Wer aufzeichnen muss
Jeder Betrieb, der Mitarbeitende beschäftigt, für die das Arbeitszeitgesetz gilt — das sind Beschäftigte ab 18 Jahren (§ 1 Abs. 1 AZG). Für Jugendliche unter 18 führen Sie ein Verzeichnis der Jugendlichen; es enthält auch die geleisteten Arbeitsstunden und deren Entlohnung (§ 26 KJBG).
Verantwortlich bleibt der Betrieb, auch wenn die Mitarbeitenden ihre Zeiten selbst eintragen. Dann leiten Sie sie dazu an, lassen sich die Aufzeichnungen aushändigen und kontrollieren sie (§ 26 Abs. 2 AZG).
Ausgenommen sind unter anderem leitende Angestellte mit maßgeblicher selbständiger Entscheidungsbefugnis, deren gesamte Arbeitszeit nicht gemessen oder im Voraus festgelegt wird oder die Lage und Dauer selbst festlegen können — ebenso nahe Angehörige unter denselben Bedingungen (§ 1 Abs. 2 Z 7 und 8 AZG). Ob eine Ausnahme greift, ist eine arbeitsrechtliche Frage: Klären Sie sie mit Ihrer Personalverrechnung oder Ihrer Interessenvertretung. Das ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Was in der Aufzeichnung stehen muss
- Beginn und Ende der Arbeitszeit — für jede Person und jeden Tag (§ 26 Abs. 1 AZG).
- Beginn und Ende der Ruhepausen — außer eine Vereinbarung regelt die Pausen (siehe unten).
- Daraus ablesbar: Tages- und Wochenarbeitszeit, tägliche und wöchentliche Ruhezeit.
- Bei Durchrechnung, etwa bei Gleitzeit: Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraums (§ 26 Abs. 1 AZG).
- Arbeit während der Wochenend-, Wochen-, Ersatz- oder Feiertagsruhe: Ort, Dauer und Art der Beschäftigung sowie die gewährte Ersatzruhe (§ 25 Abs. 1 ARG).
Geführt werden die Aufzeichnungen in der Betriebsstätte, in der die Person arbeitet. Bei Filialen müssen sie in der Filiale einsehbar sein — in der Zentrale reicht nicht.
Papier, Excel oder Zeiterfassung?
Alle drei sind möglich. § 26 Abs. 2 AZG nennt ausdrücklich Zeiterfassungssysteme, und die Arbeitsinspektion bietet selbst Musterformulare zum Ausfüllen an. Eine Tabelle in Excel tut es also auch — wenn sie die tatsächlich geleisteten Zeiten enthält. Ein Dienstplan allein ersetzt die Aufzeichnung grundsätzlich nicht; die Ausnahme für fixe Arbeitszeiten steht in der Tabelle weiter unten.
VorlageKostenlos, ohne Anmeldung
Vorlage: Arbeitszeitaufzeichnung für Excel
Ein Blatt je Person und Monat: Beginn, Ende, Ruhepause und eine Spalte für Urlaub, Krankenstand oder Feiertag. Die Arbeitszeit und die Monatssumme rechnet die Tabelle selbst, auch über Mitternacht. Unten ist Platz für Überstunden und zwei Bestätigungen; ein zweites Blatt fasst § 26 AZG zusammen.
Version 1.0 · Stand 21.10.2026
Stundenzettel und Stundenliste
Stundenzettel, Stundenliste oder Arbeitszeitaufzeichnung: Gemeint ist dasselbe — für jede Person Beginn und Ende der Arbeitszeit und der Ruhepausen (§ 26 Abs. 1 AZG). Die Vorlage oben ist so ein Stundenzettel für einen Monat: eine Zeile je Tag, die Stunden rechnet die Tabelle. Nur die Dauer der Arbeitszeit aufzuschreiben genügt bloß in den Fällen, die § 26 AZG erleichtert (siehe „Wenn — dann“). Ohne Papier geht es mit unserem Werkzeug Arbeitszeit & Personal: Mitarbeitende stempeln per Knopf oder Satz, die Aufzeichnung nach § 26 AZG gibt es jederzeit als Export.
So führen Sie die Vorlage
- Kopf ausfüllen. Name des Betriebs und der Person, Monat, vereinbarte Wochenstunden. Gibt es einen Durchrechnungszeitraum, tragen Sie Beginn und Dauer ein — das verlangt § 26 Abs. 1 AZG.
- Den ersten Tag des Monats eintragen. Die übrigen Tage und Wochentage füllen sich von selbst.
