Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: welche Belege und Aufzeichnungen Sie brauchen

So führen Sie die Aufzeichnungen

1. Klären, ob die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für Sie gilt. Rechtsform und Umsatz entscheiden: Eine GmbH führt immer Bücher, andere Unternehmen erst, wenn der Umsatz je Betrieb über 700.000 € liegt (Details unten), freie Berufe nicht.
2. Jede Zahlung mit ihrem Beleg aufzeichnen. Mit dem Tag der Zahlung, denn er bestimmt das Jahr. Die Belege so ablegen, dass man von jeder Eintragung zum Beleg findet.
3. Spätestens einen Monat und 15 Tage nach Monatsende eintragen. Bargeschäfte einzeln, etwa im Kassabuch.
4. Im Gewerbe: Wareneinkäufe ins Wareneingangsbuch. Fortlaufende Nummer, Datum, Lieferant, Bezeichnung, Preis, Beleg — die Nummer auch auf die Rechnung schreiben.
5. Anschaffungen ins Anlagenverzeichnis. Alles, was Sie länger als ein Jahr nutzen, mit Anschaffungstag, Kosten, Lieferant, Nutzungsdauer, AfA und Restbuchwert. Kostet ein einzelnes Wirtschaftsgut höchstens 1.000 €, dürfen Sie es im Jahr der Zahlung voll absetzen (§ 13 EStG).
6. Zum Jahresende zusammenrechnen. Die Summen gehen in die Beilage E 1a oder E 1a-K zur Einkommensteuererklärung.

Wer eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung machen darf

Den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben dürfen Sie als Gewinn ansetzen, wenn Sie nicht zur Buchführung verpflichtet sind und auch nicht freiwillig Bücher führen (§ 4 Abs. 3 EStG). Zur Buchführung verpflichtet vor allem das Unternehmensgesetzbuch (§ 124 BAO, § 189 UGB):

• Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG — immer, unabhängig vom Umsatz.
• Eingetragene Personengesellschaften ohne natürliche Person als unbeschränkt haftenden Gesellschafter, etwa eine GmbH & Co KG.
• Alle anderen Unternehmer, etwa ein e.U. oder eine OG, sobald sie je Betrieb mehr als 700.000 € Umsatzerlöse im Geschäftsjahr erzielen. Passiert das in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren, gilt die Pflicht ab dem zweitfolgenden; liegt der Umsatz um mindestens 300.000 € über der Grenze, schon ab dem folgenden (§ 189 Abs. 2 UGB).

Für Angehörige der freien Berufe gilt die Umsatzgrenze nicht (§ 189 Abs. 4 UGB) — laut USP müssen sie ohnehin keine Bücher führen.

700.000 €Umsatzerlöse je Betrieb im Geschäftsjahr — darüber Buchführungspflicht, nicht für freie Berufe · § 189 UGB

Was Sie laufend aufzeichnen

• Jede Betriebseinnahme und jede Betriebsausgabe — zum Ende jedes Jahres zusammengerechnet (§ 126 Abs. 2 BAO). Die Belege dazu bewahren Sie so geordnet auf, dass sich jede Eintragung jederzeit überprüfen lässt (§ 131 Abs. 1 Z 5 BAO).
• Rechtzeitig: Die Eintragungen eines Monats sind zeitgerecht, wenn sie spätestens einen Monat und 15 Tage nach Monatsende erfolgen. Ist das Kalendervierteljahr Ihr Voranmeldungszeitraum für die Umsatzsteuer, zählt das Vierteljahr statt des Monats (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. a BAO).
• Bargeschäfte einzeln (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. c BAO) — wie das im Kassabuch geht und ab wann eine Registrierkasse nötig ist, steht unter Registrierkassenpflicht.
• Für die Umsatzsteuer eigene Aufzeichnungen (§ 18 Abs. 2 UStG): die Entgelte für Ihre Umsätze fortlaufend mit Tag, getrennt nach Steuersätzen und steuerfreien Umsätzen, Umsätze mit Reverse Charge gesondert; die Entgelte aus Eingangsrechnungen mit der Steuer darauf; Summen spätestens zum Schluss jedes Voranmeldungszeitraums. Die Aufzeichnung der Eingangsrechnungen entfällt, wenn Sie nur Umsätze ausführen, für die der Vorsteuerabzug ausgeschlossen ist (§ 18 Abs. 4 UStG). Was auf eine Rechnung gehört, prüfen Sie unter Rechnungsmerkmale.

