Die Checkliste vor dem Bezahlen
- Leistung und Betrag vergleichen. Mit Bestellung, Angebot oder Lieferschein: Stimmen Menge, Preis und Zeitraum? Eine Abweichung klären Sie mit dem Lieferanten, bevor Sie zahlen.
- Pflichtangaben prüfen. Die Vorsteuer dürfen Sie nur abziehen, wenn sie in einer Rechnung nach § 11 UStG gesondert ausgewiesen ist (§ 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG). Welche Angaben je nach Betrag und Art der Rechnung nötig sind, zeigt der Check auf der Seite Rechnungsmerkmale. Zum Rechnungsmerkmale-Check
- Auf doppelte Rechnungen achten. Gleicher Lieferant, gleicher Betrag, gleiche Leistung — auch wenn die Nummer anders ist oder die Rechnung einmal als PDF und einmal auf Papier kommt.
- Die IBAN vergleichen. Mit der Bankverbindung der letzten Zahlungen. Ist sie neu, bestätigen Sie sie telefonisch unter der Nummer, die Sie schon kennen — nie über die Kontaktdaten aus derselben E-Mail.
- Skonto und Fälligkeit notieren. Bis wann gilt das Skonto, bis wann ist der volle Betrag fällig? Ob sich das Skonto lohnt, zeigt der Skonto-Rechner. Skonto berechnen
- Freigeben — nach Ihrer Regel. Wer bis zu welchem Betrag freigeben darf, steht vorher fest; über der Grenze geben zwei Personen frei.
- Bezahlen und ablegen. Die Rechnung kommt zu den Belegen des Monats und wird sieben Jahre aufbewahrt (§ 132 Abs. 1 BAO). Belege aufbewahren
Doppelte Rechnungen erkennen
Dieselbe Rechnung kommt oft zweimal: als PDF per E-Mail und mit der Post, als Erinnerung mit neuem Datum oder über ein Lieferantenportal noch einmal. Zahlen Sie zweimal, holen Sie das Geld nur mit Aufwand zurück. Vergleichen Sie vor jeder Zahlung:
- Lieferant und Rechnungsbetrag
- Leistung und Leistungszeitraum
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum — eine andere Nummer schließt eine Doppelrechnung nicht aus
Passt alles bis auf die Nummer zusammen, fragen Sie beim Lieferanten nach, bevor Sie zahlen.
Geänderte IBAN: der häufigste Betrugstrick
Betrüger übernehmen oder imitieren die E-Mails eines Lieferanten und melden eine „neue Bankverbindung für alle offenen Rechnungen“ (Bundeskriminalamt). Oft fangen sie auch echte Rechnungen als PDF ab und ändern nur die IBAN (WKO). Das Bundeskriminalamt rät:
- Änderungen der Bankverbindung nur über Kontaktwege bestätigen, die Sie schon kennen — am besten telefonisch unter der bekannten Nummer, nicht über die Daten in der E-Mail (Bundeskriminalamt, WKO).
- Vorsicht bei einer IBAN mit einer anderen Länderkennung als bisher (WKO).
- Rückrufverfahren, Vier-Augen-Prinzip bei Zahlungen und Freigabegrenzen festlegen (Bundeskriminalamt).
- Eine Bankverbindung nie nur aufgrund einer E-Mail ändern (Bundeskriminalamt).
Ist das Geld schon überwiesen: sofort die eigene Bank kontaktieren und einen Rückruf der Zahlung verlangen, E-Mails und Belege sichern und bei der Polizei Anzeige erstatten (Bundeskriminalamt, WKO).
Skonto: schneller zahlen, Vorsteuer anpassen
Bietet der Lieferant Skonto, lohnt sich frühes Zahlen meist auch dann, wenn Sie dafür das Kontokorrent nutzen — 2 % Skonto für 20 Tage früher entsprechen rund 37 % Zinsen im Jahr. Rechnen Sie Ihren Fall mit dem Skonto-Rechner.
Ziehen Sie Skonto ab, ändert sich das Entgelt: Ihr Lieferant berichtigt seine Umsatzsteuer, Sie berichtigen Ihren Vorsteuerabzug (§ 16 Abs. 1 UStG). Eine neue Rechnung braucht es dafür nicht (UStR 2000 Rz 1756). Beispiel aus den Umsatzsteuerrichtlinien: 120 € mit 20 % Umsatzsteuer, 3 % Skonto vom Gesamtbetrag — Sie zahlen 116,40 €, die Vorsteuer sinkt auf 19,40 € (UStR 2000 Rz 2383).
Wer freigibt: Regeln und vier Augen
Legen Sie fest, wer Rechnungen freigibt und bis zu welchem Betrag — zum Beispiel „bis 1.000 € die Büroleitung, darüber die Geschäftsführung“ — und wer im Urlaub vertritt. Für größere Beträge prüfen und geben zwei Personen frei; das Bundeskriminalamt empfiehlt das Vier-Augen-Prinzip und feste Freigabegrenzen ausdrücklich gegen Zahlungsbetrug. Halten Sie fest, wer wann freigegeben hat.
