Anmelden: vor dem ersten Arbeitstag
Jede beschäftigte Person melden Sie vor Arbeitsantritt beim zuständigen Krankenversicherungsträger an (§ 33 Abs. 1 ASVG) — Arbeiterinnen und Arbeiter ebenso wie Angestellte, auch wenn sie geringfügig, fallweise oder befristet arbeiten. Auch freie Dienstnehmende werden angemeldet.
Die Anmeldung gilt nur als erstattet, wenn sie elektronisch über ELDA einlangt. Papier, E-Mail oder ein Anruf gelten grundsätzlich nicht. Die Formulare stecken in ELDA und in der Lohnverrechnungssoftware — die Anmeldung schickt also entweder Ihre Personalverrechnung oder Sie selbst über ELDA. Voraussetzung ist eine Beitragskontonummer des Betriebs.
Welche Daten die Anmeldung braucht
Gemeldet wird in zwei Schritten (§ 33 Abs. 1a ASVG). Vor Arbeitsantritt:
- Beitragskontonummer des Betriebs
- Name der neuen Person
- Versicherungsnummer — oder das Geburtsdatum, wenn es noch keine gibt
- Tag der Beschäftigungsaufnahme
- Ausmaß der vereinbarten Arbeitszeit — neu seit 1. Jänner 2026
- Voll- oder Teilversicherung
Zur Anmeldung gehören laut Unternehmensserviceportal außerdem der Beschäftigungsbereich (Arbeiterin oder Arbeiter, Angestellte oder Angestellter …), der Beginn der betrieblichen Vorsorge und die Angabe, ob ein freier Dienstvertrag vereinbart ist. Was vor Arbeitsantritt noch fehlt, folgt mit der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung für den ersten Monat (§ 33 Abs. 1a Z 2 ASVG). Diese erste Meldung bestätigt oder korrigiert die Anmeldung.
Eine Abschrift der Anmeldung bekommt die neue Person unverzüglich.
bis 2.180 €Geldstrafe, wenn die Anmeldung nicht, falsch oder zu spät erstattet wird — im Wiederholungsfall bis 5.000 € · § 111 Abs. 2 ASVG
Die Strafe beginnt bei 730 €. Beim ersten Verstoß kann die Bezirksverwaltungsbehörde sie auf 365 € herabsetzen, wenn das Verschulden geringfügig ist und die Folgen unbedeutend sind (§ 111 Abs. 2 ASVG). Strafbar ist auch, die Abschrift der Meldung nicht oder zu spät weiterzugeben (§ 111 Abs. 1 Z 2 ASVG).
Was danach in Dienstzettel und Lohnkonto gehört
Dienstzettel. Unverzüglich nach Beginn bekommt die neue Person eine schriftliche Aufzeichnung der wesentlichen Rechte und Pflichten — auf Wunsch elektronisch (§ 2 Abs. 1 AVRAG). Darin stehen unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, Beginn und bei Befristung das Ende, Kündigungsfrist und Kündigungstermin, Arbeitsort, Einstufung, vorgesehene Verwendung, Grundgehalt oder -lohn und weitere Entgeltbestandteile, Urlaubsausmaß, Normalarbeitszeit, Kollektivvertrag, Sozialversicherungsträger und Betriebliche Vorsorgekasse sowie eine vereinbarte Probezeit (§ 2 Abs. 2 AVRAG). Ein schriftlicher Arbeitsvertrag mit allen diesen Angaben ersetzt den Dienstzettel (§ 2 Abs. 4 AVRAG). Ausfüllen und herunterladen können Sie ihn kostenlos mit unserer Dienstzettel-Vorlage.
Lohnkonto. Spätestens ab dem 15. des Monats nach dem Beginn führt der Betrieb für die Person ein Lohnkonto (§ 76 Abs. 1 EStG). Hinein gehören Name, Sozialversicherungsnummer und Wohnsitz — und, wenn beantragt, Alleinverdiener- oder Alleinerzieherabsetzbetrag, Familienbonus Plus mit Name, Sozialversicherungsnummer und Geburtsdatum der Kinder, das Pendlerpauschale und ein Freibetrag laut Mitteilung des Finanzamts.
Formulare der neuen Person. Familienbonus Plus, Alleinverdiener- und Alleinerzieherabsetzbetrag werden in der Lohnverrechnung mit der Erklärung E 30 berücksichtigt. Bei mehreren Dienstverhältnissen geht die Erklärung für den Alleinverdiener- oder Alleinerzieherabsetzbetrag nur an einen Arbeitgeber (§ 129 Abs. 5 EStG); die Erklärung für den Familienbonus Plus geht für jedes Kind nur an einen Arbeitgeber (§ 129 Abs. 6 Z 1 EStG). Für das Pendlerpauschale braucht der Arbeitgeber den unterschriebenen Ausdruck L 34 EDV aus dem Pendlerrechner des Finanzministeriums.
Alle Angaben auf einem Blatt zum Ausfüllen: das Personalblatt für neue Mitarbeitende — als PDF, ohne Anmeldung.
