Google Workspace und Ihre Steuerberatung: jede Rechnung aus Gmail erfasst.

Export aus Google Workspace

Was wir aus Google Workspace holen

• Rechnungen samt Anhang aus dem Gmail-Postfach, das Sie bestimmen — als PDF, als E-⁠Rechnung oder als Rechnung im Text der Mail.
• Rechnungen als Link auf Google Drive. Zu große Dateien verschickt Gmail nicht als Anhang, sondern als Drive-⁠Link. Auch diese Rechnungen holen wir, soweit die Datei für das Postfach freigegeben ist.
• Mails mit Ihrem Label „Rechnungen“ oder mit PDF-⁠Anhang — Gmail kennt dafür eigene Suchbegriffe wie Anhang, Dateityp oder Drive-Datei. So finden wir auch Rechnungen, die schon länger im Postfach liegen.
• Den gemeinsamen Posteingang einer Google-Gruppe, etwa rechnungen@, wenn Ihr Team die Rechnungen dort zusammen bearbeitet.

Schnittstelle · Integration

So binden wir Google Workspace an

1. Sie geben den Zugriff einmal frei. Wir lesen über die Gmail-⁠API mit der Berechtigung, die Google „gmail.readonly“ nennt: Nachrichten ansehen — nicht senden, nicht löschen.
2. Für mehrere Postfächer der Firma kann die Person, die bei Ihnen Super Admin ist, den Zugriff zentral in der Admin-Konsole erteilen (domainweite Delegierung) — beschränkt auf genau diesen Lesebereich.
3. Gmail meldet uns Änderungen im Postfach von sich aus. Eine neue Rechnung holen wir, sobald sie eintrifft — niemand muss sie weiterleiten.
4. Wenn sonst nichts geht: Ein Gmail-Filter leitet neue Rechnungen an eine Adresse weiter, die wir lesen. Er erfasst nur Mails, die ab dann eintreffen — für die Rechnungen davor vereinbaren wir mit Ihnen einen eigenen Weg.