gutscheine als Barzahlung, Sicherheitseinrichtung, Beginn ab dem viertfolgenden Monat, Wegfall RIS
- § 132a BAO in der Fassung ab 01.10.2026 (Belegerteilungspflicht): elektronischer Beleg zum Auslesen vor Ort, Papierbeleg auf Verlangen, Mindestangaben, Mitnahme durch die Kundschaft, Zweitschrift sieben Jahre RIS
- § 131 Abs. 4 BAO in der Fassung ab 01.01.2026: Erleichterungen für Umsätze im Freien, Hütten, Buschenschanken und kleine Kantinen bis 45.000 € je Kalenderjahr (bis 31.12.2025: 30.000 €), begünstigte Körperschaften, Automaten RIS
- Barumsatzverordnung 2015: Kassasturz, keine Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht (§ 1 Abs. 4), Automaten bis 20 € (§ 4), Onlineshops (§ 6), Leistungen außerhalb der Betriebsstätte, nicht Taxi und Mietwagen (§ 7) RIS
- Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV): Anforderungen an die Kassa (§ 5), Startbeleg, Registrierung binnen einer Woche, Prüfung (§ 6), Sicherung (§ 7), Monats- und Jahresbeleg (§ 8), Angaben am Beleg (§ 11), FinanzOnline (§ 16), Ausfall (§ 17) RIS
- § 51 Finanzstrafgesetz: Finanzordnungswidrigkeit bei verletzter Aufzeichnungs-, Sicherheits- oder Belegpflicht, Geldstrafe bis 5.000 € RIS
- Registrierkassenpflicht (USP, BMF, aktualisiert 01.10.2026): beide Grenzen, Beginn, Ausnahmen bis 45.000 € (netto), Onlineshops, mobile Leistungen, Beleg ab dem ersten Barumsatz, E-Beleg, Papierbeleg bis Geschäftsschluss, Strafe bis 5.000 € USP
- Erleichterungen bei digitalen Rechnungen starten am 1. Oktober (Pressemeldung): digitaler Beleg per E-Mail oder App, Belegerteilungspflicht bleibt unabhängig von der Höhe des Betrags BMF
Geprüft am 21.10.2026.