So kommt eine neue Person zur Personalverrechnung
- Rahmen festlegen. Erster Arbeitstag, Wochenstunden, Arbeiterin oder Angestellte, Einstufung im Kollektivvertrag, Gehalt oder Stundenlohn, Befristung und Probezeit. Daraus ergeben sich Anmeldung und Dienstzettel.
- Angaben der Person einholen. Name, Versicherungsnummer oder Geburtsdatum, Wohnadresse, Bankverbindung für das Entgelt. Bei Staatsangehörigen außerhalb von EU, EWR und Schweiz: den Nachweis, dass sie bei Ihnen arbeiten dürfen.
- Rechtzeitig an die Personalverrechnung geben. So früh, dass die Anmeldung vor Arbeitsantritt über ELDA hinausgeht. Ist es Ihre erste Mitarbeiterin oder Ihr erster Mitarbeiter, fordern Sie zuerst die Beitragskontonummer bei der ÖGK an.
- Abschrift und Dienstzettel aushändigen. Die Abschrift der Anmeldung unverzüglich, den Dienstzettel unverzüglich nach Beginn — außer ein schriftlicher Arbeitsvertrag enthält schon alle Angaben.
- Formulare nachreichen. Will die Person Familienbonus Plus oder Pendlerpauschale schon in der Lohnverrechnung, gibt sie E 30 oder den Ausdruck L 34 EDV ab. Ab dann kommen jeden Monat Arbeitszeiten und Abwesenheiten dazu.
BeispielEine neue Servicekraft im Café
Beispiel
Ein Café stellt eine Servicekraft ein: erster Arbeitstag Montag, 2. November 2026, 25 Wochenstunden, unbefristet, Entgelt über der Geringfügigkeitsgrenze.
- Vor Arbeitsbeginn am 2. November: Anmeldung über ELDA mit Beitragskontonummer des Cafés, Name, Versicherungsnummer, Beginn 2.11.2026, 25 Wochenstunden, Vollversicherung. Die Abschrift bekommt die Servicekraft gleich danach.
- Unverzüglich nach Beginn: Dienstzettel, wenn es keinen schriftlichen Arbeitsvertrag mit allen Angaben gibt.
- Mit der Beitragsgrundlagenmeldung für November: die Angaben, die bei der Anmeldung noch gefehlt haben.
- Spätestens ab 15. Dezember 2026: das Lohnkonto der Servicekraft.
Wenn — dann
| Wenn | dann |
|---|---|
| Die Person hat noch keine Versicherungsnummer | Spätestens mit der Anmeldung anfordern; auf der Anmeldung stehen dann das Geburtsdatum und der Referenzwert der Anforderung |
| Ausnahmefall laut ÖGK: kein PC und kein Internet im Betrieb und keine externe Personalverrechnung; Arbeitsbeginn außerhalb der Bürozeiten Ihrer Personalverrechnung; Filiale oder Baustelle ohne PC oder Internetzugang; oder die Datenübertragung ist nachweisbar länger ausgefallen | Vor-Ort-Anmeldung vor Arbeitsantritt per Telefax oder Telefon, die elektronische Anmeldung binnen sieben Tagen ab Beginn der Pflichtversicherung nachholen (§ 33 Abs. 1b ASVG). In allen anderen Fällen gilt nur die Anmeldung über ELDA |
| Es ist Ihre erste Mitarbeiterin oder Ihr erster Mitarbeiter | Zuerst die Beitragskontonummer anfordern — einmalig und kostenlos, in der Regel über ein Onlineformular der ÖGK |
| Die Person verdient im Monat höchstens 551,10 € (Wert 2026) | Geringfügig beschäftigt: nur in der Unfallversicherung teilversichert, trotzdem vor Arbeitsantritt anmelden; der Beitrag zur Betrieblichen Vorsorge fällt auch hier an |
| Die Person kommt aus der EU, dem EWR oder der Schweiz | Freier Zugang zum Arbeitsmarkt, keine arbeitsmarktbehördliche Berechtigung nötig |
| Die Person kommt aus einem anderen Staat | Beschäftigen nur mit kombinierter Arbeits- und Aufenthaltsbewilligung für Ihren Betrieb, mit freiem Arbeitsmarktzugang (etwa Rot-Weiß-Rot-Karte plus, Daueraufenthalt – EU) oder mit Beschäftigungsbewilligung zusätzlich zum Aufenthaltstitel oder Visum |
| Die Person will Familienbonus Plus, Alleinverdiener- oder Alleinerzieherabsetzbetrag in der Lohnverrechnung | Formular E 30 an den Arbeitgeber — bei mehreren Dienstverhältnissen Alleinverdiener- oder Alleinerzieherabsetzbetrag nur bei einem Arbeitgeber (§ 129 Abs. 5 EStG), Familienbonus Plus für jedes Kind nur bei einem (§ 129 Abs. 6 Z 1 EStG) |
| Die Person will das Pendlerpauschale in der Lohnverrechnung | Unterschriebener Ausdruck L 34 EDV aus dem Pendlerrechner an den Arbeitgeber |
| Die Beschäftigung kommt doch nicht zustande | Die Anmeldung stornieren |
| Ein schriftlicher Arbeitsvertrag enthält alle Angaben des Dienstzettels | Kein eigener Dienstzettel nötig (§ 2 Abs. 4 AVRAG) |
Ob jemand als Arbeiterin oder Angestellte gilt, wie die Einstufung lautet oder welche Absetzbeträge zustehen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung oder Personalverrechnung. Das ist eine allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Das erledigt Aistax für Sie
Häufige Fragen
Bis wann muss ich neue Mitarbeitende bei der ÖGK anmelden?