Aufbewahren
Eingangsrechnungen bewahren Sie sieben Jahre auf; die Frist läuft ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen (§ 132 Abs. 1 BAO). Elektronisch aufbewahren dürfen Sie, wenn die Wiedergabe vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu ist (§ 132 Abs. 2 BAO). Mehr dazu: Belege aufbewahren.
Wenn — dann
| Wenn | dann |
|---|---|
| Der Rechnung fehlt eine Pflichtangabe | Beim Lieferanten eine berichtigte Rechnung anfordern — ohne Rechnung nach § 11 UStG keine Vorsteuer (§ 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG) |
| Dieselbe Leistung kommt mit anderer Nummer noch einmal | Nicht zahlen, beim Lieferanten nachfragen |
| Ein Lieferant meldet per E-Mail eine neue IBAN | Unter der bekannten Telefonnummer rückfragen, erst dann ändern (Bundeskriminalamt, WKO) |
| Das Geld ging schon an eine falsche IBAN | Sofort die eigene Bank kontaktieren, Rückruf verlangen, Anzeige bei der Polizei (Bundeskriminalamt) |
| Sie ziehen Skonto ab | Vorsteuer berichtigen (§ 16 Abs. 1 UStG); keine neue Rechnung nötig (UStR 2000 Rz 1756) |
| Der Betrag liegt über Ihrer Freigabegrenze | Zweite Person gibt frei (Vier-Augen-Prinzip) |
Das erledigt Aistax für Sie
Häufige Fragen
Was muss ich bei einer Eingangsrechnung prüfen?
Ob Leistung, Menge und Preis zur Bestellung passen, ob die Rechnung alle Angaben für den Vorsteuerabzug hat (§ 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG), ob sie nicht schon bezahlt wurde, ob die IBAN zum Lieferanten gehört und bis wann Skonto gilt.
Wie erkenne ich eine doppelte Rechnung?
Gleicher Lieferant, gleicher Betrag, gleiche Leistung und gleicher Zeitraum — auch bei einer anderen Rechnungsnummer oder wenn die Rechnung einmal als PDF und einmal auf Papier kommt. Im Zweifel fragen Sie beim Lieferanten nach, bevor Sie zahlen.
Der Lieferant schreibt, seine Bankverbindung hat sich geändert. Was tun?
Nicht einfach übernehmen. Rufen Sie unter der Telefonnummer an, die Sie schon kennen, nicht unter der aus der E-Mail, und ändern Sie die IBAN erst nach der Bestätigung (Bundeskriminalamt, WKO). Ist schon Geld an eine falsche IBAN gegangen: sofort die eigene Bank kontaktieren und Anzeige erstatten.
Muss ich bei Skonto die Vorsteuer korrigieren?
Ja. Skonto mindert das Entgelt — Ihr Lieferant berichtigt die Umsatzsteuer, Sie den Vorsteuerabzug (§ 16 Abs. 1 UStG). Eine berichtigte Rechnung ist dafür nicht nötig (UStR 2000 Rz 1756).
Wie lange muss ich Eingangsrechnungen aufbewahren?
Sieben Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen (§ 132 Abs. 1 BAO) — auch elektronisch, wenn die Wiedergabe vollständig und inhaltsgleich ist (§ 132 Abs. 2 BAO).
Quellen
- § 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG 1994 (Vorsteuer: die in einer Rechnung nach § 11 gesondert ausgewiesene Steuer) RIS
- § 16 Abs. 1 UStG 1994 (Änderung der Bemessungsgrundlage: Steuer und Vorsteuerabzug berichtigen) RIS
- Umsatzsteuerrichtlinien 2000, Rz 1756 (bei Skonto keine berichtigte Rechnung nötig) und Rz 2383 (Skonto: Beispiel 120 €, 3 %, Vorsteuer 19,40 €) BMF
- CEO Fraud / Business E-Mail Compromise (angebliche neue Bankverbindung, über bekannte Kontaktwege verifizieren, Rückrufverfahren, Vier-Augen-Prinzip, Freigabelimits, nach einem Schaden Hausbank und Anzeige; letzte Aktualisierung 29.06.2026) Bundeskriminalamt
- Achtung — Betrug mit geänderten Kontodaten in E-Mails und PDF-Rechnungen (abgefangene Rechnungen mit geänderter IBAN, telefonisch unter bekannter Nummer rückfragen, andere Länderkennzahl, Bank informieren, Anzeige; 22.07.2025) WKO Oberösterreich
- § 132 Abs. 1 und 2 BAO (sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres; elektronische Aufbewahrung, wenn vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu) RIS
Geprüft am 28.10.2026.