Fahrtenbuch: wann Sie es brauchen und was hineingehört

Wann Sie ein Fahrtenbuch brauchen

Eine allgemeine Pflicht, ein Fahrtenbuch zu führen, gibt es nicht. Gebraucht wird es als Nachweis — vor allem in zwei Fällen:

• Kilometergeld. Fahren Sie oder Ihre Mitarbeitenden mit dem eigenen Fahrzeug für den Betrieb, wird die betriebliche oder berufliche Nutzung mit einem Fahrtenbuch nachgewiesen oder mit anderen Aufzeichnungen, die eine verlässliche Beurteilung ermöglichen (§ 2 Abs. 1 Kilometergeldverordnung). Steuerfrei ausgezahlt wird das Kilometergeld nur, wenn ein Fahrtenbuch oder andere Unterlagen die gefahrenen Kilometer belegen (BMF). Sätze und Rechner: Kilometergeld.
• Firmenauto, das auch privat genutzt wird. Dann ist ein Sachbezug anzusetzen; als private Fahrten gelten auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (§ 4 Abs. 1 Sachbezugswerteverordnung). Beträgt diese Strecke im Jahr nachweislich nicht mehr als 500 km im Monat, ist nur der halbe Sachbezug anzusetzen (§ 4 Abs. 2). Wie hoch er ist, zeigt der Sachbezug-Rechner.

Für den halben Sachbezug ist das Fahrtenbuch nicht der einzige Weg: Auch andere Beweismittel sind zulässig, etwa die Jahreskilometer abzüglich der Dienstfahrten aus Reiseabrechnungen (LStR 2002 Rz 177, VwGH 18.12.2001, 2001/15/0191). Einen noch geringeren Sachbezug — nach gefahrenen Kilometern — gibt es dagegen nur, wenn sämtliche Fahrten lückenlos in einem Fahrtenbuch aufgezeichnet sind (§ 4 Abs. 3 Sachbezugswerteverordnung).

500 kmprivate Fahrten im Monat, im Jahresschnitt — bis dahin nur der halbe Sachbezug für das Firmenauto · § 4 Abs. 2 Sachbezugswerteverordnung

Was in jede Zeile gehört

Das Fahrtenbuch für das Kilometergeld muss jedenfalls enthalten (§ 2 Abs. 2 Kilometergeldverordnung):

• Datum
• Kilometerstand
• die betrieblich oder beruflich gefahrenen Tageskilometer
• Ausgangs- und Zielpunkt
• Zweck der jeweiligen Fahrt

Das Bundesfinanzgericht verlangt für ein Fahrtenbuch, mit dem Fahrtkosten nachgewiesen werden, außerdem die Reisedauer mit Uhrzeit und den Kilometerstand bei Beginn und Ende (BFG 05.06.2024, RV/7102695/2023). Den Zweck schreiben Sie konkret hinein: Ein allgemeiner Hinweis wie „Kundenbesuche“ ist zu vage — besuchen Sie auf einer Fahrt mehrere Kunden, nennen Sie jeden (BFG, ebenda). Private Kilometer am selben Tag tragen Sie getrennt ein; sie zählen nicht als betriebliche oder berufliche Kilometer.

Papier, Excel oder App: was anerkannt wird

Wie ein Fahrtenbuch aussehen muss, sagt kein Gesetz im Detail. Die Gerichte verlangen, dass es fortlaufend, zeitnah und in geschlossener Form geführt wird — so, dass spätere Einfügungen oder Änderungen ausgeschlossen oder zumindest als solche erkennbar sind (BFG 05.06.2024, RV/7102695/2023).

