Was ein Bewirtungsbeleg nachweisen muss
Kosten für die Bewirtung von Geschäftsfreunden sind grundsätzlich nicht abzugsfähige Repräsentationsaufwendungen. Weisen Sie nach, dass die Bewirtung der Werbung dient und die betriebliche oder berufliche Veranlassung weitaus überwiegt, können die Kosten zur Hälfte abgezogen werden (§ 20 Abs. 1 Z 3 EStG). Ein bestimmtes Formular nennt das Gesetz dafür nicht — es verlangt den Nachweis.
Wie dieser Nachweis aussieht, beschreiben die Einkommensteuerrichtlinien des Finanzministeriums:
- Er ist für jede einzelne Ausgabe zu führen; bloßes Glaubhaftmachen reicht nicht (EStR 2000 Rz 4823).
- Darzulegen ist, welches konkrete Rechtsgeschäft bei der Bewirtung zu welchem Zeitpunkt abgeschlossen oder im Einzelfall ernsthaft angestrebt wurde (EStR 2000 Rz 4823).
- Werbung heißt im Wesentlichen Produkt- oder Leistungsinformation: Es reicht, darzutun, dass Sie bei der Bewirtung jeweils eine auf Ihre Tätigkeit bezogene Leistungsinformation gegeben haben (EStR 2000 Rz 4822).
- Geschäftsfreunde sind Personen, mit denen eine geschäftliche Verbindung besteht oder angestrebt wird, auch deren Arbeitnehmer — nicht aber Ihre eigenen Mitarbeitenden (EStR 2000 Rz 4816).
Als Bewirtungsspesen gelten Geschäftsessen im Betrieb oder außerhalb, etwa im Restaurant, aber auch übernommene Hotelkosten eines Gastes (EStR 2000 Rz 4815).
50 %der Bewirtungskosten absetzbar, wenn Werbezweck und weitaus überwiegende betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind · § 20 Abs. 1 Z 3 EStG
Was auf den Bewirtungsbeleg gehört
| Teil | Was darauf steht | Grundlage |
|---|---|---|
| Rechnung des Lokals bis 400 € | Kassabon mit Name und Anschrift des Lokals, Speisen und Getränken mit Menge, Tag, Bruttobetrag und Steuersatz — Ihr Firmenname muss nicht draufstehen | § 11 Abs. 6 UStG |
| Rechnung des Lokals über 400 € | Rechnung mit allen Angaben, auch Name und Anschrift Ihres Unternehmens, Rechnungsnummer und getrennt ausgewiesener Steuer | § 11 Abs. 1 Z 3 UStG |
| Wer bewirtet wurde | Namen der Gäste und ihr Unternehmen | EStR 2000 Rz 4816 |
| Wer von Ihrer Seite dabei war | Sie selbst oder Mitarbeitende — auch ihr Essen fällt unter die Hälfte-Regel | EStR 2000 Rz 4824 |
| Welches Geschäft | das konkrete Geschäft, das abgeschlossen oder ernsthaft angestrebt wurde, mit Zeitpunkt | EStR 2000 Rz 4823 |
| Welche Leistungsinformation | was Sie über Ihre Produkte oder Leistungen vorgestellt haben | EStR 2000 Rz 4822 |
Datum, Lokal und Betrag stehen schon auf der Rechnung. Ein Wort wie „Geschäftsessen“ beschreibt noch kein konkretes Geschäft — schreiben Sie, worum es ging. Welche Angaben eine Rechnung in welchem Fall braucht, zeigt der Check Rechnungsmerkmale.
BeispielMittagessen mit einem Hotel
Beispiel
Eine Tischlerei lädt die Geschäftsführerin und den Einkaufsleiter eines Hotels zum Mittagessen ein und stellt dabei ihr Angebot für 24 Zimmertüren vor: Muster, Holzarten, Lieferzeit. Die Rechnung des Lokals lautet auf 186,40 € einschließlich Umsatzsteuer, bezahlt mit der Firmenkarte. Bis 400 € reicht der Kassabon als Kleinbetragsrechnung — auch ohne den Namen der Tischlerei.
