So mahnen Sie Schritt für Schritt
- Fälligkeit feststellen. Steht auf der Rechnung ein Zahlungsziel, ist der Betrag an diesem Tag fällig. Fehlt es, ist ohne unnötigen Aufschub nach der Leistung zu zahlen; steht der Betrag erst mit der Rechnung fest, nach deren Eingang (§ 1334 ABGB).
- Zahlungseingang am Konto prüfen. Zwischen Unternehmen muss der Betrag am Fälligkeitstag auf Ihrem Konto wertgestellt sein (§ 907a Abs. 2 ABGB). Eine Privatperson zahlt pünktlich, wenn sie die Überweisung am Fälligkeitstag beauftragt (§ 6a Abs. 2 KSchG) — warten Sie also ein paar Tage, bevor Sie erinnern.
- Freundlich erinnern, mit konkretem Datum. Die Zahlungserinnerung nennt Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag, Fälligkeit, Ihre Bankverbindung und das Datum, bis zu dem Sie die Zahlung erwarten.
- Mahnen, mit Zinsen und Pauschale. Kommt nichts, folgt die Mahnung mit dem offenen Gesamtbetrag: Rechnungsbetrag, Verzugszinsen ab dem Tag nach der Fälligkeit und — gegenüber einem Unternehmen — 40 € Pauschale (§ 458 UGB). Zum Beweis empfiehlt die WKO einen eingeschriebenen Brief.
- Bleibt die Zahlung aus: Inkasso oder Mahnklage. Sie können ein Inkassobüro oder eine Anwaltskanzlei beauftragen oder die Forderung bei Gericht einklagen. Für Geldforderungen bis 75.000 € gibt es das Mahnverfahren: Der bedingte Zahlungsbefehl ergeht ohne mündliche Verhandlung (§ 244 ZPO). Bis 5.000 € Streitwert brauchen Sie dafür keine anwaltliche Vertretung.
VorlageKostenlos, ohne Anmeldung
Vorlage: Zahlungserinnerung und 1. Mahnung
Zwei Briefe in einer Datei: die freundliche Zahlungserinnerung und die 1. Mahnung mit Aufstellung von Rechnungsbetrag, Verzugszinsen und Pauschale. Ersetzen Sie die Felder in eckigen Klammern durch Ihre Angaben.
Version 1.2 · Stand 23.10.2026
Zahlungserinnerung oder Mahnung?
Wie viele Mahnungen es braucht und wie sie heißen, regelt kein Gesetz. Eine Mahnung muss keine bestimmte Form haben, und sie ist keine Voraussetzung, um eine fällige Forderung einzuklagen (WKO).
Üblich sind zwei Stufen:
- Zahlungserinnerung — freundlich, für den Fall, dass die Rechnung übersehen wurde: Rechnung, Betrag, Fälligkeit, Bankverbindung und ein neues Datum.
- Mahnung — bestimmt: offener Gesamtbetrag mit Verzugszinsen und Spesen, eine letzte Frist und die Bitte, Einwände bis dahin zu melden.
Verzugszinsen
Zahlt Ihre Kundschaft trotz Fälligkeit nicht, dürfen Sie ab dem folgenden Tag Verzugszinsen verlangen (WKO). Ist im Vertrag nichts anderes vereinbart, gelten die gesetzlichen:
- Zwischen Unternehmen — auch gegenüber Bund, Ländern und Gemeinden (§ 455 UGB): 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Maßgeblich ist der Basiszinssatz vom ersten Kalendertag des Halbjahres (§ 456 UGB). Das gilt für Verträge, die ab dem 16.03.2013 geschlossen wurden (§ 906 Abs. 25 UGB).
- Gegenüber Privatpersonen: 4 % pro Jahr (§ 1000 Abs. 1 und § 1333 Abs. 1 ABGB).
- Ist der Schuldner für die Verspätung nicht verantwortlich, gelten auch zwischen Unternehmen nur 4 % (§ 456 UGB).
Den Betrag für Ihre Rechnung, mit dem aktuellen Basiszinssatz, rechnet der Verzugszinsen-Rechner.
Mahnspesen in Österreich
40 €Pauschale für Betreibungskosten zwischen Unternehmen, zusätzlich zu den Verzugszinsen · § 458 UGB
Einen festen Betrag für Mahnspesen nennt das Gesetz nicht. Zwischen Unternehmen dürfen Sie bei Zahlungsverzug pauschal 40 € als Entschädigung für Betreibungskosten verlangen (§ 458 UGB). Die Pauschale steht neben den Verzugszinsen zu (WKO).
Höhere Kosten — etwa für ein Inkassobüro oder eine Anwaltskanzlei — und alle Kosten gegenüber Privatpersonen bekommen Sie nur ersetzt, soweit sie notwendig und zweckentsprechend waren und in einem angemessenen Verhältnis zur Forderung stehen (§ 1333 Abs. 2 ABGB). Eine Vereinbarung über Mahnspesen bindet eine Privatperson nur, wenn die Kosten darin gesondert und aufgeschlüsselt ausgewiesen sind und notwendig waren (§ 6 Abs. 1 Z 15 KSchG).
BeispielEine Agentur mahnt eine GmbH
Beispiel
Rechnung vom 1. September über 2.400 €, zahlbar binnen 14 Tagen — fällig am 15. September. Am 22. September ist nichts am Konto: Zahlungserinnerung mit neuem Datum 29. September. Am 1. Oktober ist der Betrag noch immer offen: 1. Mahnung über 2.400 € plus Verzugszinsen ab 16. September (den Betrag rechnet der Verzugszinsen-Rechner) plus 40 € Pauschale nach § 458 UGB, zahlbar bis 15. Oktober.
