01Das Problem
Was dabei verloren gehen kann
Als Betriebsausgabe zählt, was durch den Betrieb veranlasst ist (§ 4 Abs. 4 EStG). Von welchem Konto bezahlt wurde, nennt das Gesetz dort nicht. Verloren geht etwas, wenn die Belege nicht stimmen:
- Vorsteuer: Abziehen darf die Firma die Umsatzsteuer, die ein anderer Unternehmer in einer Rechnung an sie ausweist, für eine Leistung für ihr Unternehmen (§ 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG). Über 400 € gehören Name und Anschrift des Empfängers auf die Rechnung (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG). Lautet sie auf Ihren privaten Namen oder den einer Mitarbeiterin, fehlt die Firma als Empfänger.
- Nachweis: Betriebsausgaben sind im Allgemeinen durch schriftliche Belege nachzuweisen. Dass eine Zahlung für den Betrieb geleistet wurde, reicht dafür allein nicht aus.
- Zusammenhang: Am Firmenkonto taucht die private Zahlung nicht auf — später nur die Erstattung. Ohne Beleg dazu sieht niemand, wofür das Geld geflossen ist. Jeder Geschäftsfall soll sich aber in seiner Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§ 131 Abs. 1 BAO).
BeispielRechenbeispiel
Beispiel
Die Geschäftsführerin einer GmbH kauft für das Büro mit ihrer privaten Karte ein: einen Monitor um 360,00 € und einen Laptop um 1.440,00 €, beide mit 20 % Umsatzsteuer (§ 10 Abs. 1 UStG).
| Monitor | Laptop | |
|---|---|---|
| Beleg | Kassabon mit Bezeichnung, ohne Namen | Rechnung auf ihren privaten Namen |
| Netto | 300,00 € | 1.200,00 € |
| Umsatzsteuer | 60,00 € | 240,00 € |
| Reicht der Beleg für die Vorsteuer der GmbH? | Ja, als Kleinbetragsrechnung bis 400 € (§ 11 Abs. 6 UStG), wenn die übrigen Angaben stimmen | Nein — erst die Rechnung auf die GmbH |
240,00 €Vorsteuer, die erst mit einer Rechnung auf die GmbH zählt — eine E-Mail an den Händler.
Die GmbH überweist der Geschäftsführerin 1.800,00 € zurück, im Verwendungszweck beide Rechnungsnummern. Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel.
02Was Sie tun können
Was Sie jetzt tun
- Schon beim Bezahlen die Firma als Empfänger angeben. Über 400 € muss die Rechnung Name und Anschrift der Firma tragen, über 10.000 € auch ihre UID-Nummer (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG). Im Online-Shop: Firmenname und Anschrift im Kundenkonto als Rechnungsadresse eintragen.
- Bis 400 €: den Kassabon behalten. Eine Kleinbetragsrechnung braucht keinen Empfänger (§ 11 Abs. 6 UStG), wohl aber Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware. Sammelbegriffe wie „Büromaterial“ oder „Speisen und Getränke“ reichen dafür nicht. Was auf eine Kleinbetragsrechnung gehört
- Rechnung auf Ihren Namen? Eine auf die Firma anfordern. Bitten Sie den Aussteller um eine neue Rechnung mit Name und Anschrift der Firma und nennen Sie dazu die Nummer der ursprünglichen Rechnung. Das ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung.
- Den Zahlungsnachweis dazulegen. Kartenbeleg, PayPal-Bestätigung oder die eine Zeile aus dem privaten Kontoauszug. Er zeigt, wer wann wie viel bezahlt hat — die Rechnung zeigt, wofür.
- Vom Firmenkonto erstatten, mit Verweis. Schreiben Sie die Rechnungsnummer in den Verwendungszweck. Dann gehören Rechnung, private Zahlung und Erstattung erkennbar zusammen. Im Einzelunternehmen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie die private Zahlung erfasst wird.
- Alles zusammen an Ihre Steuerberatung. Rechnung, Zahlungsnachweis und Erstattung als ein Paket. Aufbewahren: sieben Jahre (§ 132 Abs. 1 BAO). Ein Scan genügt, wenn er bis zum Ende der Frist jederzeit vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu wiedergegeben werden kann (§ 132 Abs. 2 BAO).
Wenn — dann
| Wenn | dann |
|---|---|
| Der Betrag ist bis 400 € und der Kassabon nennt keinen Empfänger | Reicht als Kleinbetragsrechnung, wenn Menge und Bezeichnung der Ware draufstehen (§ 11 Abs. 6 UStG) |
| Der Betrag ist über 400 € und die Rechnung lautet auf Sie privat | Beim Aussteller eine Rechnung auf die Firma anfordern: Name und Anschrift (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG) |
| Der Betrag ist über 10.000 € | Auf der Rechnung steht zusätzlich die UID-Nummer der Firma (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG) |
| Eine Mitarbeiterin hat privat bezahlt | Mit Beleg erstatten: Ersatz von Auslagen, die sie für die Firma getragen hat, gehört nicht zu ihren Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit (§ 26 Z 2 EStG) |
| Es war eine Dienstreise: Fahrt, Tagesgeld, Nächtigung | Dafür gelten eigene Regeln (§ 26 Z 4 EStG); welche, klärt Ihre Steuerberatung |
| Sie haben als Einzelunternehmer privat bezahlt | Betriebsausgabe, wenn durch den Betrieb veranlasst (§ 4 Abs. 4 EStG); wie die Zahlung erfasst wird, entscheidet Ihre Steuerberatung |
| Es gibt gar keinen fremden Beleg, etwa beim Trinkgeld | Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Grund, Ware oder Leistung und Empfänger — nur dann; mehr dazu unter Beleg fehlt |
Das ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung.
