01Das Problem
Was eine offene Rechnung kostet
- Umsatzsteuer: Bei der Sollbesteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Monats, in dem Sie geliefert oder geleistet haben — schreiben Sie die Rechnung erst danach, einen Monat später (§ 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG). Ob der Kunde schon gezahlt hat, spielt dafür keine Rolle. Nur bei der Istbesteuerung zählt der Zahlungseingang (lit. b).
- Ausfall: Wird eine Forderung uneinbringlich, wird die Umsatzsteuer berichtigt; zahlt der Kunde später doch, wird sie erneut berichtigt (§ 16 Abs. 3 Z 1 UStG). Ob und wann das der Fall ist, klärt Ihre Steuerberatung.
- Zeit: Forderungen für Lieferungen und Leistungen eines Unternehmens verjähren in drei Jahren (§ 1486 Z 1 ABGB). Eine verjährte Forderung können Sie nicht mehr einklagen.
Ab wann der Kunde in Verzug ist
Fällig ist eine Rechnung zu dem Termin, den Sie vereinbart haben. Ist keiner vereinbart, können Sie die Zahlung sogleich verlangen (§ 904 ABGB); löst erst Ihre Rechnung die Fälligkeit aus, muss der Kunde die Überweisung ohne unnötigen Aufschub in Auftrag geben (§ 907a Abs. 2 ABGB).
Bei einem fixen Zahlungstermin kommt es darauf an, wer zahlt. Ein Unternehmen überweist so rechtzeitig, dass das Geld am Fälligkeitstag mit Wertstellung auf Ihrem Konto liegt (§ 907a Abs. 2 ABGB). Eine Privatperson ist pünktlich, wenn sie den Überweisungsauftrag spätestens am Fälligkeitstag erteilt (§ 6a Abs. 2 KSchG). Wer das versäumt, ist in Verzug. Für die Verzugszinsen braucht es keine Mahnung, und auch klagen dürfen Sie ohne vorherige Mahnung. In der Praxis mahnt man trotzdem zuerst — das ist schneller und billiger als das Gericht.
BeispielRechenbeispiel
Beispiel
Sie haben einer GmbH 2.400,00 € in Rechnung gestellt, zahlbar bis 31. März. Am 1. April ist nichts am Konto.
| Was Ihnen zusteht | Betrag |
|---|---|
| Offene Rechnung | 2.400,00 € |
| Pauschale für Betreibungskosten (§ 458 UGB) | 40,00 € |
| Verzugszinsen: 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 456 UGB) | je Tag — Betrag im Verzugszinsen-Rechner |
40,00 €Pauschale, die Ihnen zwischen Unternehmern zusätzlich zu den Zinsen zusteht — ohne Nachweis von Kosten.
Wäre der Kunde eine Privatperson, die bis 31. März keinen Überweisungsauftrag erteilt hat: 4 % im Jahr (§ 1000 Abs. 1 ABGB), bei Zahlung am 30. April also 7,89 € für 30 Tage — so rechnet auch der Verzugszinsen-Rechner. Die 40-€-Pauschale gibt es nur zwischen Unternehmern. Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel.
02Was Sie tun können
Die nächsten Schritte
- Zahlungseingang und Rechnung prüfen. Ist das Geld vielleicht schon da — mit anderem Verwendungszweck, als Teilzahlung oder über PayPal? Ist die Rechnung beim richtigen Empfänger angekommen und vollständig? Erst dann mahnen.
- Freundlich erinnern. Eine Zahlungserinnerung mit Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag, Kontoverbindung und einer neuen Frist. Oft ist die Rechnung einfach untergegangen. Vorlage für Zahlungserinnerung und Mahnung
- Schriftlich mahnen, mit festem Endtermin. Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor. Als Beweis empfiehlt die WKO eine schriftliche Mahnung per Einschreiben, mit einem Tag, bis zu dem das Geld bei Ihnen eingelangt sein muss. Nennen Sie Verzugszinsen und, bei Unternehmen, die 40-€-Pauschale. Verzugszinsen berechnen
- Nachfragen, bevor es teuer wird. Ein Anruf klärt oft, ob eine Reklamation, eine falsche Adresse oder ein Engpass dahintersteckt. Eine Ratenzahlung halten Sie schriftlich fest: Beträge, Termine, was gilt, wenn eine Rate ausbleibt.
- Mahnklage einbringen — oder Rechtsanwalt oder Inkassobüro beauftragen. Bis 75.000 € erlässt das Gericht ohne Verhandlung einen bedingten Zahlungsbefehl (§ 244 ZPO). Ihr Kunde hat dann 14 Tage zum Zahlen oder vier Wochen für einen Einspruch. Bis 5.000 € Streitwert brauchen Sie keinen Anwalt.
- Ihrer Steuerberatung Bescheid geben. Welche Rechnung offen ist, was Sie schon unternommen haben und ob ein Ausfall droht. Sie entscheidet, ob und wann die Umsatzsteuer berichtigt wird.