- Jeden Tag Beginn, Ende und Pause eintragen. Am besten am selben Tag — aus dem Gedächtnis am Monatsende wird es ungenau. Die Spalte „Arbeitszeit“ rechnet: Ende minus Beginn minus Pause.
- Abwesenheiten und Besonderes notieren. Urlaub, Krankenstand, Feiertag in die Spalte „Anmerkung“. Arbeit in der Wochenend- oder Feiertagsruhe dort mit Ort, Dauer und Art.
- Am Monatsende abschließen. Summe prüfen, Überstunden eintragen, beide Seiten bestätigen. Dann geht das Blatt an Ihre Personalverrechnung, und die Datei bleibt im Betrieb.
BeispielEin Tag im Café
Beispiel
Eine Mitarbeiterin mit 40 Wochenstunden beginnt am Dienstag um 07:30 und hört um 16:00 auf; Pause von 11:30 bis 12:00. In der Vorlage steht danach: Pause 30 Minuten, Arbeitszeit 8,00 Stunden. Weil die Tagesarbeitszeit mehr als sechs Stunden beträgt, ist diese halbe Stunde Ruhepause Pflicht (§ 11 Abs. 1 AZG).
Woran Sie die Zeiten messen
Die Aufzeichnung dient der Überwachung der Arbeitszeitregeln (§ 26 Abs. 1 AZG). Die wichtigsten Grenzen — Ausnahmen regeln das AZG selbst und der Kollektivvertrag:
- Normalarbeitszeit: 8 Stunden am Tag, 40 Stunden in der Woche (§ 3 Abs. 1 AZG).
- Höchstgrenzen: 12 Stunden am Tag, 60 Stunden in der Woche (§ 9 Abs. 1 AZG).
- Ruhepause: mindestens eine halbe Stunde, wenn die Tagesarbeitszeit mehr als sechs Stunden beträgt (§ 11 Abs. 1 AZG).
- Tägliche Ruhezeit: mindestens elf Stunden ohne Unterbrechung nach Arbeitsende (§ 12 Abs. 1 AZG).
Wenn — dann
| Wenn | dann |
|---|---|
| Mitarbeitende zeichnen selbst auf, etwa bei Gleitzeit | Sie leiten an, lassen sich die Aufzeichnungen nach der Gleitzeitperiode aushändigen und kontrollieren sie (§ 26 Abs. 2 AZG) |
| Jemand bestimmt Lage der Arbeitszeit und Arbeitsort weitgehend selbst oder arbeitet überwiegend in der eigenen Wohnung | Nur die Dauer der Tagesarbeitszeit aufzeichnen (§ 26 Abs. 3 AZG) |
| Eine Betriebsvereinbarung — ohne Betriebsrat eine schriftliche Einzelvereinbarung — legt die Pausen fest oder gibt einen Zeitraum dafür vor | Pausen müssen nicht aufgezeichnet werden, solange davon nicht abgewichen wird (§ 26 Abs. 5 AZG); bei Jugendlichen gilt das nicht |
| Es gibt eine schriftlich festgehaltene fixe Arbeitszeiteinteilung | Einhaltung zumindest am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode bestätigen, nur Abweichungen laufend aufzeichnen (§ 26 Abs. 5a AZG) |
| Jemand arbeitet in der Wochenend- oder Feiertagsruhe | Ort, Dauer und Art der Arbeit sowie die Ersatzruhe aufzeichnen (§ 25 Abs. 1 ARG) |
| Eine beschäftigte Person verlangt ihre Aufzeichnungen | Einmal im Monat kostenfrei übermitteln (§ 26 Abs. 8 AZG) |
| Das Arbeitsinspektorat fragt nach | Auskunft geben und Einsicht gewähren (§ 26 Abs. 6 AZG) |
Wie lange aufbewahren — und was bei Fehlern droht
Die Aufzeichnungen bleiben mindestens ein Jahr aufbewahrt; bei Durchrechnung der Arbeitszeit beginnt die Frist mit dem Ende des Durchrechnungszeitraums. Aus anderen Rechtsvorschriften können sich längere Fristen ergeben — fragen Sie Ihre Steuerberatung, was davon für Ihre Lohnunterlagen gilt. Das Verzeichnis der Jugendlichen wird zwei Jahre aufbewahrt.
