Was zur Reisekostenabrechnung gehört
Eine Dienstreise liegt vor, wenn Mitarbeitende im Auftrag des Betriebs ihren Dienstort verlassen, um anderswo zu arbeiten — oder so weit weg arbeiten, dass eine tägliche Rückkehr nach Hause nicht zumutbar ist (§ 26 Z 4 EStG). Angeordnet haben muss die Reise der Betrieb; der Weg zwischen Wohnung und regulärem Dienstort ist keine Dienstreise (USP).
Abgerechnet werden:
- Fahrtkosten — Bahn- oder Flugticket, Taxi, öffentliche Verkehrsmittel oder Kilometergeld für das eigene Fahrzeug.
- Tagesgeld für die Verpflegung — im Alltag meist „Diäten“ oder „Taggeld“ genannt; im Gesetz heißt es Tagesgeld (§ 26 Z 4 lit. b EStG).
- Nächtigung — die Hotelrechnung oder das pauschale Nächtigungsgeld.
- Nebenspesen, etwa Telefon oder öffentliche Verkehrsmittel vor Ort (USP).
Wie viel Ihr Betrieb ersetzt, regeln meist Kollektivvertrag oder Arbeitsvertrag. Gibt es keine Vereinbarung, haben Mitarbeitende Anspruch auf alle tatsächlich verursachten Kosten — gegen Nachweis (USP).
Spesen ohne Reise: Auslagenersatz
Legt jemand Geld für den Betrieb aus — Büromaterial, Porto, eine kleine Besorgung —, ersetzen Sie den Betrag gegen den Beleg. Solche Auslagenersätze gehören nicht zum Lohn (§ 26 Z 2 EStG) und nicht zum beitragspflichtigen Entgelt (§ 49 Abs. 3 Z 1 ASVG). Der Beleg zeigt, dass es eine Auslage für den Betrieb war.
Tagesgeld
30 €Tagesgeld für Inlandsdienstreisen für 24 Stunden, steuerfrei · § 26 Z 4 lit. b EStG
- Bis drei Stunden gibt es kein steuerfreies Tagesgeld.
- Länger als drei Stunden: Für jede angefangene Stunde ein Zwölftel, also 2,50 € (§ 26 Z 4 lit. b EStG, USP). Ab mehr als elf Stunden steht das volle Tagesgeld zu.
- Abrechnung nach Kalendertagen: Rechnet Ihr Betrieb so ab, steht das Tagesgeld für den Kalendertag zu (§ 26 Z 4 lit. b EStG).
- Mehr als 30 € bleiben auch mit Nachweis nicht steuerfrei. Der Teil über dem Satz ist steuerpflichtiger Arbeitslohn (§ 26 Z 4 EStG, USP).
- Auslandsreisen: bis zum Höchstsatz der Bundesbediensteten für den jeweiligen Staat (§ 26 Z 4 lit. d EStG); die Sätze stehen in Rz 1405 der Lohnsteuerrichtlinien (USP).
Bei Dienstreisen, bei denen die tägliche Rückkehr nach Hause zumutbar ist, entsteht am selben Einsatzort ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit: bei durchgehender und regelmäßiger Tätigkeit nach den ersten fünf Tagen, bei unregelmäßig wiederkehrender nach den ersten 15 Tagen. Tagesgeld ab dem 6. beziehungsweise 16. Tag ist dann steuerpflichtig. Ist die tägliche Rückkehr nicht zumutbar, bleibt das Tagesgeld am selben Ort sechs Monate steuerfrei, ab dem 7. Monat ist es steuerpflichtig (USP). Beides gilt nicht, wenn ein Kollektivvertrag oder eine andere lohngestaltende Vorschrift das Tagesgeld etwa für Außendienst, Fahrtätigkeit oder Baustellen- und Montagetätigkeit regelt (USP).
Kilometergeld
Fahren Mitarbeitende mit dem eigenen Fahrzeug, ist das amtliche Kilometergeld steuerfrei, solange es eine Dienstreise ist, der Höchstsatz nicht überschritten wird, die Person für den Betrieb des Fahrzeugs selbst aufkommt und ein Fahrtenbuch oder andere Unterlagen die gefahrenen Kilometer belegen (BMF).
| Fahrzeug | Kilometergeld ab 1. Juli 2025 |
|---|---|
| Pkw | 0,50 € je km |
| Motorrad, Motorfahrrad | 0,25 € je km |
| Mitfahrende | 0,15 € je km |
| Fahrrad | 0,25 € je km |
Steuerfrei ist das Kilometergeld für höchstens 30.000 Kilometer im Kalenderjahr. Es deckt alle Kosten des Fahrzeugs ab, auch Treibstoff, Parkgebühren, Maut und Vignette (BMF) — diese Belege rechnen Mitarbeitende daneben nicht ab.
