Was in Österreich als E-Rechnung gilt
Das Wort meint zwei verschiedene Dinge.
Elektronische Rechnung im Sinne der Umsatzsteuer. Das ist jede Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird (§ 11 Abs. 2 UStG): per E-Mail, als E-Mail-Anhang, als Web-Download, als PDF- oder Textdatei, als eingescannte Papierrechnung oder als Fax. Sie gilt als Rechnung, wenn der Empfänger dieser Art der Rechnung zustimmt und wenn die Echtheit ihrer Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Echtheit der Herkunft heißt: Die Identität des Ausstellers ist sicher. Unversehrtheit heißt: Die nötigen Rechnungsangaben wurden nicht geändert. Lesbar heißt: für Menschen inhaltlich erfassbar.
Strukturierte E-Rechnung. Hier stehen die Rechnungsdaten in einem standardisierten Datenformat — etwa XML im österreichischen Standard ebInterface oder UBL. Ein Programm kann sie ohne Abtippen weiterverarbeiten. Nur diese Form verlangt der Bund: eine Rechnung, die elektronisch ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird und zumindest die Angaben nach § 11 Abs. 1 UStG enthält (§ 5 Abs. 1 IKTKonG).
| Merkmal | PDF per E-Mail | Strukturierte E-Rechnung |
|---|---|---|
| Format | PDF, Scan, Textdatei | XML-Daten, z. B. ebInterface oder UBL |
| Rechtsgrundlage | § 11 Abs. 2 UStG | § 5 IKTKonG (an den Bund), § 11 Abs. 2 UStG |
| Pflicht? | Nein — mit Zustimmung des Empfängers erlaubt | Pflicht an den Bund seit 1. Jänner 2014 |
| Pflichtangaben | wie auf Papier (§ 11 UStG) | wie auf Papier, dazu die Felder des Formats |
So sind Echtheit und Unversehrtheit gesichert
Jedes Unternehmen wählt sein Verfahren frei; Aussteller und Empfänger sorgen jeweils in ihrem Bereich dafür. Jedenfalls erfüllt sind die Voraussetzungen (§ 1 E-Rechnung-UStV):
- mit einem innerbetrieblichen Steuerungsverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Lieferung oder Leistung schafft — dafür genügt auch ein manueller Abgleich der Rechnung mit Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag oder Lieferschein
- wenn die Rechnung über das Unternehmensserviceportal (USP) oder über Peppol übermittelt wird
- mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem qualifizierten elektronischen Siegel
- über EDI (elektronischer Datenaustausch), wenn die Vereinbarung dazu Verfahren für Echtheit und Unversehrtheit vorsieht
1. Jänner 2014seither an den Bund nur strukturierte E-Rechnungen · § 5 IKTKonG
E-Rechnung an den Bund: Pflicht seit 2014
Wer Waren oder Dienstleistungen an Bundesdienststellen liefert, muss Rechnungen ausschließlich in elektronisch strukturierter Form einbringen (§ 5 Abs. 2 IKTKonG); Papierrechnungen nehmen Bundesdienststellen nicht mehr an. Zum Bund gehören alle Bundesministerien und ihre nachgeordneten Dienststellen, das Parlament, die Präsidentschaftskanzlei, Verwaltungsgerichtshof, Verfassungsgerichtshof, Volksanwaltschaft und Rechnungshof.
Länder, Gemeinden und Städte können E-Rechnungen über dasselbe Portal empfangen. Eine Pflicht, ihnen elektronisch zu verrechnen, besteht derzeit nicht. Nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU müssen alle öffentlichen Stellen in der EU seit 18. April 2019 E-Rechnungen aber annehmen.
So kommt die Rechnung zum Bund. Nach der Anmeldung im USP unter e-Rechnung.gv.at gibt es drei Wege: die Rechnung im Online-Formular erfassen, eine fertige Datei hochladen oder sie automatisch per Webservice aus dem Programm schicken. Der vierte Weg ist Peppol: Dort genügen die Peppol-Zertifikate, eine Anmeldung im USP ist nicht nötig. Die E-Rechnung kann auch ein Dritter erstellen und einbringen, etwa ein Service-Provider. Nach einer automatischen Prüfung auf formale Fehler geht die Rechnung an die Dienststelle; eine Kopie als PDF kommt als Bestätigung an die E-Mail-Adresse aus der Rechnung zurück.