bis 1.815 €Geldstrafe, wenn keine Aufzeichnungen geführt werden — je beschäftigter Person, wenn sich die Arbeitszeit dadurch nicht feststellen lässt · § 28 Abs. 2 Z 7, Abs. 8 AZG
Wer keine Aufzeichnungen führt, zahlt 72 bis 1.815 €, im Wiederholungsfall 145 bis 1.815 € (§ 28 Abs. 2 Z 7 AZG). Mangelhaft geführte Aufzeichnungen kosten 20 bis 436 € (§ 28 Abs. 1 Z 3 AZG). Lässt sich wegen fehlender Aufzeichnungen die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nicht oder nur unzumutbar feststellen, wird für jede beschäftigte Person gesondert bestraft (§ 28 Abs. 8 AZG). Dazu kommt: Verfallsfristen für Ansprüche der Beschäftigten sind dann gehemmt, laufen also nicht weiter (§ 26 Abs. 9 AZG).
Das erledigt Aistax für Sie
Häufige Fragen
Muss ich die Arbeitszeit auch bei Teilzeit und geringfügig Beschäftigten aufzeichnen?
Ja. Das Arbeitszeitgesetz gilt für Beschäftigte ab 18 Jahren (§ 1 Abs. 1 AZG); Teilzeit und geringfügige Beschäftigung sind in den Ausnahmen von § 1 Abs. 2 AZG nicht genannt. Für Jugendliche unter 18 gilt das Verzeichnis nach § 26 KJBG.
Darf ich die Arbeitszeit in Excel aufzeichnen?
Ja. Entscheidend ist der Inhalt: Beginn und Ende der Arbeitszeit und der Ruhepausen, für jede Person, mit den tatsächlich geleisteten Zeiten. Die Excel-Vorlage auf dieser Seite enthält diese Spalten.
Müssen Pausen aufgezeichnet werden?
Grundsätzlich ja. Die Pflicht entfällt, wenn eine Betriebsvereinbarung — in Betrieben ohne Betriebsrat eine schriftliche Einzelvereinbarung — Beginn und Ende der Pausen festlegt oder einen Zeitraum dafür vorgibt und davon nicht abgewichen wird (§ 26 Abs. 5 AZG). Für Jugendliche gilt diese Erleichterung nicht.
Wie lange muss ich Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahren?
Mindestens ein Jahr; bei Durchrechnung ab dem Ende des Durchrechnungszeitraums. Andere Vorschriften können längere Fristen verlangen. Das Verzeichnis der Jugendlichen wird zwei Jahre aufbewahrt.
Was gilt im Home-Office?
Arbeitet jemand überwiegend in der eigenen Wohnung oder bestimmt Arbeitsort und Lage der Arbeitszeit weitgehend selbst, genügt die Dauer der Tagesarbeitszeit (§ 26 Abs. 3 AZG). Beginn und Ende müssen dann nicht aufgezeichnet werden.
Quellen
- § 26 Arbeitszeitgesetz (Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht: Inhalt, Durchrechnung, Gleitzeit, Home-Office, Pausen, fixe Arbeitszeiteinteilung, Überstunden in der Abrechnung, Übermittlung, Verfallsfristen) RIS
- § 28 Arbeitszeitgesetz (Strafbestimmungen: 20 bis 436 €, 72 bis 1.815 €, je beschäftigter Person) RIS
- § 1 Arbeitszeitgesetz (Geltungsbereich: ab 18 Jahren, Ausnahmen) RIS
- § 3 Arbeitszeitgesetz (Normalarbeitszeit: 8 und 40 Stunden) RIS
- § 9 Arbeitszeitgesetz (Höchstgrenzen: 12 und 60 Stunden) RIS
- § 11 Arbeitszeitgesetz (Ruhepause ab mehr als sechs Stunden) RIS
- § 12 Arbeitszeitgesetz (tägliche Ruhezeit: elf Stunden) RIS
- § 25 Arbeitsruhegesetz (Aufzeichnungen bei Arbeit in der Wochenend-, Wochen-, Ersatz- und Feiertagsruhe) RIS
- § 26 Kinder- und Jugendlichen-Beschäftigungsgesetz (Verzeichnis der Jugendlichen) RIS
- Aushang und Aufzeichnung der Arbeitszeit (Inhalt, Betriebsstätte und Filialen, ein Jahr aufbewahren, keine Pausen-Erleichterung für Jugendliche, Dienstplan, Musterformulare) Arbeitsinspektion
- Arbeitszeitaufzeichnungen (Inhalt, Tages- und Wochenarbeitszeit, Ruhezeiten, Fristen: ein Jahr, ab Ende der Durchrechnung, Verzeichnis der Jugendlichen zwei Jahre) USP
Geprüft am 28.10.2026.