Registrierkasse ausgefallen: Was jetzt zu tun ist

01Das Problem

Was bei einem Kassenausfall weiterläuft

Die Kassa steht, die Kundschaft nicht. Die Pflichten laufen weiter:

Beleg bei jeder Barzahlung: Auch während des Ausfalls bekommt jede Barzahlung einen Beleg. Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte (§ 132a Abs. 1 BAO).
Jeder Umsatz einzeln: Was Sie während des Ausfalls einnehmen, muss später einzeln in der Registrierkasse stehen. Dafür brauchen Sie die Durchschriften der Handbelege (§ 17 Abs. 5 RKSV).
Meldung: Ein Ausfall, der nicht nur vorübergehend ist, wird über FinanzOnline gemeldet, ebenso sein Ende (§ 17 Abs. 1 und 6 RKSV).

Kassa aus oder nur die Sicherheitseinrichtung?

Die Verordnung unterscheidet zwei Fälle. Die Registrierkasse selbst fällt aus (§ 17 Abs. 5 RKSV): Mit ihr lässt sich nicht mehr kassieren. Nur die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit fällt aus: Die Kassa läuft, kann die Umsätze aber nicht mehr signieren (§ 17 Abs. 4 RKSV). Lässt sich nicht feststellen, welches von beiden defekt ist, dürfen Sie laut BMF allgemein den Ausfall der Registrierkasse melden.

48 StundenLänger gilt ein Ausfall laut BMF nicht mehr als vorübergehend: Meldung über FinanzOnline ohne unnötigen Aufschub, längstens binnen einer Woche — § 17 Abs. 1 RKSV

BeispielEin Café, Kassa defekt

Beispiel

Am Samstag um 10:15 Uhr startet die Registrierkasse eines Cafés nicht mehr. Eine zweite Kassa gibt es nicht. Ab sofort schreibt das Team jeden Beleg aus einem Kassenblock mit fortlaufender Nummer und Durchschrift, auch für Kartenzahlungen. Sonntag ist Ruhetag, am Montag um 14:00 Uhr ist die Kassa repariert.

Tag	Handbelege	Summe
Samstag	Nr. 1 bis 38	912,40 €
Montag bis 14:00 Uhr	Nr. 39 bis 63	486,10 €

51:45 hhat der Ausfall gedauert, also 51 Stunden 45 Minuten — länger als 48 Stunden. Beginn und Ende werden über FinanzOnline gemeldet.

Nach der Reparatur erfasst das Café die 63 Belege nach: einzeln mit Verweis auf die Belegnummer oder je Tag als Tagessammelbeleg mit erster und letzter Nummer und den Summen getrennt nach Steuersätzen. Die Durchschriften kommen zu den Unterlagen. Die Zahlen sind ein Beispiel.

02Was Sie tun können

Was Sie jetzt tun

Auf eine andere Registrierkasse ausweichen. Haben Sie eine zweite Kassa mit funktionierender Sicherheitseinrichtung, erfassen Sie die Barumsätze dort — das gilt in beiden Fällen (§ 17 Abs. 4 und 5 RKSV).
Nur die Sicherheitseinrichtung ist aus: weiter kassieren, mit Hinweis. Auf jeden Beleg kommt gut sichtbar der Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“. Läuft die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit wieder, wird über diese Belege ein signierter Sammelbeleg mit Betrag null erstellt und im Datenerfassungsprotokoll gespeichert (§ 17 Abs. 4 RKSV).
Die Kassa ist aus: Belege von Hand schreiben. Jede Barzahlung bekommt einen handgeschriebenen Beleg, am einfachsten aus einem Kassenblock mit fortlaufender Nummer. Darauf stehen Ihr Unternehmen, die Nummer, der Tag, Menge und Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung und der Betrag (§ 132a Abs. 3 BAO). Die Durchschriften heben Sie auf (§ 17 Abs. 5 RKSV).
Länger als 48 Stunden: in FinanzOnline melden. Gemeldet werden die betroffene Komponente, der Grund und der Beginn des Ausfalls mit Tag und Uhrzeit (§ 17 Abs. 2 RKSV). Das machen Sie selbst oder Ihre Steuerberatung, ohne unnötigen Aufschub — laut BMF längstens binnen einer Woche.
Nach der Reparatur nacherfassen und das Ende melden. Die Einzelumsätze tragen Sie anhand der Durchschriften in die Kassa ein; ein Verweis auf die Belegnummer genügt, laut BMF auch ein Tagessammelbeleg mit erster und letzter Belegnummer und den Summen getrennt nach Steuersätzen. Haben Sie den Ausfall gemeldet, melden Sie auch sein Ende über FinanzOnline (§ 17 Abs. 5 und 6 RKSV).
Ursache festhalten und Ihrer Steuerberatung Bescheid geben. Was ausgefallen ist, warum und wie es behoben wurde, halten Sie schriftlich fest — das verlangt das BMF. Ihre Steuerberatung braucht die Tage des Ausfalls, die Belegnummern und die Summen.