• Papier: Ein gebundenes Heft oder die ausgedruckte Vorlage, Fahrt für Fahrt von Hand ausgefüllt. Was korrigiert wird, bleibt sichtbar.
• Excel: Eine Excel-Datei lässt frühere Eintragungen jederzeit ändern, ohne dass es in der Datei festgehalten wird. Ihr Ausdruck ist deshalb kein tauglicher Nachweis (UFS 12.04.2011, RV/2999-W/09). Das gilt auch, wenn jede Fahrt gleich danach eingetragen wurde (BFG 05.06.2024, RV/7102695/2023).
• App oder elektronisches Fahrtenbuch: Anerkannt, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert werden (BFG 05.06.2024, RV/7102695/2023) und nachvollziehbar ist, wann eingetragen wurde (UFS 12.04.2011, RV/2999-W/09). Eintragen sollten Sie gleich nach der Fahrt, nicht am Monatsende.

Die Vorlage unten ist deshalb zum Ausdrucken gedacht: ein Blatt je Fahrzeug und Monat, laufend von Hand geführt.

So führen Sie die Vorlage

1. Ausdrucken und den Kopf ausfüllen. Name, Fahrzeug und Kennzeichen, Monat und Jahr — ein Blatt je Fahrzeug und Monat.
2. Jede Fahrt gleich danach eintragen. Datum, Kilometerstand bei Beginn und Ende, Ausgangs- und Zielpunkt und der konkrete Zweck, etwa „Kundentermin Muster GmbH, Angebot besprechen“.
3. Private Kilometer getrennt eintragen. Fahren Sie am selben Tag auch privat, kommen diese Kilometer nur in die Spalte „km privat“. Sie zählen nicht als betriebliche oder berufliche Kilometer.
4. Monat abschließen. Die Kilometer des Monats zusammenzählen. Mal dem Satz Ihres Fahrzeugs ergeben die betrieblichen oder beruflichen Kilometer das Kilometergeld — der Rechner dafür steht auf der Seite Kilometergeld. Kilometergeld berechnen →
5. Ablegen und aufbewahren. Das Blatt kommt zu den Belegen des Monats und wird sieben Jahre aufbewahrt (§ 132 Abs. 1 BAO). Belege aufbewahren →

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Häufige Fragen

Quellen

1. Kilometergeldverordnung, BGBl. II Nr. 289/2024 (§ 2 Abs. 1 Fahrtenbuch oder andere verlässliche Aufzeichnungen, § 2 Abs. 2 Inhalt je Fahrt, § 4 Abs. 1 nicht für Fahrzeuge im Betriebsvermögen, § 4 Abs. 2 pauschaler Ansatz) RIS
2. Kilometergeld (steuerfrei nur, wenn ein Fahrtenbuch oder andere Unterlagen die gefahrenen Kilometer belegen) BMF
3. § 4 Sachbezugswerteverordnung (Abs. 1 Privatnutzung inkl. Wohnung–Arbeitsstätte, Abs. 2 halber Sachbezug bis 500 km im Monat, Abs. 3 nur mit lückenlosem Fahrtenbuch) RIS
4. Lohnsteuerrichtlinien 2002, Rz 177 (Nachweis der 500 km auch mit anderen Beweismitteln als dem Fahrtenbuch, VwGH 18.12.2001, 2001/15/0191) — Wartungserlass 2026, Begutachtungsentwurf, geltender Text BMF
5. BFG 05.06.2024, RV/7102695/2023 (Inhalt eines Fahrtenbuchs, zeitnah und in geschlossener Form, Computerdatei nur bei technisch ausgeschlossenen oder dokumentierten Änderungen, Zweck nicht bloß „Kundenbesuche“) BMF Findok
6. UFS 12.04.2011, RV/2999-W/09 (Excel-Fahrtenbuch kein tauglicher Nachweis; elektronische Fahrtenbücher, wenn Manipulationen weitgehend ausgeschlossen sind und der Zeitpunkt der Eintragung nachvollziehbar ist) BMF Findok
7. § 132 Abs. 1 BAO (Aufzeichnungen und Belege sieben Jahre aufbewahren, ab Ende des Kalenderjahres) RIS

Geprüft am 28.10.2026.