Wann eine Rechnung als Kleinbetragsrechnung gilt
Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung einschließlich Umsatzsteuer. Übersteigt er 400 € nicht, genügen neben dem Ausstellungsdatum fünf Angaben (§ 11 Abs. 6 UStG). Ein Beleg über genau 400,00 € ist also noch eine Kleinbetragsrechnung, einer über 400,01 € nicht mehr.
400 €Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer · § 11 Abs. 6 UStG
Was auf der Kleinbetragsrechnung stehen muss
| Angabe | Bis 400 € | Über 400 € |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des Ausstellers | Pflicht | Pflicht |
| Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung | Pflicht | Pflicht |
| Tag der Lieferung oder Leistung oder der Zeitraum | Pflicht | Pflicht |
| Ausstellungsdatum | Pflicht | Pflicht |
| Steuersatz | Pflicht | Pflicht |
| Betrag | Entgelt und Steuer in einer Summe (Bruttobetrag) | Entgelt netto und Steuerbetrag getrennt |
| Name und Anschrift des Empfängers | darf fehlen | Pflicht |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | darf fehlen | Pflicht |
| UID-Nummer des Ausstellers | darf fehlen | Pflicht, soweit er im Inland Umsätze mit Recht auf Vorsteuerabzug ausführt |
| UID-Nummer des Empfängers | darf fehlen | über 10.000 €, wenn an ein Unternehmen für dessen Unternehmen geleistet wird |
Die Angaben über 400 € stehen in § 11 Abs. 1 Z 3 UStG, die der Kleinbetragsrechnung in § 11 Abs. 6 UStG. Gelten auf einem Beleg verschiedene Steuersätze, stehen die Beträge nach Steuersätzen getrennt (§ 11 Abs. 5 und 6 UStG). Ist das Ausstellungsdatum zugleich der Tag der Lieferung, braucht es dazu einen Vermerk wie „Rechnungsdatum = Lieferdatum“ — auch auf der Kleinbetragsrechnung.
Welche Angaben über 400 €, über 10.000 € und bei Rechnungen in andere EU-Staaten gelten, zeigt der Check Rechnungsmerkmale.
BeispielBon aus dem Baumarkt
Beispiel
Ein Installationsbetrieb kauft im Baumarkt Schrauben, Dübel und Silikon. Auf dem Kassabon stehen Name und Anschrift des Baumarkts, die drei Artikel mit Menge, das Datum mit dem Vermerk „Rechnungsdatum = Lieferdatum“, der Gesamtbetrag 238,80 € und „inkl. 20 % USt“. Das reicht als Kleinbetragsrechnung — ohne Namen des Betriebs, ohne Rechnungsnummer, ohne UID-Nummer.
Die enthaltene Umsatzsteuer wird herausgerechnet: 238,80 € ÷ 1,2 = 199,00 € netto, davon 20 % = 39,80 €.
Am nächsten Tag kauft der Betrieb im selben Baumarkt Material um 455,00 €. Jetzt reicht der Bon nicht mehr: Über 400 € braucht es eine Rechnung mit allen Angaben — auch mit Name und Anschrift des Betriebs, Rechnungsnummer und Steuerbetrag.
So prüfen Sie einen Beleg bis 400 €
- Gesamtbetrag ansehen. Es zählt der Betrag einschließlich Umsatzsteuer. Bis 400,00 € genügt eine Kleinbetragsrechnung, darüber gelten alle Angaben.
- Aussteller suchen. Name und Anschrift des Geschäfts, Lokals oder Lieferanten müssen auf dem Beleg stehen.
- Was und wann prüfen. Menge und Bezeichnung der Waren oder die Leistung, dazu der Tag der Lieferung oder Leistung — oder der Vermerk, dass er dem Ausstellungsdatum entspricht.
- Betrag und Steuersatz prüfen. Bruttobetrag und Steuersatz genügen. Bei verschiedenen Steuersätzen stehen die Beträge je Steuersatz getrennt.
- Beleg sichern. Ein Foto am selben Tag — Kassabons auf Thermopapier verblassen. Belege werden sieben Jahre aufbewahrt, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen (§ 132 Abs. 1 BAO).
