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Checkliste · mit Paragrafen · als PDF, ohne Anmeldung

Checkliste: Buchhalter oder Steuerberatung wechseln

Die Checkliste zeigt, was Sie klären müssen, wenn Sie Buchhalter oder Steuerberatung wechseln: Kündigung nach dem Vertrag, Vollmacht und Zugänge für die neue Kanzlei, die Übergabe von Unterlagen und Daten und wer die offenen Fristen erledigt. Beantworten Sie vier Fragen — sie zeigt nur die Punkte, die für Ihren Betrieb gelten, mit Paragraf und als PDF.

Ihre AngabenÄndern — sofort neu gerechnet

Rechtsform
Mitarbeitende
Registrierkasse
Wann wechseln Sie?

Ihre Checkliste

Vertrag und Unterlagen

Vollmachten und Zugänge

Fristen

Ihre Checkliste9 Punkte

Abhaken geht direkt hier — gespeichert wird nichts. Als PDF zum Ausdrucken oder Weitergeben, ohne Anmeldung.

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Stand 25.10.2026 · allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

So nutzen Sie die Checkliste

  1. Die vier Fragen beantworten. Rechtsform, Mitarbeitende, Registrierkasse und Zeitpunkt des Wechsels. Danach zeigt die Liste nur die Punkte, die für Sie gelten — mit Paragraf und Link zur Quelle, wo es eine gesetzliche Grundlage gibt.
  2. Die Liste mit beiden Kanzleien durchgehen. Halten Sie bei jedem Punkt fest, wer ihn erledigt und bis wann: die bisherige Kanzlei, die neue oder Sie selbst.
  3. Die bisherige Kanzlei von der Verschwiegenheit entbinden, soweit nötig. Eine Steuerberatung muss über die ihr anvertrauten Angelegenheiten schweigen (§ 80 Abs. 1 WTBG). Soll sie der neuen Kanzlei Daten übergeben oder Rückfragen beantworten, entbinden Sie sie ausdrücklich davon — insoweit entfällt die Pflicht (§ 80 Abs. 4 Z 2 WTBG).
  4. Das PDF weitergeben. Das PDF enthält dieselbe Liste für Ihre Antworten — zum Ausdrucken, Abhaken oder Weitergeben an die neue Kanzlei, ohne Anmeldung.

BeispielWechsel während des Jahres

Beispiel

Eine GmbH mit Mitarbeitenden und ohne Registrierkasse wechselt die Kanzlei zum 1. Juli 2026. Die Checkliste zeigt 14 Punkte. Drei davon betreffen Zeiträume vor dem Wechsel, deren Fristen erst danach enden:

  • UVA für Mai und Juni: fällig am 15. des zweitfolgenden Monats, also im Juli und im August (§ 21 Abs. 1 UStG).
  • Lohnzettel 2026: für alle im Kalenderjahr beschäftigten Mitarbeitenden, elektronisch bis Ende Februar 2027 (§ 84 Abs. 1 EStG).
  • Jahresabschluss 2025: beim Firmenbuchgericht spätestens neun Monate nach dem Abschlussstichtag 31.12.2025 einzureichen, also bis 30.09.2026 (§ 277 Abs. 1 UGB).

Wenn — dann

Was beim Wechsel zusätzlich gilt
Wenn dann
Die neue Steuerberatung soll Sie vor dem Finanzamt vertreten, die bisherige ist ebenfalls eine Steuerberatungs- oder Wirtschaftsprüfungskanzlei Die neue darf die Vertretungsvollmacht nur annehmen, wenn die bisherige nicht mehr zur Vertretung bevollmächtigt ist (§ 77 Abs. 4 WTBG). Klären Sie, ab wann die alte Vollmacht endet und die neue gilt.
Die bisherige Kanzlei soll der neuen Auskunft geben Entbinden Sie sie ausdrücklich von der Verschwiegenheit, soweit das für die Übergabe nötig ist (§ 80 Abs. 4 Z 2 WTBG).
Die Steuererklärungen des Vorjahres sind noch offen Ist eine Kanzlei mit aufrechter Vertretungsvollmacht mit der Einreichung beauftragt, können die Erklärungen im Rahmen der Quotenregelung bis spätestens 31. März des zweitfolgenden Jahres eingereicht werden (§ 134a Abs. 1 BAO). Sonst gilt Ende April, elektronisch Ende Juni des Folgejahres (§ 134 Abs. 1 BAO).
Das Finanzamt schreibt Ihnen direkt, obwohl eine Kanzlei bevollmächtigt ist Das ist zulässig (§ 83 Abs. 5 BAO). Geben Sie das Schreiben an die Kanzlei weiter, die ab dem Stichtag zuständig ist.
Ihre GmbH hat den Jahresabschluss noch nicht eingereicht Einreichen müssen ihn die gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft — spätestens neun Monate nach dem Abschlussstichtag (§ 277 Abs. 1 UGB). Legen Sie fest, welche Kanzlei ihn erstellt.

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Häufige Fragen

Was ändert sich, wenn ich während des Jahres wechsle?

Die Liste bekommt einen eigenen Teil „Wechsel während des Jahres“. Der Grund: Fristen für Zeiträume vor dem Wechsel enden oft erst danach. Die UVA eines Monats etwa ist am 15. des zweitfolgenden Monats fällig (§ 21 Abs. 1 UStG) — die für Juni also im August. Legen Sie für jeden dieser Zeiträume fest, welche Kanzlei ihn erledigt.

Darf die alte Steuerberatung der neuen Auskunft geben?

Nur soweit Sie sie dazu ausdrücklich von der Verschwiegenheit entbinden. Steuerberatungskanzleien sind zur Verschwiegenheit über die ihnen anvertrauten Angelegenheiten verpflichtet (§ 80 Abs. 1 WTBG); die Pflicht entfällt, wenn und insoweit der Auftraggeber sie ausdrücklich davon entbunden hat (§ 80 Abs. 4 Z 2 WTBG).

Kann die neue Kanzlei schon übernehmen, solange die alte noch bevollmächtigt ist?

Nicht als Vertretung, wenn beide Steuerberatungs- oder Wirtschaftsprüfungskanzleien sind: Eine solche Kanzlei darf eine Vertretungsvollmacht nur annehmen, wenn nicht schon eine andere solche Kanzlei zur Vertretung bevollmächtigt ist (§ 77 Abs. 4 WTBG). Beruft sich die neue Kanzlei im beruflichen Verkehr auf die ihr erteilte Vollmacht, ersetzt das den urkundlichen Nachweis (§ 77 Abs. 11 WTBG).

Wer reicht die Steuererklärungen für das Vorjahr ein?

Das legen Sie mit beiden Kanzleien fest. Wichtig für die Frist: Im Rahmen der Quotenregelung können Erklärungen bis spätestens 31. März des zweitfolgenden Jahres eingereicht werden — wenn Sie eine Kanzlei mit aufrechter Vertretungsvollmacht mit der Einreichung beauftragt haben (§ 134a Abs. 1 BAO). Sonst sind die Erklärungen bis Ende April einzureichen, elektronisch bis Ende Juni des Folgejahres (§ 134 Abs. 1 BAO).

Quellen

Dazu passend

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