Die Beträge dürfen Sie mit Umsatzsteuer (Bruttomethode) oder ohne (Nettomethode) ansetzen; bei der Nettomethode ist die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten (§ 4 Abs. 3 EStG). Umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmen kreuzen in der Beilage „Bruttosystem“ an (USP).

Es zählt der Zahlungstag, nicht das Rechnungsdatum

Einnahmen gehören in das Kalenderjahr, in dem sie Ihnen zugeflossen sind, Ausgaben in das Jahr, in dem Sie sie geleistet haben (§ 19 EStG). Eine Einnahme liegt laut USP vor, sobald Sie das Geld erhalten haben — bar oder auf dem Konto gutgeschrieben. Das Datum, das zählt, steht also auf dem Kontoauszug oder im Kassabuch. Ausnahmen:

• Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, die kurz vor Beginn oder kurz nach Ende des Jahres fließen, zu dem sie wirtschaftlich gehören, zählen zu diesem Jahr (§ 19 Abs. 1 Z 1, Abs. 2 EStG).
• Vorauszahlungen etwa von Miete, Beratungs- oder Verwaltungskosten werden gleichmäßig auf den Zeitraum verteilt — außer sie betreffen nur das laufende und das folgende Jahr (§ 19 Abs. 3 EStG).
• Anschaffungen, die Sie länger als ein Jahr nutzen (abnutzbares Anlagevermögen), setzen Sie nicht bei der Zahlung ab, sondern verteilt auf die Nutzungsdauer als Absetzung für Abnutzung, kurz AfA (§ 7 Abs. 1 EStG). Ausnahme: Kostet ein einzelnes Wirtschaftsgut höchstens 1.000 €, dürfen Sie es im Jahr der Zahlung voll absetzen (geringwertiges Wirtschaftsgut, § 13 EStG). Nutzen Sie das Wirtschaftsgut im ersten Jahr mehr als sechs Monate, zählt der ganze Jahresbetrag, sonst die Hälfte (§ 7 Abs. 2 EStG).
• Grundstücke sowie Gold, Silber, Platin und Palladium im Umlaufvermögen — die Metalle, sofern sie nicht unmittelbar weiterverarbeitet werden — setzen Sie erst ab, wenn sie aus dem Betriebsvermögen ausscheiden (§ 4 Abs. 3 EStG).

Wareneingangsbuch: Pflicht im Gewerbe

Gewerbliche Unternehmer führen für steuerliche Zwecke ein Wareneingangsbuch (§ 127 BAO). Hinein gehören alle Waren — auch Rohstoffe, Halberzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten —, die Sie zum Weiterverkauf erwerben, ob unverändert oder verarbeitet. Waren, die Ihr Betrieb üblicherweise zum Weiterverkauf kauft, tragen Sie auch dann ein, wenn Sie sie privat verwenden (§ 128 Abs. 1 BAO). Jede Eintragung enthält (§ 128 Abs. 2 BAO):

• fortlaufende Nummer
• Tag des Wareneingangs oder der Rechnungsausstellung
• Name oder Firma und Anschrift des Lieferanten
• Bezeichnung — eine branchenübliche Sammelbezeichnung genügt
• Preis
• Hinweis auf den Beleg

Sie tragen in zeitlicher Reihenfolge ein, rechnen die Beträge monatlich und jährlich zusammen und vermerken die Nummer der Eintragung auf dem Beleg (§ 128 Abs. 3 BAO). Den Warenbestand zum Jahresende müssen Sie nicht ermitteln — eine Inventur ist bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht vorgeschrieben (USP). Wer Bücher führt, braucht kein Wareneingangsbuch (§ 127 Abs. 2 BAO).

