Integrationen · Dokumente
Dropbox und Ihre Steuerberatung: jeder Beleg aus dem Ordner geprüft.
Ihre Firma legt Rechnungen, Verträge und Scans in Dropbox ab. Wir holen jede neue Datei aus den Ordnern, die Sie uns nennen, prüfen sie wie jeden Beleg und übergeben alles vollständig an Ihre Steuerberatung — im Format ihres Programms. Dropbox bleibt Ihr Speicher.
Angaben zu Dropbox: help.dropbox.com, docs.dropboxapi.com, geprüft am 18.10.2026 · Quellen
SteckbriefDokumente
Dropbox
Cloud-Speicher für Firmenordner
- Was wir holen
- Rechnungen, Scans und Verträge aus Ihren Belegordnern
- Anbindung
- Schnittstelle (API) nur lesend
- Wie oft
- Bei jeder neuen Datei
- Ihr Aufwand
- Einmal die Ordner freigeben
- Einrichtung
- ab 490 € einmalig, je weiteres System 250 €
Wir holen Daten aus Dropbox — ohne Partnerschaft mit dem Hersteller.
01Export und Schnittstelle
Export aus Dropbox
Was wir aus Dropbox holen
- Neue Dateien in den Ordnern, die Sie uns nennen — PDF-Rechnungen, Fotos von Kassabons, Verträge, Bescheide.
- Uploads über Dateianfragen: Lieferanten oder Mitarbeitende legen Belege per Link in Ihren Ordner, auch ohne eigenes Dropbox-Konto. Was dort ankommt, holen wir mit.
- Scans aus der Dropbox-App am Handy — mehrseitige Scans speichert die App als PDF, wir lesen jede Seite.
- Anhänge aus „E-Mail an Dropbox“: Was an Ihre eigene Dropbox-Adresse geht, landet im Ordner „Email Attachments“. Auch den lesen wir, wenn Sie wollen. Im Team schaltet der Admin diese Funktion ein.
Schnittstelle · Integration
So binden wir Dropbox an
- Wir binden Dropbox über die Schnittstelle (API) an, die Dropbox für andere Programme anbietet. Sie melden sich dafür einmal an und erlauben uns das Lesen.
- Sie bestimmen, welche Ordner wir verwenden, etwa „Buchhaltung“ oder „Belege 2026“. Alles andere lassen wir liegen.
- Dropbox meldet uns jede Änderung. Dann holen wir genau die neuen und geänderten Dateien — Sie müssen nichts hochladen, nichts umbenennen und nichts weiterleiten.
02Prüfen und abgleichen
Datei, Beleg, Zahlung. Jeder Upload geprüft.
Ein Ordner sammelt alles, was hineinkommt: Rechnungen, Angebote, doppelte Scans. Wir erkennen, was ein Beleg ist, und legen ihn zur passenden Zahlung.
- Dieselbe Rechnung zweimal. Kommt eine Rechnung per Dateianfrage und zusätzlich als Mail-Anhang, erkennen wir das Duplikat und geben sie nur einmal weiter.
- Mehrere Belege in einem Scan. Drei Kassabons in einem mehrseitigen PDF? Wir trennen sie und prüfen jeden für sich. Ist einer unleserlich, bitten wir um ein neues Foto.
- Beleg verschoben oder gelöscht. Verschwindet eine Rechnung, die Ihre Steuerberatung schon hat, aus dem Ordner, fragen wir nach. Der Versionsverlauf von Dropbox zeigt Umbenennen, Verschieben und Löschen — je nach Abo 30 Tage bis ein Jahr zurück.
- Angebot statt Rechnung. Nicht alles im Ordner ist ein Beleg. Angebote und Lieferscheine geben wir nicht als Rechnung weiter, sondern legen sie zur Rechnung, die später kommt.
03Übergabe
Import in BMD, RZL, DATEV. Ohne dass Sie exportieren.
Ihre Steuerberatung bekommt aus Dropbox nur geprüfte Belege — jeden einmal, jeden mit seiner Zahlung, bereit für den Import in BMD, RZL oder DATEV.
- Ihre Dropbox-OrdnerDropboxRechnungen, Scans, Mail-Anhänge, Uploads
- AistaxHolen, prüfen, abgleichenBelege erkannt, Doppelte entfernt, Zahlungen zugeordnet
- Ihre SteuerberatungBMD, RZL, DATEVIm Format ihres Programms. Buchen, UVA und Jahresabschluss bleiben bei ihr.
04Fragen
Fragen zu Dropbox
Muss ich meine Dropbox umorganisieren?
Nein. Sie nennen uns die Ordner, in denen Belege landen. Ordnerstruktur und Dateinamen bleiben, wie sie sind.
Was braucht meine Steuerberatung aus Dropbox?
Jede Eingangs- und Ausgangsrechnung aus Ihren Ordnern, einmal und lesbar, dazu die Belege zu Kartenzahlungen. Verträge und Bescheide nur, wenn sie für die Buchhaltung zählen. Wir übergeben das so, wie Ihre Steuerberatung es in ihr Programm einliest.
Ich nutze Dropbox auch privat. Lesen Sie dann alles?
Nein. Wir verwenden nur die Ordner, die Sie für die Firma nennen. Am übersichtlichsten ist ein eigener Ordner nur für Belege.
Können Lieferanten Rechnungen direkt in meinen Ordner legen?
Ja, mit einer Dateianfrage von Dropbox. Wer den Link hat, lädt Dateien in den Ordner, den Sie dafür wählen — auch ohne eigenes Dropbox-Konto. Von dort holen wir sie ab.
Können Sie in Dropbox Dateien ändern oder löschen?
Nein. Wir lesen nur. Ihre Dateien bleiben genau dort, wo Sie sie abgelegt haben.
Weiterführende Seiten
Oft zusammen mit Dropbox
Branchen und Wissen
Quellen
help.dropbox.com/de-de/share/create-file-request — Dateianfragen: jede Person kann Dateien senden, auch ohne Dropbox-Konto; Dateien landen in einem gewählten Ordner
geprüft 18.10.2026help.dropbox.com/create-upload/email-files-to-dropbox — Email to Dropbox: eigene Adresse je Konto, Anhänge im privaten Ordner „Email Attachments“, in Teams vom Admin einzuschalten
geprüft 18.10.2026help.dropbox.com/create-upload/document-scanning — Dokumente mit der mobilen Dropbox-App scannen: iOS und Android, mehrseitige Scans als PDF
geprüft 18.10.2026help.dropbox.com/de-de/delete-restore/version-history-overview — Versionsverlauf: Umbenennen, Verschieben, Löschen; 30, 180 oder 365 Tage je nach Abo
geprüft 18.10.2026docs.dropboxapi.com/dropbox-api/docs/webhooks — Dropbox API, Webhooks: Benachrichtigung bei Dateiänderungen, Abruf der Änderungen mit /files/list_folder/continue und Cursor
geprüft 18.10.2026
Der Name Dropbox ist eine Marke des Herstellers. Wir nennen ihn nur, um zu zeigen, aus welchem System wir Daten holen — ohne Partnerschaft mit dem Hersteller. Etwas ist nicht mehr aktuell? Schreiben Sie uns an office@aistax.at — wir korrigieren es.
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