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Branchen · Transport & Logistik

Buchhaltung für Transport­unternehmen: Ihre Flotte ist unterwegs, die Belege kommen trotzdem an.

In Transportunternehmen entstehen die Belege für die Buchhaltung in Mengen und in vielen Ländern: Tankkarten, Maut, Werkstatt, Parkplätze, Spesen unterwegs. Aistax holt Sammelabrechnungen aus dem Postfach, nimmt Einzelbelege als Foto im Chat an und ordnet jede Zahlung ihrem Beleg zu. Ihre Steuerberatung bekommt alles geprüft und vollständig.

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Woher die Belege einer Flotte kommen

Aistax laufend verarbeitet — sobald etwas eingeht
Ihre Steuerberatung laufend, vollständig, im Format ihres Programms

Wir holen Daten aus …

Postfach-Anbindung im Detail

01Der Alltag unterwegs

Was im Transport aufhält. Und was wir dort tun.

01

Eine Tankkarten-Abrechnung, fünf Länder.

Diesel, AdBlue, Maut und Gebühren aus mehreren Ländern auf einer Sammelrechnung.

Wir holen die Abrechnung aus dem Postfach, gleichen sie mit der Bank ab und halten zu jeder Position Land und ausgewiesene Umsatzsteuer fest.

02

Belege entstehen im Führerhaus.

Parkplatz, Waschanlage, Reparatur unterwegs — die Quittung liegt im Fahrzeug, bis sie verloren geht.

Ein Foto davon in den Chat genügt. Fehlt ein Beleg, fragen wir gezielt nach genau diesem.

03

Werkstatt, Reifen, Leasing — für jedes Fahrzeug.

Rechnungen für die Flotte kommen von vielen Stellen und betreffen verschiedene Fahrzeuge.

Wir prüfen Pflichtangaben und Beträge und halten das Kennzeichen fest, das auf der Rechnung steht.

04

Touren und Arbeitszeit.

Tagesreisen, Nächtigungen, Wochenenddienste — die Personalverrechnung braucht sie vollständig.

Wir holen die Arbeitszeiten aus der Zeiterfassung oder Tourenplanung und übergeben sie geordnet. Gerechnet wird bei Ihrer Personalverrechnung.

02Ablauf · 5 Schritte

Eine Tour, bis ihre Belege bei Ihrer Steuerberatung sind.

  1. UnterwegsEin Foto in den Chat.Parkschein, Waschanlage, Reparatur — fotografiert dort, wo sie anfallen.
  2. Später im MonatDie Sammelabrechnung.Tankkarte und Maut kommen gesammelt. Wir holen sie aus dem Postfach.
  3. Gleich danachAbgeglichen.Jede Position gegen die Abbuchung; was fehlt oder doppelt ist, melden wir im Chat.
  4. Nach der TourDie Frachtrechnung an Ihre Kundschaft.Aus Ihrem Rechnungsprogramm; den Zahlungseingang ordnen wir zu, offene Rechnungen sehen Sie live.
  5. LaufendÜbergeben.Belege, Abgleiche und Arbeitszeiten gehen vollständig an Ihre Steuerberatung.
Ihr KI-Agentonline · rund um die Uhr Beispiel
    März vollständig

    BeispielIhr Überblick

    Offene Frachtrechnungenwer Ihnen schuldet
    38.900 €
    Tank und Maut Märzlaut Sammelabrechnungen
    9.860 €
    Offene Rechnungenwem Sie schulden
    6.240 €

    03Was es kostet

    Viele Belege, drei Systeme: alles im Tarif.

    Rechnungsprogramm, Firmenkarten und Zeiterfassung sind angebunden. Fehlende Belege suchen wir selbst, bevor wir Sie fragen, und fehlende Rechnungen fordern wir direkt bei der Werkstatt an.

    1.060 €

    netto im Monat bei 380 Belegen · Beispiel · statt einer Teilzeitkraft: rund 3.000 € im Monat*

    Im Tarif enthalten — das zählt hier

    • Fehlende Belege suchen und beim Lieferanten anfordern
    • Anbindung aller Systeme: Kassa, Online-⁠Shop, PayPal, Stripe, Klarna, CRM, Rechnungsprogramm und weitere
    • Daten für die Lohnverrechnung: Arbeitszeiten und Lohndaten

    BeispielBeispielrechnung

    Ein Transportunternehmen, 14 Mitarbeitende.

    Rund 300 Belege im Monat — die meisten Tank-, Maut- und Werkstattbelege — und 80 Frachtrechnungen; angebunden sind Rechnungsprogramm, Firmenkarten und Zeiterfassung.

    Belege im Monat
    380
    Mitarbeitende
    14
    Weitere Systeme
    3
    Beispielrechnung · Preisversion 2026-B
    Grundpreis490 € im Monat
    380 Belege × 1,50 €570 € im Monat
    Im Monat gesamt1.060 € im Monat
    Einrichtung, einmalig1.240 €
    Preis berechnen Was alles enthalten ist

    * inklusive Lohnnebenkosten und 14 Gehältern; Teilzeit mit 20–25 Wochenstunden. Grundlage: Gehaltsangaben in Stellenanzeigen für diese Tätigkeit auf karriere.at, Stand Oktober 2026.

    04Fragen

    Was Transport­unternehmen uns fragen.

    Braucht man unterwegs eine eigene App?

    Nein. Ein Foto in den Chat genügt — am Handy oder im Browser.

    Wer kümmert sich um die Erstattung ausländischer Umsatzsteuer?

    Den Antrag stellt Ihre Steuerberatung. Wir halten zu jeder Tank- und Mautposition Land und ausgewiesene Umsatzsteuer fest, damit sie die Zahlen vollständig hat.

    Sehen wir, welche Frachtrechnungen offen sind?

    Ja, live. Auf Wunsch erinnern wir Ihre Kundschaft in Ihrem Namen.

    Was, wenn ein Beleg im Fahrzeug verloren geht?

    Wir suchen zuerst selbst — im Postfach und in den Portalen der Anbieter. Erst dann fragen wir, genau nach diesem einen Beleg.

    Dazu passend

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