Wenn — dann
| Wenn | dann |
|---|---|
| Ihr Kunde ist ein Unternehmen | Verzugszinsen von 9,2 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 456 UGB) und 40 € Pauschale (§ 458 UGB). Hat der Kunde die Verspätung nicht zu verantworten, nur 4 % |
| Ihr Kunde ist eine Privatperson | Verzugszinsen von 4 % im Jahr (§ 1000 Abs. 1 ABGB), keine Pauschale. Mahn- und Inkassokosten nur, wenn er die Verspätung verschuldet hat und die Kosten notwendig und angemessen sind (§ 1333 Abs. 2 ABGB) |
| Ihre Mahn- oder Inkassokosten sind höher als 40 € | Den Teil über der Pauschale nur nach § 1333 Abs. 2 ABGB: notwendig, zweckentsprechend, im angemessenen Verhältnis zur Forderung |
| Der Kunde bestreitet die Rechnung | Zuerst klären, was strittig ist. Im Mahnverfahren prüft das Gericht den Anspruch zunächst nicht; erhebt der Kunde Einspruch, kommt es zur Verhandlung |
| Der Kunde zweifelt die verrechneten Stunden an | Die Stundenaufstellung nachreichen: wer wann wie lange woran gearbeitet hat |
| Der Kunde hat seinen Sitz im Ausland | Einen österreichischen Zahlungsbefehl gibt es dann nicht (§ 244 Abs. 2 Z 3 ZPO). Für das Europäische Mahnverfahren ist in Österreich nur das Bezirksgericht für Handelssachen Wien zuständig |
| Über den Kunden ist ein Konkurs eröffnet | Die Forderung schriftlich beim Konkursgericht anmelden, innerhalb der Frist im Konkursedikt; Edikt und Verlauf stehen in der Insolvenzdatei |
| Die Rechnung ist bald drei Jahre alt | Rasch handeln: Nach drei Jahren ist die Forderung verjährt (§ 1486 Z 1 ABGB) |
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03Wie Aistax das löst
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Häufige Fragen
Muss ich mahnen, bevor ich klagen darf?
Nein. Ist die Rechnung fällig und nicht bezahlt, könnten Sie sofort klagen; auch die Verzugszinsen setzen keine Mahnung voraus. Wie oft Sie mahnen, schreibt das Gesetz nicht vor. Üblich ist trotzdem zuerst eine schriftliche Mahnung mit Frist.
Darf ich Mahnspesen verrechnen?
Zwischen Unternehmern stehen Ihnen 40 € Pauschale zu, neben den Zinsen und ohne Nachweis, dass Kosten entstanden sind (§ 458 UGB). Höhere Kosten und Mahnspesen gegenüber Privatpersonen nur, wenn der Kunde die Verspätung verschuldet hat und die Kosten notwendig und angemessen sind (§ 1333 Abs. 2 ABGB). Für Inkassobüros gelten gesetzliche Höchstsätze.
Wie hoch sind die Verzugszinsen?
Gegenüber Privatpersonen 4 % im Jahr (§ 1000 Abs. 1 ABGB). Zwischen Unternehmern 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz; maßgeblich ist der Basiszinssatz am ersten Tag des Halbjahres (§ 456 UGB). Den aktuellen Wert und den Betrag für Ihre Rechnung zeigt der Verzugszinsen-Rechner.
Wann verjährt eine offene Rechnung?
Forderungen für Lieferungen und Leistungen eines Unternehmens verjähren in drei Jahren (§ 1486 Z 1 ABGB). Danach können Sie die Forderung nicht mehr gerichtlich geltend machen.
Muss ich Umsatzsteuer zahlen, obwohl der Kunde nicht gezahlt hat?
Bei der Sollbesteuerung ja: Die Steuer entsteht mit der Leistung, nicht mit der Zahlung (§ 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG). Wird die Forderung uneinbringlich, wird die Umsatzsteuer berichtigt (§ 16 Abs. 3 Z 1 UStG). Ob das schon der Fall ist, klärt Ihre Steuerberatung. Das ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung.
Quellen
- § 904 ABGB: Fälligkeit, wenn kein Zahlungstermin vereinbart ist RIS
- § 907a ABGB: Überweisung bei Fälligkeit am Konto wertgestellt; ohne fixen Termin Auftrag ohne unnötigen Aufschub RIS
- § 6a KSchG: Überweisung durch Verbraucher rechtzeitig, wenn der Auftrag am Fälligkeitstag erteilt wird RIS
- § 1000 ABGB: gesetzliche Zinsen 4 % im Jahr RIS
- § 1333 ABGB: Verzugszinsen, Kosten außergerichtlicher Betreibung im angemessenen Verhältnis RIS
- § 1486 ABGB: Verjährung in drei Jahren für Lieferungen und Leistungen eines Betriebs RIS
- § 455 UGB: Zahlungsverzug, gilt zwischen Unternehmern RIS
- § 456 UGB: Verzugszinsen 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, sonst 4 % RIS
- § 458 UGB: Pauschale von 40 Euro für Betreibungskosten RIS
- § 244 ZPO: Mahnverfahren bis 75.000 Euro, kein Zahlungsbefehl bei Sitz im Ausland RIS
- § 248 ZPO: Einspruch gegen den Zahlungsbefehl binnen vier Wochen RIS
- § 16 UStG 1994: Berichtigung, wenn das Entgelt uneinbringlich wird RIS
- § 19 UStG 1994: Entstehen der Steuerschuld, Soll- und Istbesteuerung RIS
- Mahnverfahren: bedingter Zahlungsbefehl, 14 Tage zum Zahlen, vier Wochen für den Einspruch oesterreich.gv.at (Bundesministerium für Justiz)
- Zahlungsverzug des Geschäftspartners: Mahnung ohne Formvorschrift, Zinsen ohne Mahnung, 40-€-Pauschale, ohne Anwalt bis 5.000 €, Verjährung WKO
- Europäisches Mahnverfahren: zuständig ist das Bezirksgericht für Handelssachen Wien Justiz (Bezirksgericht für Handelssachen Wien)
- Insolvenzdatei: Anmeldung von Forderungen im Konkursverfahren (Frist, Gericht, schriftlich) Ediktsdatei der Justiz
Geprüft am 23.10.2026.