Wenn — dann

Wenn	dann
Nur die Sicherheitseinrichtung ist ausgefallen, eine andere Kassa mit Sicherheitseinrichtung ist da	Die Barumsätze auf der anderen Kassa erfassen (§ 17 Abs. 4 RKSV)
Nur die Sicherheitseinrichtung ist ausgefallen, eine andere Kassa gibt es nicht	Weiter kassieren, Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ auf jedem Beleg, danach ein Sammelbeleg mit Betrag null (§ 17 Abs. 4 RKSV)
Die Registrierkasse ist ausgefallen, keine andere Kassa	Belege von Hand mit Durchschrift, nach der Reparatur nacherfassen (§ 17 Abs. 5 RKSV)
Der Ausfall dauert höchstens 48 Stunden, etwa ein Stromausfall	Laut BMF nur vorübergehend: keine Meldung. Belege und Nacherfassung trotzdem
Der Ausfall dauert länger als 48 Stunden	Über FinanzOnline melden, längstens binnen einer Woche; später auch das Ende des Ausfalls (§ 17 Abs. 1 und 6 RKSV)
FinanzOnline können Sie nicht verwenden	Die Meldung geht auch an das für die Umsatzsteuer zuständige Finanzamt (§ 17 Abs. 1 RKSV)
Die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit lässt sich nicht mehr in Betrieb nehmen	Eine neue beschaffen, registrieren und die Sicherheitseinrichtung neu in Betrieb nehmen; ist der letzte Barumsatz im Datenerfassungsprotokoll feststellbar, genügt der Sammelbeleg (§ 17 Abs. 7 RKSV)
Die Registrierkasse ist nicht mehr zu reparieren	Die Außerbetriebnahme über FinanzOnline melden; eine ausgefallene Kassa wird laut BMF ohne Schlussbeleg abgemeldet. Eine neue Kassa registrieren Sie spätestens binnen einer Woche, nachdem ihre Sicherheitseinrichtung in Betrieb genommen ist (§ 6 Abs. 3 RKSV)
Monats- oder Jahresbeleg ist wegen des Ausfalls nicht möglich	Laut BMF schriftlich festhalten, warum
Die Kassa steht wegen Betriebsurlaub oder Saisonpause	Laut BMF kein Ausfall und keine Außerbetriebnahme — nichts zu melden

03Wie Aistax das löst

Das erledigt Aistax für Sie

Häufige Fragen

Muss ich einen Ausfall der Registrierkasse melden?

Nur wenn er nicht bloß vorübergehend ist. Laut BMF ist ein Ausfall bis 48 Stunden, etwa durch Stromausfall oder Wartung, vorübergehend. Dauert er länger, melden Sie ihn über FinanzOnline ohne unnötigen Aufschub, längstens binnen einer Woche, und später auch sein Ende (§ 17 Abs. 1 und 6 RKSV).

Darf ich weiter verkaufen, wenn die Kassa nicht geht?

Ja. Ohne zweite Kassa schreiben Sie die Belege von Hand, etwa aus einem Kassenblock mit fortlaufender Nummer, und bewahren die Durchschriften auf. Nach der Reparatur erfassen Sie die Umsätze in der Kassa nach (§ 17 Abs. 5 RKSV).

Was bedeutet „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ auf dem Beleg?

Die Kassa läuft, kann die Umsätze aber nicht signieren, weil die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit ausgefallen ist. Dann steht der Hinweis gut sichtbar auf jedem Beleg. Läuft die Einheit wieder, wird über diese Belege ein signierter Sammelbeleg mit Betrag null erstellt (§ 17 Abs. 4 RKSV).

Brauchen Kartenzahlungen während des Ausfalls auch einen Handbeleg?

Ja. Eine Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte gilt als Barzahlung (§ 131b Abs. 1 Z 3 und § 132a Abs. 1 BAO). Sie bekommt einen Beleg und wird nach der Reparatur nacherfasst wie eine Zahlung in bar.

Wie erfasse ich die Handbelege nachträglich?

Anhand der Durchschriften, Umsatz für Umsatz; ein Verweis auf die Belegnummer genügt. Laut BMF reicht auch ein Tagessammelbeleg, wenn er die erste und letzte Belegnummer und die Summen getrennt nach Steuersätzen zeigt. Die Durchschriften bewahren Sie sieben Jahre auf (§ 132a Abs. 6 BAO).

Quellen

Geprüft am 23.10.2026.

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