Vor Arbeitsantritt (§ 33 Abs. 1 ASVG) — also bevor die Person zu arbeiten beginnt, nicht erst am Monatsende. Gemeldet wird elektronisch über ELDA; was dabei noch fehlt, folgt mit der Beitragsgrundlagenmeldung für den ersten Monat.
Kann ich einen Dienstnehmer selbst anmelden?
Ja. Die Formulare gibt es in ELDA; wer im Unternehmensserviceportal registriert ist, kommt mit einem einzigen Login hinein. Meldet Ihre Steuerberatung oder Personalverrechnung für Sie, macht sie das mit ihrer Lohnverrechnungssoftware — und braucht dafür vor dem ersten Arbeitstag die Angaben der neuen Person.
Müssen geringfügig Beschäftigte auch angemeldet werden?
Ja, ebenfalls vor Arbeitsantritt. Wer im Monat höchstens 551,10 € verdient (Wert 2026), ist nur in der Unfallversicherung teilversichert. Die Anmeldung zeigt das mit der Angabe Teilversicherung.
Was passiert, wenn die Anmeldung zu spät kommt?
Das ist eine Ordnungswidrigkeit: Geldstrafe von 730 € bis 2.180 €, im Wiederholungsfall von 2.180 € bis 5.000 € (§ 111 ASVG). Beim ersten Mal kann die Strafe auf 365 € sinken, wenn das Verschulden geringfügig und die Folgen unbedeutend sind. Zusätzlich können Beitragszuschläge anfallen.
Brauche ich einen Dienstzettel, wenn es einen Arbeitsvertrag gibt?
Nein, wenn der schriftliche Arbeitsvertrag alle Angaben enthält, die § 2 Abs. 2 AVRAG für den Dienstzettel verlangt. Fehlt etwas, bekommt die Person unverzüglich nach Beginn einen Dienstzettel.
Quellen
- § 33 Allgemeines Sozialversicherungsgesetz (Anmeldung vor Arbeitsantritt in zwei Schritten, Rest mit der Beitragsgrundlagenmeldung; ab 1.1.2026 mit Ausmaß der Arbeitszeit; binnen sieben Tagen elektronisch nachholen) RIS
- § 111 Allgemeines Sozialversicherungsgesetz (Meldeverstöße: 730 bis 2.180 €, Wiederholung 2.180 bis 5.000 €, Herabsetzung auf 365 €, Meldungsabschriften) RIS
- Anmelden von Personal (wer anzumelden ist, Beitragskontonummer, nur über ELDA, Daten der Anmeldung, Abschrift, Beitragszuschläge, Storno, USP-Login) USP
- Anmeldung (Meldefrist, Vor-Ort-Anmeldung, Versicherungsnummer Anforderung, erste mBGM bestätigt oder korrigiert die Anmeldung, Abschrift unverzüglich) ÖGK
- Vor-Ort-Anmeldung (per Telefax oder Telefon nur in Ausnahmefällen nach RMDFÜ; elektronisch binnen sieben Tagen nachholen) ÖGK
- Geringfügigkeit (Grenze 551,10 € im Monat 2026, nur Unfallversicherung, BV-Beitrag) ÖGK
- § 2 Arbeitsvertragsrechts-Anpassungsgesetz (Dienstzettel: Zeitpunkt, Inhalt, Arbeitsvertrag ersetzt ihn) RIS
- § 76 Einkommensteuergesetz (Lohnkonto ab dem 15. des Folgemonats, Inhalt) RIS
- Formular E 30 — Erklärung zur Berücksichtigung beim Arbeitgeber (Alleinverdiener-, Alleinerzieherabsetzbetrag, Familienbonus Plus) BMF
- § 129 Einkommensteuergesetz (Alleinverdiener- und Alleinerzieherabsetzbetrag nur bei einem Arbeitgeber; Familienbonus Plus je Kind nur bei einem Arbeitgeber) RIS
- Häufige Fragen zum Pendlerrechner (unterschriebener Ausdruck L 34 EDV an den Arbeitgeber) BMF
- Ausländische Beschäftigte (EU, EWR, Schweiz frei; Drittstaaten: kombinierte Bewilligung, freier Arbeitsmarktzugang oder Beschäftigungsbewilligung) USP
Geprüft am 23.10.2026.