Was offene Posten sind
Jede Rechnung ist ein Posten, bis sie bezahlt ist. Es gibt sie in zwei Richtungen:
- Offene Forderungen — wer Ihnen schuldet: Rechnungen, die Sie gestellt haben und deren Geld noch nicht da ist. Die Kundenkonten heißen Debitoren, in der Bilanz steht die Summe als „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ (§ 224 Abs. 2 UGB).
- Offene Rechnungen — wem Sie schulden: Rechnungen Ihrer Lieferanten, die Sie noch zahlen müssen. Die Lieferantenkonten heißen Kreditoren, in der Bilanz „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ (§ 224 Abs. 3 UGB).
Die Offene-Posten-Liste fasst beide Seiten zusammen: je Rechnung Nummer, Name, Betrag, was davon bezahlt ist, und das Fälligkeitsdatum. Konten, die den Verkehr mit Geschäftspartnern zeigen, sollen nach der BAO deren Namen und Anschrift ausweisen (§ 131 Abs. 1 Z 3 BAO). Aus der Liste lesen Sie ab, welche Rechnung überfällig ist und wie viel Geld in den nächsten Wochen hereinkommt oder hinausgeht — Debitorenmanagement im Kleinen.
3 JahreDanach ist eine Forderung für Lieferungen und Leistungen eines Betriebs verjährt und lässt sich nicht mehr einklagen — § 1486 Z 1 ABGB
So führen Sie die Offene-Posten-Liste
- Jede Rechnung sofort eintragen. Ausgangsrechnungen, sobald sie hinausgehen, Eingangsrechnungen, sobald sie da sind: Rechnungsnummer, Kunde oder Lieferant, Rechnungsdatum, Betrag. Wer erst am Monatsende nachträgt, sieht Überfälliges zu spät.
- Das Fälligkeitsdatum festhalten. Maßgeblich ist der vereinbarte Zahlungstermin, etwa „zahlbar binnen 14 Tagen“. Ist keine Zeit bestimmt, kann die Zahlung sogleich, ohne unnötigen Aufschub, verlangt werden (§ 904 ABGB).
- Jede Zahlung ihrer Rechnung zuordnen. Zahlungseingänge am Bankkonto, Auszahlungen von PayPal, Stripe oder Klarna, Barzahlungen. Eine Teilzahlung schließt den Posten nicht: Der Rest bleibt offen. Fehlt die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, fragen Sie nach, welche Rechnung gemeint ist.
- Einmal pro Woche nach Fälligkeit sortieren. Was überfällig ist, kommt nach oben, mit der Zahl der Tage seit der Fälligkeit. Oft reicht eine freundliche Zahlungserinnerung kurz nach der Fälligkeit. Vorlage für Zahlungserinnerung und Mahnung
- Eigene Rechnungen rechtzeitig zahlen. Zahlen Sie als Unternehmen per Überweisung, muss das Geld am Fälligkeitstag auf dem Konto Ihres Lieferanten wertgestellt sein (§ 907a Abs. 2 ABGB). Planen Sie also ein paar Tage für die Bank ein.
- Die Liste an Ihre Steuerberatung geben. Zum Monatsende und vor allem zum Jahresende: Welche Rechnungen sind offen, welche Teilzahlungen sind eingegangen, wo droht ein Ausfall. So muss niemand die Kontoauszüge Zeile für Zeile durchsuchen.
BeispielOffene-Posten-Liste zum 31. Oktober
Beispiel
Ein kleiner Handwerksbetrieb sieht Ende Oktober diese offenen Posten.
| Wer | Rechnung | offen | fällig am | Stand 31. Oktober |
|---|---|---|---|---|
| Kunde A (schuldet Ihnen) | Nr. 118 | 1.800,00 € | 14. November | noch nicht fällig |
| Kunde B (schuldet Ihnen) | Nr. 109 | 960,00 € | 15. Oktober | 16 Tage überfällig |
| Kunde C (schuldet Ihnen) | Nr. 97 über 2.400,00 €, davon 1.000,00 € bezahlt | 1.400,00 € | 30. September | 31 Tage überfällig |
| Lieferant X (Sie schulden) | Nr. 5521 | 540,00 € | 5. November | noch nicht fällig |
| Lieferant Y (Sie schulden) | Nr. 311 | 1.250,00 € | 12. November | noch nicht fällig |
2.360,00 €überfällig bei Kunde B und Kunde C — von insgesamt 4.160,00 €, die dem Betrieb geschuldet werden.
