Integrationen · Automatisierung
Zapier und Aistax: Aus Ereignissen werden Rechnungen.
Ihre Programme sind über Zapier verbunden. Ein Schritt mehr im Zap, und aus einem Ereignis — Auftrag abgeschlossen, Termin gebucht, Vertrag unterschrieben — wird bei Aistax eine Rechnung, ein Entwurf oder ein Angebot. Zapier bleibt Ihre Automatisierung.
Angaben zu Zapier: help.zapier.com, geprüft am 28.10.2026 · Quellen
SteckbriefAutomatisierung
Zapier
Automatisierung mit Zaps
- Was wir holen
- Ereignisse aus Ihren Zaps — daraus Rechnungen, Entwürfe, Angebote
- Anbindung
- Schnittstelle (API) Webhooks by Zapier
- Wie oft
- Sofort
- Ihr Aufwand
- Einmal einen Webhook-Schritt in den Zap einfügen
- Einrichtung
- ab 490 € einmalig, je weiteres System 250 €
Wir holen Daten aus Zapier — ohne Partnerschaft mit dem Hersteller.
01Export und Schnittstelle
Ereignisse aus Zapier
Was über Zapier zu uns kommt
- Ereignisse aus Ihren Programmen, die Ihr Zap ohnehin bemerkt: ein abgeschlossener Auftrag, eine Buchung, ein gewonnener Deal — mit Kundschaft, Positionen und Beträgen.
- Was daraus werden soll: eine Rechnung, ein Rechnungsentwurf, den Sie im Chat freigeben, oder ein Angebot.
- Eine Kennung des Auftrags, damit aus demselben Ereignis nie zwei Rechnungen werden.
- Der Weg zurück: Auf Wunsch melden wir Rechnungsnummer und später den Status „bezahlt“ an einen zweiten Zap.
Schnittstelle · Integration
So binden wir Zapier an
- Wir geben Ihnen eine Adresse (URL) für Ihre Ereignisse. Sie fügen in den Zap einen Schritt „Webhooks by Zapier“ mit der Aktion POST ein und tragen diese Adresse ein — die Felder gehen als JSON an uns, den Zugangsschlüssel tragen wir als Header ein.
- Welche Felder aus dem Zap in Rechnung oder Angebot kommen, legen wir bei der Einrichtung gemeinsam fest. Ab dann geht jedes Ereignis sofort an uns.
- Soll der Status „bezahlt“ zurück in Ihre Programme, legen Sie einen zweiten Zap mit dem Auslöser „Catch Hook“ an. Zapier gibt ihm eine eigene Adresse — dorthin melden wir jede bezahlte Rechnung.
02Prüfen und abgleichen
Ereignis, Rechnung, Zahlung. Nichts doppelt, nichts vergessen.
Zapier bringt das Ereignis. Wir machen daraus eine vollständige Rechnung und behalten im Blick, wann sie bezahlt wird.
- Doppelte Ereignisse. Läuft ein Zap zweimal für denselben Auftrag, entsteht trotzdem nur eine Rechnung — wir erkennen sie an der Kennung des Auftrags.
- Fehlende Angaben. Fehlen Rechnungsadresse oder bei Firmenkundschaft die UID-Nummer, fragen wir im Chat nach, bevor die Rechnung rausgeht.
- Zahlung gegen Rechnung. Den Eingang auf Ihrem Konto ordnen wir der Rechnung zu und setzen sie auf bezahlt — erst dann geht die Meldung an Ihren zweiten Zap.
- Zap ausgeschaltet. Ist der Zap mit dem Catch Hook aus oder gelöscht, antwortet seine Adresse nach einiger Zeit mit einem Fehler. Kommt unsere Meldung deshalb nicht an, sagen wir es Ihnen.
03Übergabe
Import in BMD, RZL, DATEV. Ohne dass Sie exportieren.
Ihre Steuerberatung bekommt jede Rechnung, die aus einem Zapier-Ereignis entstanden ist, mit ihrem Zahlungseingang — im Format ihres Programms und zusammen mit allen anderen Belegen.
- Ihre AutomatisierungZapierEreignisse per Webhook
- AistaxHolen, prüfen, abgleichenRechnungen geschrieben, Zahlungen zugeordnet
- Ihre SteuerberatungBMD, RZL, DATEVIm Format ihres Programms. Buchen, UVA und Jahresabschluss bleiben bei ihr.
04Fragen
Fragen zu Zapier
Brauche ich dafür einen bezahlten Zapier-Tarif?
Ja. Webhooks by Zapier gibt es laut Zapier nicht im Tarif Free, sondern in Professional, Team und Enterprise.
Was braucht meine Steuerberatung aus Zapier?
Aus Zapier selbst nichts. Sie braucht die Rechnungen, die aus den Ereignissen entstehen, jede mit ihrem Zahlungseingang. Die übergeben wir vollständig, im Format ihres Programms — BMD, RZL oder DATEV.
Schreiben Sie die Rechnung sofort oder als Entwurf?
Wie Sie wollen, je Zap. Üblich: wiederkehrende Leistungen gleich als fertige Rechnung, neue Kundschaft zuerst als Entwurf, den Sie im Chat freigeben.
Können Sie über Zapier Zahlungen auslösen?
Nein. Zahlungen lösen wir nie aus. Wir schreiben Rechnungen und melden auf Wunsch den Status „bezahlt“ an Ihren Zap — Überweisungen geben ausschließlich Sie frei.
Weiterführende Seiten
Oft zusammen mit Zapier
Branchen und Wissen
Quellen
help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496288690317-Trigger-Zaps-from-webhooks — Trigger Zaps from webhooks: Catch Hook und Catch Raw Hook, eigene URL je Auslöser, 404 nach Ausschalten des Zaps, nicht im Tarif Free
geprüft 28.10.2026help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496326446989-Send-webhooks-in-Zaps — Send webhooks in Zaps: GET, POST, PUT, Custom Request; Form, JSON, XML; Header und Basic Auth; Professional, Team, Enterprise
geprüft 28.10.2026
Der Name Zapier ist eine Marke des Herstellers. Wir nennen ihn nur, um zu zeigen, aus welchem System wir Daten holen — ohne Partnerschaft mit dem Hersteller. Etwas ist nicht mehr aktuell? Schreiben Sie uns an office@aistax.at — wir korrigieren es.
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