Anlagenverzeichnis: für alle, die eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung machen

Wer den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt, führt ein Verzeichnis der abnutzbaren Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die im Betrieb verwendet werden — etwa Computer, Maschinen, Fahrzeuge, Büroeinrichtung. Für jedes Anlagegut, genau bezeichnet (§ 7 Abs. 3 EStG):

• Anschaffungstag
• Anschaffungs- oder Herstellungskosten
• Name und Anschrift des Lieferanten
• voraussichtliche Nutzungsdauer
• Betrag der jährlichen AfA
• noch absetzbarer Betrag (Restbuchwert)

Auch Grund und Boden kommt in dieses Verzeichnis (§ 4 Abs. 3 EStG). Beim Finanzamt einreichen müssen Sie es nicht; es genügt, wenn es bei Abgabe der Steuererklärung ordnungsgemäß geführt ist. Fehlt es, geht das Recht auf die AfA laut USP nicht verloren.

Mit Mitarbeitenden: das Lohnkonto

Für jede beschäftigte Person führen Sie spätestens ab dem 15. des Monats nach Beginn des Dienstverhältnisses ein Lohnkonto (§ 76 Abs. 1 EStG). Welche Daten dafür und für die Anmeldung nötig sind, steht unter Neue Mitarbeitende.

Pauschalierung: welche Belege Sie dann noch brauchen

Mit der Basispauschalierung setzen Sie die Betriebsausgaben pauschal an: ab der Veranlagung 2026 mit 15 % der Umsätze, höchstens 63.000 €; bei kaufmännischer oder technischer Beratung sowie schriftstellerischer, vortragender, wissenschaftlicher, unterrichtender oder erzieherischer Tätigkeit mit 6 %, höchstens 25.200 € (§ 17 Abs. 1 EStG). Voraussetzung: keine Bücher und höchstens 420.000 € Umsatz im vorangegangenen Wirtschaftsjahr (§ 17 Abs. 2 EStG).

Daneben setzen Sie bestimmte Ausgaben in tatsächlicher Höhe ab — für diese brauchen Sie weiter Belege (§ 17 Abs. 1 EStG, USP):

• Wareneinkauf, der in ein Wareneingangsbuch gehört
• Löhne samt Lohnnebenkosten und Fremdlöhne, soweit sie unmittelbar in Ihre Leistungen eingehen
• Pflichtbeiträge zur Sozialversicherung und Beiträge zur Selbstständigenvorsorge
• Reise- und Fahrtkosten, soweit sie Ihnen in gleicher Höhe ersetzt werden
• die Hälfte der Kosten einer Wochen-, Monats- oder Jahreskarte für Öffis, die Sie auch betrieblich nutzen (§ 4 Abs. 4 Z 5 EStG)

Die übrigen Ausgaben — etwa Miete, Telefon, Fahrzeug, Werbung, Beratung, AfA — sind mit dem Pauschale abgegolten. Ihre Belege zu sammeln ist für die Pauschalierung laut USP nicht notwendig; im Beispiel der USP tut eine Unternehmerin es trotzdem, um zu sehen, ob die tatsächlichen Kosten höher wären. Ein Wechsel zurück hat Folgen: Die Basispauschalierung ist danach frühestens nach fünf Wirtschaftsjahren wieder möglich (§ 17 Abs. 3 EStG). Die Aufzeichnungen für die Umsatzsteuer bleiben; nur wer die Vorsteuer mit einem Durchschnittssatz nach § 14 Abs. 1 Z 1 UStG berechnet, zeichnet die Eingangsrechnungen dafür nicht auf (§ 18 Abs. 9 UStG).

Bei der Pauschalierung für Kleinunternehmer (§ 17 Abs. 3a EStG) entfallen das Wareneingangsbuch und das Anlagenverzeichnis (Z 8). Neben den pauschalen Ausgaben zählen dort nur wenige Ausgaben zusätzlich, etwa Sozialversicherungsbeiträge und ersetzte Reise- und Fahrtkosten (Z 3). Ob eine Pauschalierung für Sie passt, klärt Ihre Steuerberatung.

Wenn — dann

Wie lange aufbewahren

Aufzeichnungen und Belege sieben Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres (§ 132 Abs. 1 BAO) — ausdrücklich auch die Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben (USP). Elektronisch ist erlaubt (§ 132 Abs. 2 BAO); Unterlagen zu Grundstücken können zwölf oder 22 Jahre aufzubewahren sein (USP). Fristen, Scan und E-Rechnung im Detail: Belege aufbewahren.