Die Notiz dazu, noch am selben Tag:
„Gäste: A. Huber (Geschäftsführung) und B. Novak (Einkauf), Hotel Beispiel GmbH. Von uns: C. Berger. Anlass: Angebot Nr. 2026-118 über 24 Zimmertüren vorgestellt, Muster und Lieferzeiten besprochen; Auftrag angestrebt.“
Ob dieses Essen zur Hälfte absetzbar ist und die Vorsteuer abgezogen wird, beurteilt Ihre Steuerberatung — mit Rechnung und Notiz hat sie, was sie dafür braucht.
So füllen Sie den Bewirtungsbeleg aus
- Rechnung mitnehmen. Bis 400 € brutto genügt der Kassabon. Darüber verlangen Sie eine Rechnung auf Ihr Unternehmen: Wer an ein Unternehmen für dessen Unternehmen leistet, muss eine Rechnung ausstellen (§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG).
- Gäste notieren. Namen und Unternehmen der Gäste, dazu, wer von Ihrer Seite dabei war.
- Geschäft konkret benennen. Welches Geschäft abgeschlossen oder ernsthaft angestrebt wurde und welche Information über Ihre Produkte oder Leistungen Sie gegeben haben.
- Notiz und Rechnung zusammenhalten. Auf der Rückseite des Bons oder als Text zum Foto — so, dass beide für jede einzelne Bewirtung zusammenbleiben.
- Sieben Jahre aufbewahren. Belege werden sieben Jahre aufbewahrt, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen (§ 132 Abs. 1 BAO). Ein Foto am selben Tag sichert den Bon.
Wenn — dann
| Wenn | dann |
|---|---|
| Sie bewirten Geschäftsfreunde, stellen Ihre Leistung vor und streben ein konkretes Geschäft an | Zur Hälfte abzugsfähig, wenn Sie es für diese Bewirtung nachweisen (§ 20 Abs. 1 Z 3 EStG, EStR 2000 Rz 4822 und 4823). |
| Das Arbeitsessen findet nach dem Geschäftsabschluss statt | Zur Gänze nicht abzugsfähig (EStR 2000 Rz 4825). |
| Sie bewirten Gäste in Ihrem Haushalt, aus persönlichem Anlass wie einem Geburtstag oder nach Konzert, Theater oder Ball | Zur Gänze nicht abzugsfähig (EStR 2000 Rz 4825). |
| Die Bewirtung ist selbst Werbung — Verkostung oder Kostproben Ihrer Produkte, ein einfaches Essen bei einer Produktpräsentation | Zur Gänze abzugsfähig (EStR 2000 Rz 4819). |
| Sie laden Ihre eigenen Mitarbeitenden ein | Keine Bewirtung von Geschäftsfreunden (EStR 2000 Rz 4816). Wie das Essen zu behandeln ist, klärt Ihre Steuerberatung. |
| Mitarbeitende bewirten Geschäftsfreunde in Ihrem Auftrag und bekommen die Kosten ersetzt | Bei Ihnen gilt die Hälfte-Regel, bei den Mitarbeitenden ist der Ersatz Auslagenersatz (EStR 2000 Rz 4824). Rechnung und Notiz kommen dann von ihnen — bei Zahlung mit der Firmenkarte: Firmenkarten und Spesen. |
| Sie sind freiberuflich tätig | Der Werbeeffekt tritt in der Regel hinter die Repräsentation zurück; geprüft wird im Einzelfall (EStR 2000 Rz 4829). |
| Die Rechnung über 400 € trägt nicht Ihren Firmennamen | Eine Rechnung mit allen Angaben beim Lokal anfordern (§ 11 Abs. 1 UStG). |
| Der Beleg ist weg | Beleg fehlt: Was tun? |
Vorsteuer aus dem Geschäftsessen
Die Umsatzsteuer aus einer Rechnung für Leistungen an Ihr Unternehmen ziehen Sie als Vorsteuer ab (§ 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG). Leistungen, deren Kosten überwiegend nicht abzugsfähig sind, gelten aber nicht als für das Unternehmen ausgeführt (§ 12 Abs. 2 Z 2 lit. a UStG). Für Geschäftsessen heißt das nach den Umsatzsteuerrichtlinien: Dient die Bewirtung der Werbung und überwiegt die betriebliche Veranlassung bei weitem, steht der Vorsteuerabzug zur Gänze zu, sonst ist er zur Gänze ausgeschlossen — mit demselben Nachweis wie bei der Einkommensteuer (UStR 2000 Rz 1925). Steht schon beim Essen im Lokal fest, dass die Kosten nicht abzugsfähig sind, gibt es von vornherein keinen Vorsteuerabzug (UStR 2000 Rz 1926).