Was in der Rechnung an den Bund stehen muss. Die Angaben nach § 11 UStG samt E-Mail-Adresse des Absenders, dazu die Lieferantennummer und die Auftragsreferenz der Bundesdienststelle.
ebInterface und Peppol, kurz erklärt
ebInterface ist der österreichische XML-Rechnungsstandard, den die WKÖ mit AUSTRIAPRO gemeinsam mit der Wirtschaft festlegt. e-Rechnung.gv.at nimmt die Versionen 4.3, 5.0, 6.0 und 6.1 an und empfiehlt 6.1; ältere Versionen werden nicht mehr angenommen. Die meisten Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme können ebInterface-Rechnungen lesen oder erzeugen, laut WKO — welche Programme Aistax anbindet, steht unter Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme. Ohne eigenes Programm geht es auch: Im ebInterface-Online-Formular der WKO entsteht eine E-Rechnung im Browser.
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein Netzwerk für den Austausch von E-Rechnungen. Die Rechnungen gehen über Zugangspunkte (Access Points), die auch ein Service-Provider betreiben kann. Peppol verwendet einen Teil der Spezifikation UBL 2.1. Neben ebInterface und UBL nimmt e-Rechnung.gv.at auch das Format CII an.
Was ab 2030 kommt: ViDA
Die EU hat am 11. März 2025 das Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) beschlossen; die Richtlinie (EU) 2025/516 setzen die Mitgliedstaaten schrittweise ab 31. Dezember 2026 in nationales Recht um. Laut WKO gilt dann:
- Ab 1. Juli 2030 sind strukturierte E-Rechnungen bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen in der EU Pflicht — nach der europäischen Norm EN 16931 (UBL/XML). Papier- und PDF-Rechnungen sind bei diesen Geschäften nicht mehr zulässig.
- Diese Rechnungen sind spätestens zehn Tage nach der Lieferung oder Leistung auszustellen; die Rechnungsdaten werden an die nationale Finanzbehörde gemeldet. Sammelrechnungen bleiben möglich.
- Die Zustimmung des Empfängers ist für diese Rechnungen nicht mehr nötig.
Verpflichtend sieht die Richtlinie die E-Rechnung für grenzüberschreitende Geschäfte vor; für Umsätze im Inland enthält sie Kann-Bestimmungen. Die WKÖ spricht sich dafür aus, im Inland keine Pflicht zu strukturierten E-Rechnungen einzuführen und die Zustimmung des Empfängers beizubehalten (WKO, 1. April 2026). § 11 Abs. 2 UStG verlangt in der geltenden Fassung weiterhin die Zustimmung. Ändert sich das Gesetz, ändern wir diese Seite.
Das ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung. Wie Sie Ihre Rechnungen bis 2030 umstellen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung und Ihrem Softwarehersteller.
E-Rechnungen aufbewahren
Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit müssen ab der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren gewährleistet sein — beim Aussteller und beim Empfänger. Ein Ausdruck auf Papier ist erlaubt; dann muss die Datei nicht zusätzlich elektronisch aufbewahrt werden. Wird die Datei in ein anderes Format umgewandelt, muss erkennbar bleiben, dass sich am Inhalt nichts geändert hat. Aufzubewahren sind auch die Nachweise dazu, etwa Signatur und Prüfprotokoll oder die EDI-Vereinbarung.
BeispielEin Elektrobetrieb, zwei Kunden
Beispiel
Ein Elektrobetrieb in Graz tauscht die Beleuchtung in einer Dienststelle eines Bundesministeriums und in den Büros einer GmbH.
An den Bund: Der Betrieb erstellt die Rechnung im Rechnungsprogramm als ebInterface-Datei, trägt Lieferantennummer und Auftragsreferenz der Dienststelle ein und lädt die Datei unter e-Rechnung.gv.at hoch. Nach der formalen Prüfung geht sie an die Dienststelle; die PDF-Kopie kommt per E-Mail als Bestätigung zurück. Eine Papierrechnung würde die Dienststelle nicht annehmen.