Zum Jahresende

Einnahmen und Ausgaben zusammenrechnen (§ 126 Abs. 2 BAO). Die Ergebnisse tragen Sie in die Kennzahlen der Beilage E 1a ein — für Kleinunternehmen gibt es die vereinfachte E 1a-K — und schließen sie der Einkommensteuererklärung E 1 an. Eine eigene Einnahmen-Ausgaben-Rechnung legen Sie nicht mehr vor (USP).

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Häufige Fragen

Quellen

1. § 124 BAO: Buchführungspflicht nach dem UGB gilt auch für die Abgabenerhebung RIS
2. § 126 BAO: Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aufzeichnen und zum Ende jedes Jahres zusammenrechnen (Abs. 2) RIS
3. § 127 BAO: Wareneingangsbuch für gewerbliche Unternehmer, Befreiungen (Abs. 2) RIS
4. § 128 BAO: Inhalt des Wareneingangsbuchs, zeitliche Reihenfolge, Monats- und Jahressummen, Nummer auf dem Beleg RIS
5. § 131 BAO: zeitgerecht einen Monat und 15 Tage nach Monatsende (Abs. 1 Z 2 lit. a), Bargeschäfte einzeln (lit. c), Belege geordnet (Z 5) RIS
6. § 131b BAO: Registrierkassenpflicht ab 15.000 € Jahresumsatz je Betrieb und mehr als 7.500 € Barumsätzen RIS
7. § 132 BAO: Aufbewahrung sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres, auf Datenträgern erlaubt RIS
8. § 4 EStG 1988: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ohne Buchführungspflicht, durchlaufende Posten, Grundstücke und Edelmetalle im Umlaufvermögen, Grund und Boden in der Anlagekartei (Abs. 3); Öffi-Karte zur Hälfte (Abs. 4 Z 5) RIS
9. § 7 EStG 1988: AfA über die Nutzungsdauer (Abs. 1), Halbjahresregel (Abs. 2), Anlagenverzeichnis mit sechs Angaben (Abs. 3) RIS
10. § 13 EStG 1988: geringwertige Wirtschaftsgüter bis 1.000 € je Anlagegut, bei § 4 Abs. 3 im Jahr der Verausgabung voll absetzbar RIS
11. § 17 EStG 1988: Basispauschalierung 6 % (höchstens 25.200 €) oder 15 % (höchstens 63.000 €) ab Veranlagung 2026, daneben absetzbare Ausgaben, Grenze 420.000 €, Sperrfrist; Kleinunternehmer ohne Wareneingangsbuch und Anlagenkartei (Abs. 3a) RIS
12. § 19 EStG 1988: Zufluss und Abfluss, regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, Verteilung von Vorauszahlungen (Abs. 3) RIS
13. § 76 EStG 1988: Lohnkonto für jeden Arbeitnehmer spätestens ab dem 15. des Folgemonats RIS
14. § 18 UStG 1994: Aufzeichnungspflichten zur Umsatzsteuer (Abs. 2), Wegfall bei ausgeschlossenem Vorsteuerabzug (Abs. 4), Vorsteuer-Durchschnittssatz (Abs. 9) RIS
15. § 189 UGB: Rechnungslegungspflicht für Kapitalgesellschaften, bestimmte Personengesellschaften und ab 700.000 € Umsatzerlösen (Abs. 1, 2), nicht für freie Berufe (Abs. 4) RIS
16. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Zufluss- und Abflussprinzip, Brutto- oder Nettomethode, Beilage E 1a oder E 1a-K, Anlageverzeichnis (fehlt es, bleibt die AfA), Wareneingangsbuch ohne Inventur, Lohnkonto (letzte Aktualisierung 1. Jänner 2026) USP (BMF)
17. Basispauschalierung Einkommensteuer: zusätzlich absetzbare Ausgaben, abpauschalierte Ausgaben, Sammeln der Belege für die Pauschalierung nicht notwendig (letzte Aktualisierung 1. Jänner 2026) USP (BMF)
18. Aufbewahrungspflicht: sieben Jahre, auch die Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben; Unterlagen zu Grundstücken zwölf oder 22 Jahre (letzte Aktualisierung 1. Jänner 2025) USP (BMF)

Geprüft am 25.10.2026.