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03Wie Aistax das löst
Das erledigt Aistax für Sie
Bei Aistax gehört zu jeder Zahlung ein Beleg — auch zu der, die von einem privaten Konto kam. Mitarbeitende schicken das Foto der Rechnung gleich nach dem Kauf in den Chat. Der KI-Agent fragt nach, was fehlt, und ordnet die Erstattung zu, sobald sie am Firmenkonto ist:
Häufige Fragen
Bekommt die Firma die Vorsteuer, wenn ich privat bezahlt habe?
Voraussetzung ist eine Rechnung nach § 11 UStG an das Unternehmen, für eine Leistung für das Unternehmen (§ 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG). Das Konto, von dem bezahlt wurde, nennt die Bestimmung nicht; bei der Istbesteuerung kann zusätzlich Voraussetzung sein, dass die Zahlung geleistet ist. Ob alles erfüllt ist, klärt Ihre Steuerberatung. Das ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung.
Die Rechnung lautet auf meinen Namen statt auf die Firma. Was tun?
Bis 400 € Gesamtbetrag braucht die Rechnung keinen Empfänger (§ 11 Abs. 6 UStG). Darüber fordern Sie beim Aussteller eine Rechnung mit Name und Anschrift der Firma an (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG).
Ist die Erstattung an Mitarbeitende Teil des Lohns?
Nein. Beträge, mit denen die Firma Auslagen ersetzt, die Mitarbeitende für sie getragen haben, gehören nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit (§ 26 Z 2 EStG). Der Beleg zeigt, dass es eine solche Auslage war. Für Dienstreisen — Kilometergeld, Tages- und Nächtigungsgelder — gelten eigene Regeln (§ 26 Z 4 EStG).
Reicht der Auszug meines Privatkontos als Beleg?
Er zeigt, dass bezahlt wurde, nicht wofür. Betriebsausgaben sind im Allgemeinen durch schriftliche Belege nachzuweisen, und für die Vorsteuer braucht es eine Rechnung. Als Zahlungsnachweis gehört die Zeile aus dem Kontoauszug trotzdem dazu.
Was, wenn es gar keine Rechnung gibt?
Zuerst beim Aussteller eine Kopie anfordern. Ein Eigenbeleg wird in der Regel nur anerkannt, wenn es nach der Natur der Ausgabe keinen fremden Beleg gibt, etwa beim Trinkgeld. Darauf gehören Datum, Betrag und Grund der Zahlung, Art und Menge der Ware oder Leistung und der Empfänger, so konkret wie möglich.
Quellen
- § 4 EStG 1988 Abs. 4: Betriebsausgaben sind Aufwendungen oder Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind RIS
- § 26 EStG 1988 Z 2 und Z 4: Auslagenersatz gehört nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit; Reisevergütungen bei Dienstreisen RIS
- § 10 UStG 1994 Abs. 1: Steuersatz 20 % RIS
- § 11 UStG 1994: Name und Anschrift des Empfängers, UID über 10.000 €, Kleinbetragsrechnung bis 400 € ohne Empfänger RIS
- § 12 UStG 1994 Abs. 1 Z 1: Vorsteuer aus einer Rechnung an den Unternehmer für sein Unternehmen; Zahlung als Voraussetzung bei Istbesteuerung RIS
- § 131 BAO Abs. 1: Geschäftsvorfälle sollen sich in Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen RIS
- § 132 BAO: Belege sieben Jahre aufbewahren, auch auf Datenträgern RIS
- Belegnachweis: Betriebsausgaben durch schriftliche Belege nachweisen, Eigenbeleg nur ohne Fremdbeleg USP (Bundesministerium für Finanzen)
- Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben: was durch den Betrieb veranlasst ist USP (Bundesministerium für Finanzen)
- Kleinbetragsrechnungen: bis 400 € brutto ohne Name und Adresse des Empfängers USP (Bundesministerium für Finanzen)
- Formerfordernisse einer Rechnung: Name und Adresse des Empfängers, UID über 10.000 € USP (Bundesministerium für Finanzen)
- Für den Vorsteuerabzug notwendige Rechnungsmerkmale USP (Bundesministerium für Finanzen)
- Falscher Steuerausweis und mögliche Rechnungsmängel: Sammelbegriffe wie „Büromaterial“ oder „Speisen und Getränke“ reichen nicht USP (Bundesministerium für Finanzen)
Geprüft am 23.10.2026.