Integrationen · CRM und Projekte
HubSpot und Ihre Steuerberatung: Deals, Rechnungen und Zahlungen abgeglichen.
Sie verkaufen mit HubSpot. Wir lesen Deals und Rechnungen über die Schnittstelle, suchen zu jeder Rechnung den Zahlungseingang auf der Bank und übergeben alles vollständig an Ihre Steuerberatung — im Format ihres Programms. HubSpot bleibt Ihr CRM.
Angaben zu HubSpot: developers.hubspot.com, knowledge.hubspot.com, geprüft am 17.10.2026 · Quellen
SteckbriefCRM und Projekte
HubSpot
CRM mit Deals, Angeboten und Rechnungen
- Was wir holen
- Rechnungen mit Status, gewonnene Deals, Positionen, Kontakte und Firmen
- Anbindung
- Schnittstelle (API) Leserechte, Schreibrecht nur auf Wunsch
- Wie oft
- Täglich
- Ihr Aufwand
- Einmal den Zugang freigeben
- Einrichtung
- ab 490 € einmalig, je weiteres System 250 €
Wir holen Daten aus HubSpot — ohne Partnerschaft mit dem Hersteller.
01Export und Schnittstelle
Export aus HubSpot
Was wir aus HubSpot holen
- Rechnungen aus HubSpot mit Status Entwurf, offen, bezahlt oder storniert, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum und dem PDF der Rechnung.
- Positionen jeder Rechnung — auch wenn sie per „Deal in Rechnung umwandeln“ oder aus einem Angebot entstanden ist.
- Gewonnene Deals mit Betrag, Abschlussdatum und Phase, damit kein verkaufter Auftrag ohne Rechnung bleibt.
- Kontakte und Firmen zu Rechnung und Deal — so trägt jeder Zahlungseingang den richtigen Namen.
Schnittstelle · Integration
So binden wir HubSpot an
- Sie geben uns einmal Zugang über die Schnittstelle (API) von HubSpot — mit Leserechten für Rechnungen und Deals. Ein Schreibrecht kommt nur dazu, wenn wir auf Ihren Wunsch den Status „bezahlt“ in den Deal zurückschreiben.
- Ab dann holen wir neue und geänderte Rechnungen jeden Tag selbst. Ihr Vertrieb arbeitet in HubSpot weiter wie bisher; Listen exportieren fällt weg.
- Schreiben Sie Rechnungen nicht in HubSpot, sondern in einem eigenen Programm, binden wir das zusätzlich an und verbinden beides über den Deal.
02Rechnungen
Rechnungen: Ihr Programm oder Aistax.
Zwei Wege — welchen Sie nehmen, entscheiden Sie bei der Einrichtung.
Weg 1
Ihr Programm schreibt.
Rechnungen schreibt Ihr Plugin oder Programm, wir lesen sie.
Weg 2
Aistax schreibt.
Aistax schreibt die Rechnung zum gewonnenen Deal — mit Ihrer Nummer, Ihrem Logo, von Ihrer Adresse. Die Verbindung richten wir bei der Einrichtung ein.
Auf Wunsch schreiben wir den Status „bezahlt“ in den Deal zurück — nur mit dem Schreibrecht, das Sie dafür freigeben.
03Prüfen und abgleichen
Deal, Rechnung, Zahlungseingang. Täglich zusammengeführt.
HubSpot zeigt, was verkauft und verrechnet ist. Die Bank zeigt, was bezahlt wurde. Wir führen beides zusammen und sagen Ihnen, wo etwas fehlt.
- Gewonnen, aber nicht verrechnet. Steht ein Deal auf gewonnen und gibt es noch keine Rechnung, fragen wir nach — einmal, nicht jede Woche.
- Teilzahlungen. HubSpot erlaubt Teilzahlungen, ordnet sie aber keiner einzelnen Position zu. Wir verfolgen den offenen Rest bis zur letzten Zahlung.
- Stornierte Rechnungen. Wird eine Rechnung storniert und neu geschrieben, geht nur die gültige an die Steuerberatung, mit dem Hinweis auf die stornierte.