Dem stehen 1.790,00 € gegenüber, die der Betrieb im November selbst zahlen muss. Kunde B bekommt jetzt eine Zahlungserinnerung, bei Kunde C ist die Mahnung dran. Alle Namen und Zahlen sind ein Beispiel.
Wenn — dann
| Wenn | dann |
|---|---|
| Eine Kundenrechnung ist überfällig | Zuerst prüfen, ob das Geld unter anderem Verwendungszweck schon da ist, dann erinnern. Was Ihnen an Verzugszinsen und Kosten zusteht und wie es weitergeht: Kunde zahlt nicht |
| Der Kunde zahlt nur einen Teil | Den Rest als offenen Posten stehen lassen und den Kunden auf den Restbetrag hinweisen. Eine Teilzahlung muss der Gläubiger nicht annehmen (§ 1415 ABGB) |
| Eine Zahlung lässt sich keiner Rechnung zuordnen | Beim Kunden nachfragen. Bleibt es strittig, rechnet das Gesetz die Zahlung zuerst auf Zinsen, dann auf das Kapital an — bei mehreren Rechnungen zuerst auf die, die schon eingefordert oder wenigstens fällig ist (§ 1416 ABGB) |
| Sie vereinbaren mit einem Geschäftskunden ein Zahlungsziel | Bis zu 60 Tage sind keinesfalls grob nachteilig (§ 459 Abs. 3 UGB). Verzugszinsen auszuschließen ist jedenfalls grob nachteilig (§ 459 Abs. 4 UGB) |
| Ihr Kunde ist eine Privatperson | Sie zahlt rechtzeitig, wenn sie den Überweisungsauftrag am Fälligkeitstag erteilt (§ 6a Abs. 2 KSchG). Kurz nach der Fälligkeit kann das Geld also noch unterwegs sein |
| Eine Lieferantenrechnung wird bald fällig | So überweisen, dass der Betrag am Fälligkeitstag auf dem Konto des Lieferanten wertgestellt ist (§ 907a Abs. 2 ABGB) |
| Eine Forderung ist bald drei Jahre alt | Rasch handeln: Forderungen für Lieferungen und Leistungen eines Betriebs verjähren in drei Jahren (§ 1486 Z 1 ABGB) |
| Lieferanten bieten Skonto für schnelles Zahlen | Ob sich frühes Zahlen lohnt, zeigt der Skonto-Rechner — Skontofristen gehören in die Liste der offenen Verbindlichkeiten |
Offene Posten und die Steuer
Ob eine offene Rechnung steuerlich schon zählt, hängt davon ab, wie Ihr Betrieb die Umsatzsteuer versteuert und den Gewinn ermittelt:
- Umsatzsteuer, Sollbesteuerung: Die Steuer entsteht mit Ablauf des Monats der Lieferung oder Leistung, bei späterer Rechnung einen Monat später — auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat (§ 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG). Bei der Istbesteuerung erst mit Ablauf des Monats, in dem das Geld eingeht (lit. b).
- Vorsteuer aus offenen Lieferantenrechnungen: Wer nach vereinnahmten Entgelten versteuert, darf die Vorsteuer grundsätzlich erst abziehen, wenn die Rechnung bezahlt ist; die Ausnahmen regelt § 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG.
- Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Einnahmen zählen in dem Jahr, in dem sie zugeflossen sind, Ausgaben in dem Jahr, in dem sie geleistet wurden (§ 19 EStG). Eine offene Rechnung ist dort also noch keine Einnahme.
- Bilanz: Offene Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind eigene Posten der Bilanz (§ 224 UGB).
- Ausfall: Wird eine Forderung uneinbringlich, wird die Umsatzsteuer berichtigt; zahlt der Kunde später doch, wird erneut berichtigt (§ 16 Abs. 3 Z 1 UStG).