Wenn — dann
| Wenn | dann |
|---|---|
| Der Beleg lautet auf mehr als 400 € | Alle Angaben nach § 11 Abs. 1 UStG — welche genau, zeigt der Check Rechnungsmerkmale. |
| Sie bekommen für Ihr Unternehmen nur einen Bon über mehr als 400 € | Eine Rechnung mit allen Angaben beim Verkäufer anfordern: Wer an ein Unternehmen für dessen Unternehmen liefert oder leistet, muss eine Rechnung ausstellen, innerhalb von sechs Monaten (§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG). |
| Sie liefern steuerfrei in einen anderen EU-Staat (innergemeinschaftliche Lieferung) oder erbringen dort eine Leistung, für die der Empfänger die Steuer schuldet (Reverse Charge) | Keine Kleinbetragsrechnung: Alle Angaben gelten auch unter 400 € (§ 11 Abs. 6 UStG, Art. 11 Abs. 5 UStG). Mehr dazu: Reverse Charge in Österreich. |
| Sie verkaufen im Versandhandel | Die vereinfachte Rechnung ist nicht anwendbar. |
| Ihr Unternehmen nutzt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmen | Die vereinfachte Rechnung ist auch über 400 € erlaubt (§ 11 Abs. 6 UStG). |
| Sie kassieren bar oder mit Karte | Ein Beleg ist ohnehin Pflicht, Kartenzahlung gilt als Barzahlung (§ 132a Abs. 1 BAO). Kleinbetragsrechnungen werden häufig auf solchen Kassabons ausgestellt — dann müssen die Angaben der Kleinbetragsrechnung darauf stehen. |
| Der Beleg fehlt | Beleg fehlt: Was tun? |
Das erledigt Aistax für Sie
Häufige Fragen
Gilt die Grenze von 400 € brutto oder netto?
Brutto. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung einschließlich Umsatzsteuer (§ 11 Abs. 6 UStG). Ein Beleg über genau 400,00 € ist noch eine Kleinbetragsrechnung.
Braucht eine Kleinbetragsrechnung eine Rechnungsnummer?
Nach § 11 Abs. 6 UStG nicht. Ein Beleg über eine Barzahlung hat trotzdem eine: Die Belegerteilungspflicht verlangt eine fortlaufende Nummer (§ 132a Abs. 3 BAO).
Kann ich aus einer Kleinbetragsrechnung Vorsteuer abziehen?
Ja, wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind. Der Steuerbetrag steht nicht eigens auf dem Beleg, er wird aus Bruttobetrag und Steuersatz herausgerechnet: Das Unternehmensserviceportal rechnet bei 198 € mit 20 % eine Vorsteuer von 33 € (198 ÷ 1,2 × 20 %). Ob der Vorsteuerabzug im Einzelfall zusteht, klärt Ihre Steuerberatung.
Gilt die Kleinbetragsrechnung auch für Kleinunternehmen?
Ja, und zwar unabhängig vom Betrag: Wer die Steuerbefreiung für Kleinunternehmen nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG in Anspruch nimmt, darf auch über 400 € vereinfacht abrechnen (§ 11 Abs. 6 UStG). Weist ein Kleinunternehmen trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldet es diesen Betrag dem Finanzamt, solange es die Rechnung nicht berichtigt. Was auf Ihren Rechnungen zur Steuerbefreiung stehen soll, klärt Ihre Steuerberatung.
Darf ich unter 400 € trotzdem eine vollständige Rechnung ausstellen?
Ja. Die Kleinbetragsrechnung ist eine Erleichterung, keine Pflicht — eine Rechnung mit allen Angaben nach § 11 Abs. 1 UStG ist immer möglich.
Quellen
- § 11 UStG 1994: Abs. 6 Kleinbetragsrechnung bis 400 € und für Kleinunternehmen, nicht bei EU-Umsätzen mit Rechnungspflicht; Abs. 1 Z 1 Rechnungspflicht, sechs Monate; Abs. 1 Z 3 alle Angaben, UID über 10.000 €; Abs. 5 Steuersätze getrennt RIS
- Kleinbetragsrechnungen: 400 € brutto; Empfänger, Nummer, UID können entfallen; vollständige Rechnung freiwillig; Paragons; nicht im Versandhandel und bei EU-Umsätzen; Vorsteuer 198 € → 33 €; „Rechnungsdatum = Lieferdatum“ USP (BMF)
- Kleinunternehmen: Steuerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG; gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer wird geschuldet, solange die Rechnung nicht berichtigt ist USP (BMF)
- Art. 11 UStG 1994, Anhang Binnenmarkt: Abs. 5 — § 11 Abs. 6 gilt nicht für Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen RIS
- § 10 UStG 1994: Abs. 1 — Normalsteuersatz 20 % (Beispiel) RIS
- § 132a BAO (Belegerteilungspflicht): Abs. 1 Beleg über Barzahlungen, Kartenzahlung gilt als Barzahlung; Abs. 3 Z 2 fortlaufende Nummer RIS
- § 132 BAO: Abs. 1 — Belege sieben Jahre aufbewahren, ab Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen RIS
Geprüft am 21.10.2026.