04Übergabe
Import in BMD, RZL, DATEV. Ohne dass Sie exportieren.
Ihre Steuerberatung bekommt die Rechnungen aus HubSpot vollständig und geprüft, jede mit ihrem Zahlungseingang — im Format ihres Programms, zusammen mit allen anderen Belegen.
- Ihr CRMHubSpotRechnungen, gewonnene Deals, Positionen
- AistaxHolen, prüfen, abgleichenZahlungseingänge zugeordnet, offene Deals nachgefragt
- Ihre SteuerberatungBMD, RZL, DATEVIm Format ihres Programms. Buchen, UVA und Jahresabschluss bleiben bei ihr.
05Fragen
Fragen zu HubSpot
Muss ich aus HubSpot etwas exportieren?
Nein. Wir lesen Rechnungen und Deals direkt über die Schnittstelle von HubSpot. Sie geben einmal den Zugang frei — mit Leserechten; ein Schreibrecht nur, wenn wir den Status „bezahlt“ zurückschreiben sollen.
Bleibt HubSpot mein CRM?
Ja. Vertrieb und Angebote bleiben in HubSpot, Rechnungen auch, wenn Sie sie dort schreiben. Ändern würden wir nur eines, und nur auf Ihren Wunsch: den Status „bezahlt“ am Deal.
Was braucht meine Steuerberatung aus HubSpot?
Jede gültige Ausgangsrechnung mit ihren Positionen und dem PDF, dazu die Information, welcher Zahlungseingang zu welcher Rechnung gehört und was noch offen ist. Wir übergeben jede Rechnung mit ihrem Zahlungseingang, auch bei Teilzahlungen, im Format ihres Programms, ob BMD, RZL oder DATEV.
Wir schreiben Rechnungen gar nicht in HubSpot. Bringt das trotzdem etwas?
Ja. Dann holen wir die Rechnungen aus Ihrem Rechnungsprogramm und nehmen aus HubSpot die gewonnenen Deals dazu. So sehen wir, welcher Auftrag schon verrechnet und bezahlt ist und welcher nicht.
Können Sie über HubSpot oder die Bank Zahlungen auslösen?
Nein. Zahlungen lösen wir nie aus, und Rechnungen in HubSpot ändern wir nicht — Überweisungen geben ausschließlich Sie frei.
Brauche ich ein zusätzliches Plugin?
Für Weg 1 nicht: Rechnungen schreibt Ihr CRM oder Ihr Rechnungsprogramm, wir lesen Deals und Rechnungen über die Schnittstelle von HubSpot. Für Weg 2 richten wir die Verbindung bei der Einrichtung ein — je nach CRM über die Schnittstelle oder eine kleine App, die wir mit Ihnen installieren. Ein Schreibrecht braucht sie nur, wenn wir den Status „bezahlt“ in den Deal zurückschreiben sollen.
Weiterführende Seiten
Oft zusammen mit HubSpot
Branchen und Wissen
Quellen
developers.hubspot.com/docs/api-reference/crm-invoices-v3/guide — Invoices API: Rechnungen lesen, Status draft/open/paid/voided, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, PDF-Download-Link, Pflicht-Verknüpfung Kontakt und Position, Scopes crm.objects.invoices.read
geprüft 17.10.2026knowledge.hubspot.com/invoices/create-and-manage-invoices — Rechnungen erstellen und verwalten: Deal in Rechnung umwandeln, Rechnung aus Angebot, Teilzahlungen ohne Zuordnung zu Positionen
geprüft 17.10.2026developers.hubspot.com/docs/api-reference/crm-deals-v3/guide — Deals API: Phase, Pipeline, Betrag, Abschlussdatum, Verknüpfung mit Kontakten und Firmen, Scope crm.objects.deals.read
geprüft 17.10.2026
Der Name HubSpot ist eine Marke des Herstellers. Wir nennen ihn nur, um zu zeigen, aus welchem System wir Daten holen — ohne Partnerschaft mit dem Hersteller. Etwas ist nicht mehr aktuell? Schreiben Sie uns an office@aistax.at — wir korrigieren es.
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