Auch aus einer Kleinbetragsrechnung bis 400 € wird die Vorsteuer aus Bruttobetrag und Steuersatz herausgerechnet, wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind. Mehr dazu: Kleinbetragsrechnung.
Das erledigt Aistax für Sie
Häufige Fragen
Gibt es in Österreich ein vorgeschriebenes Formular für den Bewirtungsbeleg?
Nein. § 20 Abs. 1 Z 3 EStG verlangt einen Nachweis, nennt aber kein Formular. Nach den Einkommensteuerrichtlinien ist für jede einzelne Bewirtung darzulegen, welches konkrete Geschäft abgeschlossen oder ernsthaft angestrebt wurde (EStR 2000 Rz 4823). Rechnung des Lokals und eine Notiz mit Gästen und Anlass halten das fest.
Sind Geschäftsessen in Österreich zu 50 % absetzbar?
Zur Hälfte — und nur, wenn Werbezweck und weitaus überwiegende betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind (§ 20 Abs. 1 Z 3 EStG). Fehlt der Nachweis, ist das Essen gar nicht abzugsfähig. Vorlagen mit anderen Prozentsätzen folgen nicht dem österreichischen Gesetz.
Zählt mein eigenes Essen mit?
Ja. Unter die Hälfte-Regel fallen die Aufwendungen für die Gäste, für Sie selbst und für Ihre Mitarbeitenden, die dabei sind (EStR 2000 Rz 4824).
Reicht der Kassabon ohne meinen Firmennamen?
Bis 400 € brutto ja: Eine Kleinbetragsrechnung braucht weder Namen noch Anschrift des Empfängers (§ 11 Abs. 6 UStG). Über 400 € braucht es eine Rechnung mit Name und Anschrift Ihres Unternehmens (§ 11 Abs. 1 Z 3 UStG).
Kann ich aus dem Geschäftsessen die Vorsteuer abziehen?
Nach den Umsatzsteuerrichtlinien zur Gänze, wenn die Bewirtung der Werbung dient und die betriebliche Veranlassung bei weitem überwiegt; sonst gar nicht (UStR 2000 Rz 1925). Ob das bei Ihrem Essen zutrifft, klärt Ihre Steuerberatung.
Quellen
- § 20 Abs. 1 Z 3 EStG 1988: Bewirtung von Geschäftsfreunden ist Repräsentationsaufwand; bei nachgewiesenem Werbezweck und weitaus überwiegender betrieblicher Veranlassung zur Hälfte abziehbar RIS
- EStR 2000 Rz 4815–4829: Bewirtungsspesen, Geschäftsfreunde, Verkostung voll abzugsfähig, Werbung = Leistungsinformation, Nachweis je Ausgabe mit konkretem Rechtsgeschäft, Hälfte-Regel auch für Gastgeber und Dienstnehmer, nicht abzugsfähige Fälle BMF (Findok)
- UStR 2000 Rz 1925–1926: Vorsteuer aus Geschäftsessen zur Gänze bei Werbezweck und weitaus überwiegender betrieblicher Veranlassung, sonst ausgeschlossen; Nachweis nach EStR Rz 4823 BMF (Findok)
- § 12 UStG 1994: Abs. 1 Z 1 lit. a Vorsteuer aus einer Rechnung (§ 11); Abs. 2 Z 2 lit. a nicht für das Unternehmen bei überwiegend nicht abzugsfähigen Aufwendungen nach § 20 Abs. 1 Z 1 bis 5 EStG RIS
- § 11 UStG 1994: Abs. 1 Z 1 Rechnungspflicht an Unternehmer; Abs. 1 Z 3 alle Angaben inkl. Empfänger, Nummer, Steuerbetrag; Abs. 6 Kleinbetragsrechnung bis 400 € RIS
- Kleinbetragsrechnungen: 400 € brutto; Name und Adresse des Empfängers können entfallen; Vorsteuer aus Bruttobetrag und Steuersatz bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen USP (BMF)
- § 132 BAO: Abs. 1 — Belege sieben Jahre aufbewahren, ab Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen RIS
Geprüft am 23.10.2026.