Aufbewahrungs­pflicht für Belege in Österreich: Fristen und digital

Wie lange Sie Belege aufbewahren

Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege werden sieben Jahre aufbewahrt (§ 132 Abs. 1 BAO). Das gilt für alle Buchhaltungsunterlagen — Rechnungen, Kassabons, Konten, Geschäftspapiere, auch die Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Die Frist beginnt nicht mit dem Datum des Belegs, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres: bei Belegen des Jahres, auf das sie sich beziehen, bei Büchern und Aufzeichnungen des Jahres, für das eingetragen wurde. Weicht Ihr Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr ab, läuft die Frist ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Läuft ein Abgabenverfahren, für das die Unterlagen von Bedeutung sind, werden sie auch nach sieben Jahren weiter aufbewahrt (§ 132 Abs. 1 BAO). Für Unternehmen, die nach dem UGB Bücher führen, verlangt § 212 UGB dasselbe: Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten und die Buchungsbelege sieben Jahre geordnet aufbewahren, darüber hinaus, solange sie für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren von Bedeutung sind.

7 Jahreab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht · § 132 Abs. 1 BAO

Welche Unterlagen wie lange

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Belege digital aufbewahren und digitalisieren

Belege dürfen auf Datenträgern aufbewahrt werden — das Unternehmensserviceportal nennt ausdrücklich Belegscanner, Mikrofilme und Datenträger. Bedingung: Die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe muss bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist jederzeit möglich sein. Liegt ein Beleg nur digital vor, etwa als PDF aus dem Mail, entfällt „urschriftgetreu“ (§ 132 Abs. 2 BAO). Nach dem UGB gilt dasselbe für elektronisch gespeicherte Unterlagen (§ 190 Abs. 5 UGB).

Wer Belege digital aufbewahrt, muss bei einer Prüfung auf eigene Kosten die Mittel bereitstellen, mit denen sie lesbar werden, und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen — auf Datenträgern (§ 132 Abs. 3 BAO). Wer die Buchhaltung elektronisch führt, bewahrt die Daten in elektronischer Form auf.

E-Rechnungen: Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen ab der Ausstellung bis zum Ende der sieben Jahre gewährleistet sein — beim ausstellenden und beim empfangenden Unternehmen (§ 11 Abs. 2 UStG). Ein Ausdruck auf Papier ist erlaubt; dann muss die Datei nicht zusätzlich elektronisch aufbewahrt werden. Wird eine E-Rechnung in ein anderes Format umgewandelt, muss aus den aufbewahrten Daten zweifelsfrei hervorgehen, dass sich der Inhalt nicht geändert hat. Die Nachweise über Echtheit und Unversehrtheit, etwa Signatur und Prüfprotokoll, werden mit der Rechnung aufbewahrt. Mehr in E-Rechnung in Österreich.

Registrierkasse: Die Daten des Datenerfassungsprotokolls werden mindestens vierteljährlich auf einem externen Medium unveränderbar gesichert (§ 7 Abs. 3 RKSV). Mehr in Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht.

So bewahren Sie Belege digital auf

1. Gleich erfassen. Papierbelege am selben Tag fotografieren oder scannen, alle Seiten, gut lesbar. Kassabons auf Thermopapier verblassen.
2. Nichts verändern. Die Datei so ablegen, wie sie gekommen ist: kein Zuschneiden, das Angaben abschneidet, kein Bearbeiten. Bei E-Rechnungen auch Signatur oder Prüfprotokoll mit ablegen.
3. Geordnet ablegen. So, dass jede Eintragung in den Büchern jederzeit mit ihrem Beleg überprüft werden kann (§ 131 Abs. 1 Z 5 BAO), zum Beispiel nach Jahr und Monat.
4. Bis zum Fristende lesbar halten. Sicherungskopie anlegen und darauf achten, dass Dateien und Programme bis zum Ende der sieben Jahre geöffnet werden können.
5. Erst nach Fristende ausscheiden. Ist Ihr Wirtschaftsjahr das Kalenderjahr, dürfen Belege des Jahres 2018 ab 1. Jänner 2026 ausgeschieden werden. Länger bleiben Unterlagen zu Grundstücken (22 Jahre) und alles, was für ein laufendes Verfahren von Bedeutung ist. Weicht Ihr Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr ab, zählt das Ende des Kalenderjahres, in dem es endet.

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Häufige Fragen

Quellen

1. § 132 BAO: Abs. 1 Bücher, Aufzeichnungen, Belege sieben Jahre, länger bei anhängigen Verfahren, Fristbeginn Ende des Kalenderjahres, abweichendes Wirtschaftsjahr; Abs. 2 Aufbewahrung auf Datenträgern; Abs. 3 Hilfsmittel und lesbare Wiedergaben RIS
2. § 131 BAO: Abs. 1 Z 5 Belege geordnet aufbewahren, Überprüfung jederzeit möglich RIS
3. § 212 UGB: Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe, Buchungsbelege sieben Jahre geordnet, länger bei anhängigen Verfahren RIS
4. § 190 UGB: Abs. 5 elektronische Speicherung der nach § 212 aufzubewahrenden Unterlagen RIS
5. § 11 UStG 1994: Abs. 2 elektronische Rechnung (Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit sieben Jahre), Durchschrift oder Abschrift ausgestellter Rechnungen sieben Jahre RIS
6. § 18 UStG 1994: Abs. 10 Aufzeichnungen und Unterlagen zu Grundstücken (§ 6 Abs. 1 Z 9 lit. a) 22 Jahre RIS
7. § 7 Registrierkassensicherheitsverordnung: Abs. 3 Datenerfassungsprotokoll mindestens vierteljährlich extern unveränderbar sichern, Aufbewahrung nach § 132 BAO RIS
8. Aufbewahrungspflicht: alle Buchhaltungsunterlagen inkl. Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben sieben Jahre, Beispiel 3. Jänner 2017 bis 31. Dezember 2024, EDV-Daten elektronisch, Belegscanner, Grundstücke, anhängige Verfahren USP (BMF)
9. e-Rechnung: Aufbewahrung sieben Jahre beim leistenden und empfangenden Unternehmen, Ausdruck auf Papier zulässig, Konvertierung, Nachweise (Signatur, Prüfprotokoll) USP (BMF)
10. Registrierkassenpflicht: Durchschrift oder elektronische Abspeicherung jedes Belegs sieben Jahre aufbewahren USP (BMF)

Geprüft am 23.10.2026.