Was davon für Ihren Betrieb gilt, klärt Ihre Steuerberatung. Das ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung.
Das erledigt Aistax für Sie
Häufige Fragen
Was ist eine Offene-Posten-Liste?
Eine Liste aller Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt sind — der Rechnungen an Ihre Kundschaft und der Rechnungen Ihrer Lieferanten. Je Rechnung stehen Nummer, Name, offener Betrag und Fälligkeit darin. Sie zeigt, wer überfällig ist und welche Zahlungen bald anstehen.
Was ist der Unterschied zwischen Debitoren und Kreditoren?
Debitoren sind Ihre Kundinnen und Kunden, die Ihnen Geld schulden; ihre offenen Rechnungen sind Ihre Forderungen. Kreditoren sind Ihre Lieferanten, denen Sie Geld schulden; deren offene Rechnungen sind Ihre Verbindlichkeiten. In der Bilanz heißen sie „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ und „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ (§ 224 UGB).
Welches Zahlungsziel darf ich mit Geschäftskunden vereinbaren?
Zwischen Unternehmen ist ein Zahlungsziel von bis zu 60 Tagen keinesfalls grob nachteilig (§ 459 Abs. 3 UGB). Eine Vereinbarung über die Zahlungsfrist ist nichtig, wenn sie für den Gläubiger grob nachteilig ist (§ 459 Abs. 1 UGB). Verzugszinsen auszuschließen ist jedenfalls grob nachteilig (§ 459 Abs. 4 UGB).
Wie lange kann ich eine offene Rechnung noch einfordern?
Forderungen für Lieferungen und Leistungen eines Betriebs verjähren in drei Jahren (§ 1486 Z 1 ABGB). Danach können Sie sie nicht mehr gerichtlich geltend machen. Ein Posten, der lange offen ist, gehört deshalb früh gemahnt.
Zählt eine offene Rechnung schon als Einnahme?
In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht: Einnahmen zählen erst, wenn das Geld zugeflossen ist (§ 19 EStG). In der Bilanz sind offene Forderungen ein eigener Posten (§ 224 UGB). Bei der Umsatzsteuer kommt es auf Soll- oder Istbesteuerung an (§ 19 Abs. 2 UStG). Das ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung.
Quellen
- § 131 BAO: Geschäftsvorfälle in Entstehung und Abwicklung verfolgbar (Abs. 1), Konten mit Geschäftsfreunden mit Namen und Anschrift (Abs. 1 Z 3) RIS
- § 224 UGB: Bilanzposten Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen RIS
- § 904 ABGB: ohne bestimmte Zeit kann die Erfüllung sogleich gefordert werden RIS
- § 907a ABGB: Überweisung so rechtzeitig, dass der Betrag bei Fälligkeit wertgestellt ist RIS
- § 6a KSchG: Verbraucher zahlen rechtzeitig, wenn der Überweisungsauftrag am Fälligkeitstag erteilt wird RIS
- § 1415 ABGB: Teilzahlungen muss der Gläubiger nicht annehmen RIS
- § 1416 ABGB: Anrechnung von Zahlungen — zuerst Zinsen, dann Kapital, zuerst die eingeforderte oder fällige Schuld RIS
- § 1486 ABGB: Verjährung in drei Jahren für Lieferungen und Leistungen eines Betriebs RIS
- § 459 UGB: Zahlungsfrist bis 60 Tage keinesfalls grob nachteilig, Ausschluss von Verzugszinsen jedenfalls grob nachteilig RIS
- § 19 UStG 1994: Entstehen der Steuerschuld, Soll- und Istbesteuerung RIS
- § 12 UStG 1994: Vorsteuerabzug, bei Istbesteuerung grundsätzlich erst nach Zahlung RIS
- § 16 UStG 1994: Berichtigung, wenn das Entgelt uneinbringlich wird RIS
- § 19 EStG 1988: Einnahmen im Jahr des Zuflusses, Ausgaben im Jahr der Leistung RIS
- Zahlungsverzug des Geschäftspartners: Fälligkeit, Zahlungsfrist bis 60 Tage, rechtzeitige Überweisung, Verjährung in drei Jahren WKO
Geprüft am 23.10.2026.