An die GmbH: Die GmbH hat im Auftrag eine Adresse für Rechnungen angegeben. Der Betrieb schickt die Rechnung als PDF per E-Mail. Das ist eine elektronische Rechnung nach § 11 Abs. 2 UStG. Die GmbH gleicht sie mit dem Auftrag ab — das genügt als Prüfpfad.
So gehen Sie mit E-Rechnungen um
- Zustimmung festhalten. Eine Rechnung per E-Mail gilt nur, wenn der Empfänger dieser Art der Rechnung zustimmt. Halten Sie im Auftrag oder in den Bedingungen fest, an welche Adresse Rechnungen gehen.
- Eine Adresse für eingehende Rechnungen. Lieferanten schicken an eine feste E-Mail-Adresse. Dann liegen alle Rechnungen an einem Ort.
- Jede Rechnung zuordnen. Rechnung mit Bestellung, Auftrag oder Lieferschein abgleichen — so entsteht der Prüfpfad, der Echtheit und Unversehrtheit sichert.
- Die Datei aufbewahren. Sieben Jahre, lesbar und unverändert. Wer ausdruckt, muss die Datei nicht zusätzlich aufheben.
- Rechnungen an den Bund vorbereiten. Lieferantennummer und Auftragsreferenz bei der bestellenden Dienststelle erfragen, dann über e-Rechnung.gv.at nach Anmeldung im USP oder über Peppol einbringen — aus dem Rechnungsprogramm oder im Online-Formular.
Wenn — dann
| Wenn | dann |
|---|---|
| Sie verrechnen an eine Bundesdienststelle | Nur strukturierte E-Rechnung über e-Rechnung.gv.at oder Peppol, mit Lieferantennummer und Auftragsreferenz (§ 5 IKTKonG) |
| Sie verrechnen an ein Land, eine Stadt oder eine Gemeinde | E-Rechnung über e-Rechnung.gv.at möglich, derzeit keine Pflicht |
| Ihre Kundschaft ist mit Rechnungen per E-Mail einverstanden | PDF per E-Mail genügt (§ 11 Abs. 2 UStG) |
| Sie schicken dieselbe Rechnung als PDF und als XML-Datei oder zusätzlich auf Papier | In der Rechnung darauf hinweisen — sonst kann eine Steuerschuld kraft Rechnungslegung entstehen |
| Sie wollen E-Rechnungen auf Papier aufbewahren | Erlaubt; die Datei muss dann nicht zusätzlich elektronisch aufbewahrt werden |
| Sie liefern oder leisten an Unternehmen in anderen EU-Staaten | Heute PDF mit Zustimmung möglich; ab 1. Juli 2030 strukturierte E-Rechnung nach EN 16931 (ViDA) |
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Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Im Sinne der Umsatzsteuer ja: Eine Rechnung, die elektronisch ausgestellt und empfangen wird, ist eine elektronische Rechnung — wenn der Empfänger zustimmt und Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind (§ 11 Abs. 2 UStG). Für den Bund genügt ein PDF nicht; dort ist eine strukturierte E-Rechnung Pflicht.
Gibt es in Österreich eine E-Rechnungspflicht?
Für Rechnungen an den Bund — seit 1. Jänner 2014 (§ 5 IKTKonG). Zwischen Unternehmen in Österreich braucht eine elektronische Rechnung heute die Zustimmung des Empfängers (§ 11 Abs. 2 UStG). Ab 1. Juli 2030 werden strukturierte E-Rechnungen für grenzüberschreitende Geschäfte zwischen Unternehmen in der EU Pflicht (ViDA).
Muss eine E-Rechnung signiert sein?
Nein. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nur einer von mehreren Wegen, Echtheit und Unversehrtheit zu sichern; ein verlässlicher Prüfpfad, etwa der Abgleich mit Bestellung oder Lieferschein, genügt ebenso (§ 1 E-Rechnung-UStV). Rechnungen über e-Rechnung.gv.at müssen nicht signiert sein.
Was ist ebInterface?