Ins Fahrtenbuch gehören alle Fahrten mit Datum, Ausgangs- und Zielpunkt, Zweck, Kilometerstand und gefahrenen Kilometern (USP) — wie Sie es führen, steht unter Fahrtenbuch. Den Betrag für Ihre Kilometer rechnet der Kilometergeld-Rechner.
Nächtigung
Ohne Nachweis höherer Kosten bleiben im Inland 17 € je Nacht einschließlich Frühstück steuerfrei (§ 26 Z 4 lit. c EStG). Höhere Kosten ersetzen Sie gegen die Hotelrechnung. Dass tatsächlich genächtigt wurde, ist nachzuweisen, etwa mit der Hotelrechnung — bei Entfernungen über 120 km nicht (USP). Das pauschale Nächtigungsgeld ist grundsätzlich höchstens sechs Monate lang steuerfrei (USP).
BeispielEin Kundentermin in Linz
Beispiel
Eine Technikerin fährt im Auftrag ihres Betriebs mit dem eigenen Pkw von Wien zu einem Kunden nach Linz: Abfahrt 07:00, Rückkehr 17:30, laut Fahrtenbuch 370 km. Die Reise dauert 10,5 Stunden — elf angefangene Stunden, also 11/12 von 30 € = 27,50 € Tagesgeld. Kilometergeld: 370 km × 0,50 € = 185,00 €; die Parkgebühr in Linz ist damit abgegolten. Zusammen 212,50 €, steuer- und beitragsfrei, weil kein Satz überschritten ist. Zahlt der Betrieb laut Kollektivvertrag mehr Tagesgeld, ist der Teil über 27,50 € steuerpflichtiger Arbeitslohn.
So läuft die Reisekostenabrechnung
- Reise anordnen. Ziel und Zweck festhalten — eine Dienstreise ist es nur, wenn der Betrieb sie angeordnet hat (USP).
- Beginn und Ende notieren. Datum und Uhrzeit von Abfahrt und Rückkehr: Daraus ergibt sich das Tagesgeld, ein Zwölftel je angefangene Stunde ab mehr als drei Stunden.
- Fahrten aufzeichnen. Mit dem eigenen Fahrzeug ins Fahrtenbuch: Datum, Ausgangs- und Zielpunkt, Zweck, Kilometerstand, gefahrene Kilometer (USP).
- Belege sammeln. Ticket, Taxi, Hotelrechnung und jede ausgelegte Ausgabe. Bis 400 € genügt eine Kleinbetragsrechnung (§ 11 Abs. 6 UStG), darüber braucht die Rechnung alle Pflichtangaben. Kleinbetragsrechnung
- Abrechnen und weitergeben. Die Abrechnung mit den Belegen geht mit den Lohndaten des Monats an Ihre Personalverrechnung. Die Belege bewahren Sie sieben Jahre auf (§ 132 Abs. 1 BAO).
Wenn — dann
| Wenn | dann |
|---|---|
| Die Reise dauert höchstens drei Stunden | Kein steuerfreies Tagesgeld (§ 26 Z 4 lit. b EStG); Fahrtkosten und Kilometergeld ersetzen Sie trotzdem |
| Ihr Betrieb zahlt mehr als die steuerfreien Sätze | Der Teil darüber ist steuerpflichtiger Arbeitslohn (§ 26 Z 4 EStG) |
| Jemand fährt mit dem Firmenauto | Kein Kilometergeld — steuerfrei ist es nur, wenn die Person für den Betrieb des Fahrzeugs selbst aufkommt (BMF) |
| Der Betrieb stellt die Nächtigung kostenlos | Mit Frühstück ist gezahltes Nächtigungsgeld nicht steuerfrei; ohne Frühstück bleiben dafür 4,50 € je Nacht ohne Beleg steuerfrei (USP) |
| Eine Auslandsreise steht an | Kostenersätze vorher vereinbaren — Tagesgeldsätze in Kollektiv- und Arbeitsverträgen gelten oft nur im Inland (USP) |
| Ein Beleg fehlt | Beim Hotel oder Anbieter nachfordern — siehe Beleg fehlt; Tagesgeld und Kilometergeld brauchen keinen Kaufbeleg, aber die Aufzeichnungen zur Reise |
| Sie reisen selbst als Unternehmerin oder Unternehmer | Tagesgeld mit denselben Sätzen als Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 5 EStG), wenn Sie mindestens 25 km vom Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit entfernt sind (USP) |
| Es geht um die Vorsteuer aus Tages- und Nächtigungsgeld | Sie wird aus den Pauschbeträgen herausgerechnet, bei der Nächtigung wahlweise aus der Rechnung (§ 13 UStG) — das klärt Ihre Steuerberatung |
Das erledigt Aistax für Sie
Häufige Fragen
Wie hoch ist das Tagesgeld (Diäten) in Österreich?