Wenn — dann
| Wenn | dann |
|---|---|
| Auf der Rechnung steht kein Zahlungsziel | Zu zahlen ist ohne unnötigen Aufschub nach der Leistung, bei erst mit der Rechnung feststehendem Betrag nach deren Eingang (§ 1334 ABGB); nennen Sie in der Zahlungserinnerung ein konkretes Datum |
| Ihre Kundschaft ist ein Unternehmen | Verzugszinsen 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz und 40 € Pauschale (§ 456, § 458 UGB) |
| Ihre Kundschaft ist eine Privatperson | 4 % Zinsen pro Jahr (§ 1000 Abs. 1 ABGB), keine Pauschale; Kosten nur, soweit notwendig und angemessen (§ 1333 Abs. 2 ABGB) |
| Die Kundschaft bestreitet die Rechnung | Einwände zuerst klären — erhebt sie gegen einen gerichtlichen Zahlungsbefehl Einspruch, kommt es zur mündlichen Verhandlung |
| Auch die Mahnung bleibt ohne Erfolg | Inkassobüro, Anwaltskanzlei oder Mahnklage; bis 15.000 € ist das Bezirksgericht zuständig, darüber das Landesgericht (WKO) |
| Die Rechnung ist schon lange offen | Forderungen aus Lieferungen und Leistungen eines Betriebs verjähren in drei Jahren (§ 1486 Z 1 ABGB); unterbrochen wird die Verjährung durch Anerkennung der Schuld oder eine Klage, die gehörig fortgesetzt wird (§ 1497 ABGB) |
| Die Forderung ist endgültig verloren | Die Umsatzsteuer darauf kann berichtigt werden (§ 16 Abs. 3 Z 1 UStG) — das klärt Ihre Steuerberatung |
Das erledigt Aistax für Sie
Häufige Fragen
Wie hoch dürfen Mahnspesen in Österreich sein?
Einen festen Betrag gibt es nicht. Zwischen Unternehmen dürfen Sie bei Zahlungsverzug pauschal 40 € verlangen (§ 458 UGB). Höhere Kosten und Kosten gegenüber Privatpersonen nur, soweit sie notwendig, zweckentsprechend und angemessen zur Forderung sind (§ 1333 Abs. 2 ABGB).
Welche Zinsen darf ich in der Mahnung verrechnen?
Verzugszinsen ab dem Tag nach der Fälligkeit (WKO). Den Betrag für Ihre Mahnung rechnet der Verzugszinsen-Rechner.
Muss ich mahnen, bevor ich klage?
Nein. Ist die Forderung fällig und wird nicht bezahlt, können Sie auch ohne Mahnung klagen (WKO). Eine schriftliche Mahnung mit Frist hilft aber als Beweis.
Wann ist eine Überweisung pünktlich?
Zwischen Unternehmen, wenn der Betrag am Fälligkeitstag auf Ihrem Konto wertgestellt ist (§ 907a Abs. 2 ABGB). Bei einer Privatperson genügt, dass sie die Überweisung am Fälligkeitstag beauftragt (§ 6a Abs. 2 KSchG).
Gibt es die Mahnung als Word-Vorlage?
Ja — Zahlungserinnerung und 1. Mahnung in einer Datei, als Word (DOCX) und als PDF, kostenlos und ohne Anmeldung, weiter oben auf dieser Seite.
Quellen
- § 1334 ABGB (Zahlungsverzug: Zahlungstag; Zahlung ohne unnötigen Aufschub nach Leistung oder Rechnung) RIS
- § 907a ABGB (Geldschuld: Überweisung bei Fälligkeit wertgestellt) RIS
- § 6a KSchG (Verbraucher: Überweisungsauftrag am Fälligkeitstag genügt) RIS
- § 1000 ABGB (gesetzliche Zinsen 4 % pro Jahr) RIS
- § 1333 ABGB (gesetzliche Zinsen bei Zahlungsverzug; Kosten außergerichtlicher Betreibung im angemessenen Verhältnis) RIS
- § 455 UGB (Zahlungsverzug: Geschäfte zwischen Unternehmern und mit juristischen Personen des öffentlichen Rechts) RIS
- § 456 UGB (Verzugszinsen 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz) RIS
- § 458 UGB (Pauschale für Betreibungskosten 40 Euro) RIS
- § 906 Abs. 25 UGB (Zahlungsverzugsgesetz: Verträge ab 16.03.2013) RIS
- § 6 Abs. 1 Z 15 KSchG (Betreibungskosten gegenüber Verbrauchern) RIS
- § 244 ZPO (Mahnverfahren bis 75.000 Euro, bedingter Zahlungsbefehl) RIS
- § 1486 ABGB (Verjährung in drei Jahren) RIS
- § 1497 ABGB (Unterbrechung der Verjährung) RIS
- § 16 UStG 1994 (Berichtigung bei uneinbringlichem Entgelt) RIS
- Zahlungsverzug des Geschäftspartners — FAQ (Verzugszinsen ab dem Tag nach Fälligkeit, Mahnung ohne Form, 40 € neben Zinsen, Anwaltspflicht ab 5.000 €, Bezirksgericht bis 15.000 €) WKO
- Mahnverfahren (bedingter Zahlungsbefehl, Einspruch, mündliche Verhandlung) oesterreich.gv.at
Geprüft am 23.10.2026.