Der österreichische XML-Rechnungsstandard, festgelegt von WKÖ und AUSTRIAPRO. Er wird unter anderem für die E-Rechnung an den Bund verwendet; e-Rechnung.gv.at empfiehlt die Version 6.1.
Darf ich E-Rechnungen ausdrucken und nur auf Papier aufheben?
Ja. Der Ausdruck ist erlaubt, wenn Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit bis zum Ende der siebenjährigen Aufbewahrungsfrist gewährleistet bleiben; die Datei muss dann nicht zusätzlich elektronisch aufbewahrt werden.
Quellen
- § 11 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz 1994 (elektronische Rechnung: Zustimmung, Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit), Fassung vom 22.10.2026 RIS
- E-Rechnung-UStV § 1 (Wege, die Echtheit und Unversehrtheit jedenfalls gewährleisten: Prüfpfad, USP/Peppol, qualifizierte Signatur oder Siegel, EDI) RIS
- § 5 IKT-Konsolidierungsgesetz (e-Rechnung: Begriff, Pflicht im Verkehr mit Bundesdienststellen, ab 1.1.2014) RIS
- e-Rechnung (Formen: E-Mail, PDF, Scan, Fax; Zustimmung; Prüfpfad durch manuellen Abgleich; mehrere Formate mit Hinweis; Aufbewahrung sieben Jahre, Ausdruck, Konvertierung, Nachweise) USP / BMF
- e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung (Pflicht an Bundesdienststellen seit 1. Jänner 2014, keine Papierrechnungen, Länder und Gemeinden ohne Pflicht, PDF-Kopie als Bestätigung) USP / BMF
- e-Rechnung.gv.at: Rechtliche Grundlagen (RL 2014/55/EU — Annahme durch öffentliche Stellen seit 18. April 2019; keine Signatur nötig; formale Prüfung) BMF, e-Rechnung.gv.at
- e-Rechnung.gv.at: Rechnungsempfänger (wer zum Bund gehört; andere Empfänger ohne gesetzliche Pflicht) BMF, e-Rechnung.gv.at
- e-Rechnung.gv.at: Einbringungsarten (Online-Formular, Upload, Webservice nach USP-Anmeldung; Peppol ohne USP; Einbringung durch Dritte) BMF, e-Rechnung.gv.at
- e-Rechnung.gv.at: ebInterface (österreichischer XML-Standard von WKÖ/AUSTRIAPRO; Versionen 4.3 bis 6.1, 6.1 empfohlen) BMF, e-Rechnung.gv.at
- e-Rechnung.gv.at: Rechnungsinhalte (Angaben nach § 11 UStG samt E-Mail-Adresse; an den Bund zusätzlich Lieferantennummer und Auftragsreferenz) BMF, e-Rechnung.gv.at
- e-Rechnung.gv.at: Geplante Änderungen (nur noch ebInterface 4.3, 5.0, 6.0, 6.1; UBL und CII weiter unterstützt) BMF, e-Rechnung.gv.at
- e-Rechnung.gv.at: UBL und Peppol (Peppol verwendet ein Subset von UBL 2.1) BMF, e-Rechnung.gv.at
- e-Rechnung.gv.at: Übermittlung über das Peppol-Netzwerk (Access Points, auch von Service-Providern betrieben) BMF, e-Rechnung.gv.at
- Elektronische Rechnung (strukturierte E-Rechnung; ebInterface in den meisten Programmen; ebInterface-Online-Formular der WKO) WKO
- E-Rechnung im Umsatzsteuerrecht — Update zur Umsetzung der EU-VIDA-Richtlinie, 01.04.2026 (ab 1.7.2030 EU-B2B, EN 16931, zehn Tage, Meldung, keine Zustimmung; Position der WKÖ) WKO
- AUSTRIAPRO: Innergemeinschaftliche B2B E-Rechnung in der EU ab 2030 fixiert (Beschluss 11.03.2025, Richtlinie 2025/516, Umsetzung ab 31.12.2026, keine Papier- und PDF-Rechnungen ab 1.7.2030) WKO / AUSTRIAPRO
Geprüft am 22.10.2026.