Für Inlandsdienstreisen bis zu 30 € für 24 Stunden steuerfrei. Dauert die Reise länger als drei Stunden, gibt es für jede angefangene Stunde ein Zwölftel, also 2,50 € (§ 26 Z 4 lit. b EStG, USP).
Wie hoch ist das Kilometergeld?
Für den Pkw 0,50 € je Kilometer, für Motorrad und Fahrrad 0,25 €, für Mitfahrende 0,15 € — steuerfrei für höchstens 30.000 Kilometer im Kalenderjahr (BMF, Sätze ab 1. Juli 2025). Als Nachweis dient das Fahrtenbuch.
Braucht die Spesenabrechnung Belege?
Für Auslagen, Tickets und Hotel ja — der Beleg zeigt, dass die Ausgabe für den Betrieb war. Für Tagesgeld und Kilometergeld braucht es keinen Kaufbeleg, wohl aber Aufzeichnungen über Reise und Kilometer. Belege werden sieben Jahre aufbewahrt (§ 132 Abs. 1 BAO).
Sind Reisekosten sozialversicherungsfrei?
Ja, soweit sie nach § 26 EStG nicht lohnsteuerpflichtig sind: Fahrtkosten, Tages- und Nächtigungsgelder sowie Auslagenersätze gehören dann nicht zum beitragspflichtigen Entgelt (§ 49 Abs. 3 Z 1 ASVG).
Gilt das auch für meine eigenen Reisen als Unternehmerin oder Unternehmer?
Tagesgeld und Nächtigungsgeld gelten mit denselben Sätzen als Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 5 EStG). Eine Reise im steuerlichen Sinn liegt vor, wenn Sie mindestens 25 km vom Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit entfernt sind (USP). Wie Ihre Reisen zu behandeln sind, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Quellen
- § 26 EStG 1988 (Z 2 Auslagenersatz; Z 4 Dienstreise, Kilometergeld nach Sätzen der Bundesbediensteten, Tagesgeld Inland 30 €, ein Zwölftel je angefangene Stunde über drei Stunden, Nächtigungsgeld 17 €, Ausland, Beträge darüber steuerpflichtig) RIS
- § 4 Abs. 5 EStG 1988 (Reisen von Unternehmern: Verpflegung und Unterkunft bis zu den Beträgen nach § 26 Z 4 als Betriebsausgabe) RIS
- § 49 Abs. 3 Z 1 ASVG (Auslagenersatz, Fahrtkostenvergütungen, Tages- und Nächtigungsgelder kein Entgelt, soweit nach § 26 EStG nicht lohnsteuerpflichtig) RIS
- § 13 UStG 1994 (Vorsteuerabzug bei Reisekosten aus den Pauschbeträgen, Nächtigung wahlweise per Rechnung) RIS
- § 11 Abs. 6 UStG 1994 (Kleinbetragsrechnung bis 400 €) RIS
- § 132 Abs. 1 BAO (Belege sieben Jahre aufbewahren) RIS
- Kosten bei Dienstreisen (Anordnung durch den Arbeitgeber, Anspruch ohne Vereinbarung, Tagesgeld-Tabelle, Mittelpunkt der Tätigkeit 5/15 Tage, lohngestaltende Vorschrift, Nächtigung: Nachweis, 120 km, sechs Monate, 4,50 €, Rz 1405 LStR, Fahrtenbuch) USP
- Reisekosten (Bestandteile: Fahrtkosten, Verpflegung, Nächtigung, Nebenspesen; Reise ab 25 km für Unternehmer; ein Zwölftel = 2,50 €) USP
- Kilometergeld (Kilometergeldverordnung; Voraussetzungen der Steuerfreiheit, abgegoltene Kosten, Sätze ab 1. Juli 2025, höchstens 30.000 km im Kalenderjahr) BMF
Geprüft am 28.10.2026.